Ik heb dubbele klanten in het systeem. Kan ik deze klanten samenvoegen?

Ja, dat is mogelijk via het programma Records ontdubbelen E099. 

Ik kan een medewerker niet uit het systeem verwijderen. Wat moet ik nu doen?

Je kunt een medewerker op inactief zetten. Dit doe je als volgt: 

1. Open bij Bedrijfsgegevens het programma Werknemers A445. 
2. Zoek de medewerker op.
3. Zet het vinkje uit bij het veld 'Actief J/N'.

Mijn wachtwoord in de Backoffice is verlopen. Wat moet ik nu doen?

Druk bij het inlogscherm van de Backoffice op ‘Wachtwoord vergeten’. Zo kun je een nieuw wachtwoord aanmaken. Als je dat hebt gedaan, kun je weer inloggen in de Backoffice.

Ik krijg de melding dat het maximaal aantal foute inlogpogingen is bereikt in de Backoffice. Wat moet ik nu doen?

Als het maximaal aantal foute inlogpogingen is bereikt, moet je account gedeblokkeerd worden. Dit kun je op 2 manieren doen: 

• Vraag een gebruiker met admin-rechten om jouw wachtwoord te resetten.
• Stel zelf een nieuw wachtwoord in via 'Wachtwoord vergeten'.

Wat is het wachtwoordbeleid? Welke tekens kan ik gebruiken?

Een wachtwoord moet aan deze eisen voldoen: 

• Minimaal 8 tekens
• Minimaal 1 hoofdletter
• Minimaal 1 cijfer
• Vreemde tekens zijn toegestaan, maar zijn niet verplicht

Kijk voor meer informatie over het instellen van een wachtwoord in de handleiding A045 Gebruikers toevoegen, wijzigen en verwijderen - Wachtwoord.

Kan ik zelf het logo veranderen op mijn entreeticket(s)?
 

Nee, jij kunt dat niet zelf aanpassen. Hiervoor dienen onze programmeurs ingeschakeld te worden. Mocht je dit willen, dien dan een verzoek in bij jouw consultant of via de Helpdesk.

Uitleg
Je kunt het logo niet zelf aanpassen omdat hier meerdere haken en ogen aan zitten:

• Er moet op zeer veel plekken worden gecontroleerd of de aanpassing goed is gegaan (denk hierbij aan leesbare tekst in kleinere varianten etc).
• Het formaat heeft invloed en moet op meerdere manieren worden gegenereerd. Dit behoort tot de vaardigheden van onze programmeurs.

Alleen het logo veranderen op de entreeticket(s) is dus niet mogelijk.

Als ik de zoekfunctie in een kolom gebruik, komen er geen resultaten tevoorschijn. Maar ik weet zeker dat die resultaten er wel horen te zijn. Hoe kan dit?
 

Sommige velden zijn hoofdlettergevoelig. Dit betekent dat je iets niet kan vinden als je geen hoofdletter gebruikt aan het begin van het woord. Een voorbeeld: stel je zoekt op de functie 'leraar' dan gebeurt er niks. Als je in hetzelfde veld zoekt op 'Leraar', komen de resultaten wel naar boven. 

Waarom zie ik 'Wijziging doorgevoerd door: CRONJOB'?

Wanneer je deze melding ziet, betekent dit dat een geautomatiseerde taak een wijziging heeft aangebracht. Dit is een teken dat het systeem zelfstandig en efficiënt werkt om processen soepel te laten verlopen, zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is. Lees meer over cronjobs in de handleiding Cronjob: wat is het en wat doet het?

Een bezoeker moet bij het kopen van een online ticket persoonlijke gegevens invullen zoals de naam, het e-mailadres en het woonadres. Kan ik instellen dat dit niet hoeft?

Nee, dit is niet mogelijk. Bij het kopen van een online product zoals een ticket moet er verplicht een factuur worden opgesteld. Om ervoor te zorgen dat deze factuur kan worden aangemaakt, moet de bezoeker bij aankoop verplicht een aantal gegevens invullen, zoals de naam, e-mailadres en het woonadres. Dit is vastgesteld door de Belastingdienst, zie: Belastingdienst - Verplichte gegevens op uw factuur.

Hoe kan ik instellen dat bezoekers verplicht moeten reserveren voor een activiteit? 

Hoe dit werkt, lees je in de handleiding Hoe stel ik in dat je moet reserveren voor een activiteit?.

