Veelgestelde vragen (FAQ)

Gewijzigd op Wo, 13 Nov om 12:19 PM

Laatste update 13-11-2024

Dit zijn de meest gestelde vragen ofwel FAQs (Frequently Asked Questions) aan de medewerkers van onze helpdesk. De vragen zijn gesorteerd per onderdeel/module:

Backoffice
ERP
Kassa
Leerlingvolgsysteem (LVS)
MIJN-Omgeving
Tourniquet

Backoffice

Hieronder vind je alle veelgestelde vragen over de Backoffice van SERA Dataduiker.

Vraag	Antwoord
Kan ik de volgorde van de producten op de MIJN-Omgeving instellen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Assortiment > Kassalayout 205.
Kan ik de afbeelding van een product op de MIJN-Omgeving zelf aanpassen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Content > Website instellingen.
Kan ik zelf reserveren instellen activiteiten?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Activiteiten en roosters > Activiteiten S225.
Kan de klant zelf een locatie reserveren?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Verhuur > Contracten toevoegen of verwijderen.
Hoe kan ik de toegang instellen via hoofd- en bijpassen of verhuurcontracten?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice. Volg deze handleiding Toegang locatie.
Kan ik een gezinsabonnement instellen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice. Volg deze handleiding Gezinsabonnement.
Kan ik een vakantierooster voor het hele jaar al inplannen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Activiteiten en roosters > Vakantieroosters S315.
Ik heb dubbele klanten in het systeem, kan ik dit samenvoegen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Bedrijfsgegevens > Records Ontdubbelen.
Kunnen gescheiden ouders allebei het kind volgen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Klanten 115.
Hoe kan ik een vervangende docent inplannen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Cursussen > Lesmomenten S245.
Kan ik diplomakosten automatisch in rekening brengen als een kind mag afzwemmen?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Cursussen > Groepen S235.
Wanneer worden de lesgroepen gevuld met kinderen zodat ik de actuele groepsindeling kan inzien?	Actuele groepsindelingen (niet hetzelfde als lesaanmeldingen) zijn altijd (zonder vertraging) terug te vinden in de Backoffice.
Wanneer zijn nieuwe aanmeldingen voor een cursus zichtbaar?	Lesaanmeldingen (niet hetzelfde als groepsindelingen) worden iedere nacht voor dezelfde dag gegenereerd. Eventueel kan dat door SERA worden ingesteld om 1 week vooruit te genereren.
We mogen maar een maximaal aantal mensen binnen een bepaalde ruimte. Kan dit ingesteld worden?	Ja, op groepsniveau kun je bepalen of het tijdsblokkensysteem aan of uit moet worden gezet. Ook hier bepaal je het maximaal aantal mensen.
Kunnen klanten in een lopend tijdsblok nog reserveren?	Ja, dit kan. Mocht een tijdsblok 07.00 uur in de ochtend beginnen dan kan men nog steeds om 07.15 uur reserveren en langskomen.
Kunnen klanten zonder vooraf te reserveren op een bepaald tijdsblok toch naar binnen?	Ja, dit kan. Het tijdsblokkensysteem is zo gemaakt dat als men een 12-badenkaart heeft en zijn abonnement scant bij de tourniquet dat het systeem automatisch kijkt of er beschikbaarheid is. Zo ja, dan wordt de persoon direct geregistreerd. Weigert de tourniquet? Dan is het tijdsblok vol.
Ik kan een medewerker niet uit het systeem verwijderen. Wat moet ik nu doen?	Je kunt een medewerker niet verwijderen, maar wel op inactief zetten. Dit doe je als volgt: Open bij Bedrijfsgegevens het programma Werknemers A445. Zoek de medewerker op. Zet de medewerker op inactief.
Hoe sluit ik een locatie voor een bepaalde periode?	Maak een vakantierooster aan voor de periode (één tegelijk). Gebruik A195 om voor iedere dag van de week binnen de periode het bad te sluiten. Open de SERA Dataduiker Backoffice > Bedrijfsgegevens > Werknemers A445.