Kan ik een vakantierooster voor het hele jaar al inplannen?

Ja, dat is mogelijk. Sterker nog, het is zelfs belangrijk om tijdig een vakantierooster in te stellen. Als een abonnement wordt verkocht voordat het vakantierooster is toegevoegd, wordt het rooster namelijk niet in het abonnement opgenomen. Voor meer informatie, bekijk de handleiding S315 Vakantieroosters toevoegen, wijzigen en verwijderen. 

Hoe sluit ik een accommodatie of faciliteit voor een bepaalde periode?

Je hebt 2 mogelijkheden om dit te doen:

1. Maak een vakantierooster aan voor deze periode. Wil je een overlappend vakantierooster aanmaken? Koppel het vakantierooster dan aan de accommodatie of faciliteit. Voor meer info, bekijk de handleiding S315 Vakantieroosters toevoegen, wijzigen en verwijderen. 
2. Gebruik het programma Accommodaties A195 of Faciliteiten B165 om voor iedere dag van de week binnen deze periode de accommodatie of de faciliteit te sluiten met een vaste dag. 

1. Maak een vakantierooster aan voor deze periode. Wil je een overlappend vakantierooster aanmaken? Koppel het vakantierooster dan aan de accommodatie of faciliteit. Voor meer info, bekijk de handleiding S315 Vakantieroosters toevoegen, wijzigen en verwijderen. 
2. Gebruik het programma Activiteiten S225 om ervoor te zorgen dat de activiteit in deze periode niet staat ingeroosterd. 

Hoe stel ik een automatische incasso in voor een klant?

Dit kan op 2 manieren:

1. Als medewerker doorloop je de handleiding Incasso instellen via web. 
2. Als je de systeeminstelling WEB_INCASSO_YN aanzet, kunnen bezoekers zelf een automatische incasso afsluiten via de MIJN-Omgeving. Voor meer info, bekijk de handleiding Incasso afsluiten via de MIJN-Omgeving.

Wij hebben de Boekhoudmodule in de Backoffice. Kan ik facturen crediteren?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor gebruik je het programma Facturen EINV. Hoe je facturen crediteert in dit programma, lees je in de handleiding EINV Facturen - Factuur crediteren.

Kan ik de referentietekst aanpassen op een factuur die al klaarstaat?

Nee, dit is niet mogelijk. Je kunt een referentieveld achteraf niet meer aanpassen op de factuur. 

Ik wil een factuur aanpassen. Kan dat?

Nee, het is niet mogelijk om een factuur aan te passen. Je kunt wel een factuur crediteren, vervolgens een nieuwe boeking toevoegen en deze factureren. 

Tip! Dupliceer de boeking en wijzig deze indien nodig. Een gecrediteerd moment kan namelijk niet opnieuw worden gefactureerd. 

Vraag

Antwoord

Ik heb een formulier op mijn website gezet, maar als ik deze invul krijg ik een foutmelding. Hoe kan dit?

Waarschijnlijk staat bij het formulierveld 'E-mailadres' een instelling niet goed ingesteld. In het programma Wijzigen koppeling veld aan formulier Z891 moet bij 'Veld is email' het vinkje aan staan. Als het vinkje hier staat uitgevinkt, kan er geen bevestigingsmail worden verstuurd. En als dat niet kan, geeft het formulier inderdaad een foutmelding.

Ik heb een formulier aangemaakt, maar als het formulier is ingevuld wordt er geen bevestigingsmail verstuurd naar een intern e-mailadres. Hoe kan dit?

Controleer of bij het programma Wijzigen formulier Z871 het veld 'Email naar' is ingevuld. Dit veld zorgt er namelijk voor dat de bevestigingsmail ook naar een intern e-mailadres wordt verstuurd. 

Ik wil dat het formulierveld wel/niet wordt meegestuurd met de interne bevestigingsmail van het formulier. Hoe doe ik dit? 

In het programma Wijzigen koppeling veld aan formulier Z891 vind je het veld ‘Verstuur naar administrator?’. 

• Als je dit veld aanvinkt, vind je het formulierveld wél terug in de interne bevestigingsmail. 
• Als je dit veld uitvinkt, vind je het formulierveld níet terug in de interne bevestigingsmail. 

Ik wil dat het formulierveld wel/niet wordt meegestuurd naar de bezoeker met de bevestigingsmail van het formulier. Hoe doe ik dit? 

In het programma Wijzigen koppeling veld aan formulier Z891 vind je het veld ‘Verstuur naar bezoeker?’. 

• Als je dit veld aanvinkt, vindt de bezoeker het formulierveld wél terug in de bevestigingsmail.
• Als je dit veld uitvinkt, vindt de bezoeker het formulierveld níet terug in de bevestigingsmail.

Waarom wordt mijn button niet getoond in mijn banner?

Om een button te tonen in een banner moet je zeker weten dat deze type banner een button ondersteunt. 

Is dit het geval? Dan vul je bij de banner naast de verplichte velden ook deze velden in:

• Subtitel: De subtitel is de tekst die je in de button ziet. Bijvoorbeeld: Lees meer. 
• Externe link: De externe link is de URL van de pagina of het bestand waar de button naartoe moet leiden. Bijvoorbeeld: www.sera.nl. 

Ik heb tekst toegevoegd aan de content van mijn banner, maar de tekst wordt niet zichtbaar. Hoe kan dit?

Het zou goed kunnen dat jouw banner alleen een titel ondersteunt en geen verdere tekst of content. Bekijk in dit geval nogmaals goed wat de banner aan velden weergeeft en wat je dus kan invoeren. 

Vraag

Antwoord

Waar in ERP kan ik foutieve facturen corrigeren?

Programmanummer A750

Waar in ERP kan ik factureren herprinten/opnieuw verstuurd?

Programmanummer B341

Waar in ERP kan ik direct factureren/crediteren?

Programmanummer A751

Waar in ERP vind ik het planbord?

Programmanummer B945

Waar in ERP kan ik een nieuwe boekingsperiode toevoegen?

Programmanummer A221

Waar in ERP kan ik een nieuwe gebruiker toevoegen?

Programmanummer A041

Waar in ERP kan ik verhuurcontracten toevoegen?

Programmanummer B931

Waar in ERP kan ik direct alle verhuurcontracten factureren?

Programmanummer B930

Waar in ERP kan ik een overzicht krijgen van mijn debiteuren?

Programmanummer A310

Waar in ERP kan ik controleren hoe een factuur uit Dataduiker WEB (bonnummer) is overgehaald naar ERP en welke facturen dit zijn geworden?

Programmanummer B980

Hoe vaak wordt de data uitgewisseld tussen ERP en de Backoffice van SERA Dataduiker?

Dit is inzichtelijk via "cheatcheet REMOTE.SQL".

Welke gegevens worden er uitgewisseld tussen ERP en Backoffice en hoe vaak per dag. Stamgegevens kan bijvoorbeeld voldoende zijn per dag. Maar het zou handig zijn dat activiteitenrooster realtime wordt bijgewerkt.

Dit is inzichtelijk via "cheatcheet REMOTE.SQL".

Worden er ook gegevens vanuit ERP naar Backoffice uitgewisseld. Zo ja, welke en hoe vaak.

Dit is inzichtelijk via "cheatcheet REMOTE.SQL".

Waar maak ik klanten aan?

Je kunt zowel in de Backoffice als in ERP klanten aanmaken. Dit wordt met elkaar gesynchroniseerd. SERA Dataduiker Backoffice > Klanten 115

Kan ik een correctieboeking maken in de administratie?

Ja, dat is mogelijk in ERP > Correctieboeking.

Hoe plan ik een vervangend docent in voor een les?

Dit doe je als volgt:

1. Zoek in het programma Lesmomenten S245 het juiste lesmoment op.
2. Selecteer een andere werknemer bij het veld 'Werknemernr.'.
3. Druk op 'Opslaan'.

Kan ik diplomakosten automatisch in rekening brengen als een kind mag afzwemmen?

Ja, dat is mogelijk. Voor meer info, bekijk de handleiding S235 Groepen toevoegen, wijzigen en verwijderen - Afzwemgroep aanmaken.

Wanneer worden de lesgroepen in het LVS gevuld met cursisten zodat ik de actuele groepsindeling kan inzien?

In het LVS gebeurt dit 1 week vooruit. Dit is inclusief instromers en inhaalcursisten. 

Wil je de huidige groepsindeling weten? Raadpleeg dan de Backoffice, want hier is de groepsindeling altijd actueel. 

Kan een cursist ingedeeld worden in 2 lesgroepen?

Ja, een cursist kan deelnemen in meerdere lesgroepen. Let op! De cursist heeft per lesgroep een toegangsproduct nodig; een cursist kan namelijk niet met 1 leskaart deelnemen aan diverse groepen. 

Kan ik cursisten verwijderen van de wachtlijst?

Je kunt een cursist niet definitief verwijderen van een wachtlijst. De inschrijving zal namelijk altijd zichtbaar blijven bij de groepsindeling van de cursist. Bij de inschrijving kun je wel een einddatum meegeven zodat de cursist niet meer zichtbaar is op de wachtlijst in het programma Verplaats cursisten E232.

Hoe kan ik een cursist verwijderen van een groep? 

Het is niet mogelijk om een cursist te verwijderen van een groep. Je kunt een cursist wel uitschrijven van een groep. Dit doe je door een einddatum in te voeren op de groepsindeling.

Kan ik een Kassa automatisch afsluiten? 

Ja, dat is mogelijk. Dit stel je in via het programma Kassa C205. Voor meer info, bekijk de handleiding C205 Kassa's - Automatisch afsluiten. 

Wanneer je automatisch afsluiten instelt, zorgt dit ervoor dat de knop voor de betaalmethode contant niet meer beschikbaar is op de Kassa. 

Wij werken cashless. Hoe stel ik dit in op mijn Kassa?

Hiervoor moet je zorgen dat de kassa automatisch wordt afgesloten. Dit stel je in via het programma Kassa C205. Voor meer info, bekijk de handleiding C205 Kassa's - Automatisch afsluiten. 

Wanneer je automatisch afsluiten instelt, zorgt dit ervoor dat de knop voor de betaalmethode contant niet meer beschikbaar is op de Kassa.

Mijn bonprinter doet het niet. Waar kan ik de instellingen controleren?

Heb je een aangesloten kassalade? Klik dan op 'Open lade'. Gaat de lade open? Dan is de printer correct ingesteld. Krijg je nog steeds geen bon, of heb je geen kassalade? Neem dan contact op met je technische partner.

Mijn paslezer doet het niet. Waar kan ik de instellingen controleren?

Open Kladblok. Scan een geldige pas en controleer of je een numeriek pasnummer krijgt, gevolgd door een Enter (nieuwe regel). Er moet dus 1 pasnummer per regel verschijnen als je herhaaldelijk scant. Verschijnt er iets anders, of heb je vragen? Neem dan contact op met je technische partner.

Mijn pin doet het niet. Waar kan ik de instellingen controleren?

Controleer eerst je internetverbinding en of alle kabels goed zijn aangesloten. Werkt dat niet? Controleer dan de foutmelding van Kassa. Vaak staat daar een indicatie van het probleem (zoals TERMINAL NOT CONNECTED). Controleer via https://admin.pay.nl/ of je de pinterminal via het dashboard kunt benaderen middels een testbetaling. Werkt dat niet? Neem contact op met de helpdesk van Pay. 

Kunnen gescheiden ouders allebei het kind volgen?

Ja, dat is mogelijk. Dit stel je in op de klant via het veld 'Hoofdklant'. Voor meer informatie, kijk in de handleiding Klanten A115 - Veld hoofdklant.

Als een cursist verplaatst wordt naar een andere groep, hoelang duurt het dan voordat dit zichtbaar is in het LVS?

Gaat het om een verplaatsing voor dezelfde dag? Dan is deze cursist niet meer zichtbaar in het LVS. De cursisten worden namelijk ’s nachts opgehaald met 1 week vooruit.
 

Gaat het om een verplaatsing voor minimaal 1 dag vooruit? Dan is deze de volgende dag zichtbaar. De cursisten worden namelijk ’s nachts opgehaald met 1 week vooruit.

Als een docent een vaardigheid scoort, wanneer is dat zichtbaar voor de ouders in het LVS?

De score is direct zichtbaar voor de ouders in het LVS.

Kan ik de volgorde instellen van de producten op de webshop in de MIJN-Omgeving?

Ja, dat is mogelijk via het programma Kassalayout T205. Voor meer info, bekijk de handleiding T205 Kassalayout - sneltoetsen toevoegen, wijzigen of verwijderen - Producten - volgorde in webshop.

Kan ik de afbeelding van een product op de MIJN-Omgeving zelf aanpassen?

Ja, dat is mogelijk. Dit regel je via het programma Producten A255. Voor meer info, bekijk de handleiding Producten en productcategorieën zichtbaar maken in de MIJN-Omgeving of op de website.

Kunnen bezoekers in een lopend tijdsblok nog reserveren?

Ja, dit is mogelijk. Mocht een tijdsblok om 07:00 uur 's ochtends beginnen, dan kan de bezoeker nog steeds om 07:15 uur reserveren en naar binnen.

Als ik een product toevoeg in de Backoffice met verkoopkanaal webshop, wanneer is dit dan zichtbaar in de MIJN-Omgeving?

Het kan maximaal 15 minuten duren voordat nieuwe artikelen online zichtbaar zijn.

Is het mogelijk om voorkeurstijden in te stellen bij het inschrijven van een cursist?

Ja, dit is mogelijk. Hiervoor moet je de systeeminstelling LVS__PERSON__SHOW_PREF_DATES aanzetten. Als dit het geval is, mag de ouder bij de inschrijving in het LVS zelf voorkeurstijden/dagen aanvinken. Deze dagen en tijden worden automatisch weergegeven. Dit zijn de dagen en tijden die actieve lesgroepen hebben die aan het niveau gekoppeld zijn van de wachtlijst.

Let op! De voorkeurstijden zijn alleen zichtbaar in de MIJN-Omgeving, niet in de Kassa.

Kan ik een gezinsabonnement instellen?

Ja, dat is mogelijk. Je kunt een persoonsgebonden abonnement verkopen aan een gezin, zonder dat je voor iedere persoon een cursist aan hoeft te maken. Voor meer info, bekijk de handleiding Hoe maak ik een gezinsabonnement aan?.

Hoe stel ik een termijnproduct in voor een cursus of zwemles?

Hoe je een termijnproduct instelt voor een cursus of zwemles, lees je in de handleiding Hoe stel ik een termijnproduct in?

Kan ik een tegoed op pas (debetpas) activeren voor gebruikers?

Ja, dat is mogelijk. Hiervoor moet je eerst een tegoed instellen, daarna het tegoed aanzetten voor de MIJN-Omgeving, Voor meer info, bekijk de handleiding Instellen en gebruiken van tegoed op pas.

Ik wil mijn lijst met producten opschonen door artikelen samen te voegen. Als ik producten samenvoeg, ben ik dan de data van de oude producten kwijt?

Ja, als je producten samenvoegt, ben je de data van de oude producten kwijt. Wanneer je artikelen samenvoegt, betekent dit namelijk dat alle gegevens van artikel A (je oude product) overgaan naar artikel B (je nieuwe product).

Welke postcodes worden herkend door de Backoffice, de Kassa en de MIJN-Omgeving?

Het ophalen van postcodes gebeurt automatisch op basis van data van postcode.nl. Op deze website kun je ook altijd controleren of een postcode daadwerkelijk wel of niet ‘bestaat’.

Kunnen bezoekers zonder vooraf te reserveren op een bepaald tijdsblok toch naar binnen?

Ja, dit kan als je de systeeminstelling ACCESS_WITHOUT_RESERVATION aan hebt gezet. Het werkt dan zo: als een bezoeker een 12-badenkaart heeft en het abonnement scant bij een tourniquet, kijkt het systeem automatisch of er beschikbaarheid is. Zo ja, dan wordt de bezoeker direct geregistreerd. Weigert de tourniquet? Dan is het tijdsblok vol.

Mijn tourniquet werkt niet. Wat kan ik zelf allemaal controleren voordat ik mijn hardwareleverancier moet inschakelen?

Inventariseer altijd eerst goed wát er niet werkt. Staat bijvoorbeeld het scherm uit? Dan kan het zijn dat er een stroomstoring is, of dat er een kabel niet goed vast zit. 

Welke meldingen worden er zichtbaar op een tourniquet?

Een tourniquet kan verschillende meldingen tonen. Welke verschillende meldingen er zijn, lees je in de handleiding Toegangskaarten controleren bij de tourniquet.

Hoe stel ik de toegang in voor verhuur?

Je kunt de toegang voor huurders tot een locatie op 2 manieren instellen: toegang met activiteit of toegang met verhuurcontract. Hoe je dit instelt, lees je in de handleiding Toegang huurders.

Ik wil verschillende lay-outs instellen voor facturen en contracten. Kan dat?

Ja, dit is mogelijk. Je kunt verschillende lay-outs per BV instellen voor pdf-bevestigingen van facturen en contracten. Een andere lay-out voor tickets of andere documenten is niet mogelijk. Voor meer info, bekijk de handleiding Lay-out instellen voor facturen en contractbevestigingen.