Hoe sluit ik een activiteit voor een bepaalde periode?	Maak een vakantierooster aan voor de periode (één tegelijk!). Gebruik S225 om voor iedere dag van de week binnen de periode de activiteit te sluiten. Open de SERA Dataduiker Backoffice > Activiteiten en roosters > Activiteiten S225.
Er gaat een cursus niet door, hoe stel ik dit in?	Gebruik vakantieroosters in combinatie met de activiteit cursus, of voor een specifieke groep.
Is het mogelijk dat de SERA Dataduiker software gekoppeld wordt aan een Backofficesite?	Ja, dit kan. Een voorbeeld is zwembad De Boetzelaer uit Monster, die ervoor gekozen heeft om de Backofficesite aan te sluiten op de software die door SERA gebouwd is. Zie: https://www.deboetzelaer.nl/
Kan ik leerlingen verplaatsen in het LVS?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Activiteiten > Verplaats Cursisten E232.
Kan ik een Kassa automatisch afsluiten (self-service en geen contanten)	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Bedrijfsgegevens > Kassa C205.
Als ik een product toevoeg in de MIJN-Omgeving of de SERA Dataduiker Backoffice, wanneer is dit dan zichtbaar?	Het productenoverzicht wordt ten behoeve van de bezoekerservaring in het geheugen bewaard. Het kan maximaal 15 minuten duren voordat nieuwe artikelen online zichtbaar zijn.
Waar maak ik een accommodatie aan?	In de Backoffice wanneer deze zowel in Backoffice als in ERP bekend moeten zijn. Open de SERA Dataduiker Backoffice > Bedrijfsgegevens > Accommodaties A195.
Wat is het verschil tussen Producten en Abonnementen?	Abonnementen zijn gecreëerde abonnementen waarop staat wat er overeengekomen is tussen klant en sportbedrijf. In Producten leg je vaste waardes vast.
Wanneer gebruik ik een zwemlespakket met afzwemgarantie?	Het is een all-in pakket. Je betaalt een X bedrag (zeg 600 of 700 euro) en voor dat bedrag behaal je je diploma. Doe je er langer over is het op kosten van het bedrijf, doe je er sneller over is dit winst voor het bedrijf. Dit soort producten worden vaak in delen betaald. Soms zelfs met automatisch incasso. Zie ook: Afzwemgarantie.
Hoe kan ik de ingangsdatum van een abonnement aanpassen aan de incasso (eerste dag van de maand)?	Ja, dat is mogelijk.
Er worden kortingen berekend bij leskaarten verkoop? Hoe kan dit?	Ja, dat is mogelijk. Meer informatie.
Kan een leskind ingedeeld worden in twee lesgroepen?	Ja, een leskind kan deelnemen in meerdere lesgroepen.
Kan ik een automatisch incasso instellen voor een klant?	Ja, dat is mogelijk in de SERA Dataduiker Backoffice > Klant > Betaalmethode Incasso.
Kan ik cursisten verwijderen van de wachtlijst?	Ja, dat is mogelijk. Meer informatie.
Kan ik een tegoed op pas (debetpas) activeren voor gebruikers?	Ja, dat is mogelijk. Meer informatie.
Mijn wachtwoord is verlopen. Wat moet ik nu doen?	Ga voor meer informatie naar Systeeminstellingen A084.
Ik krijg de melding dat het maximaal aantal foute inlogpogingen is bereikt. Wat moet ik nu doen?	Ga voor meer informatie naar Systeeminstellingen A084.
Wat is het wachtwoordbeleid? Welke tekens kunnen worden gebruikt?	Het wachtwoordbeleid vind je hier: Meer informatie.
Wij hebben de Boekhoudmodule in de SERA Dataduiker Backoffice. Kan ik facturen crediteren?	Ja, dat is mogelijk. Meer informatie.
Kan ik zelf het logo veranderen op mijn facturen en/of entreetickets?	Nee, jij kunt dat niet zelf aanpassen. Hiervoor dienen onze programmeurs ingeschakeld te worden. Mocht je dit willen, dien dan een verzoek in bij jouw consultant of via de Helpdesk. Uitleg Het logo is niet aanpasbaar omdat hier meerdere haken en ogen aan zitten: Er moet op zeer veel plekken worden gecontroleerd of de aanpassing goed is gegaan (denk hierbij aan leesbare tekst in kleinere varianten etc). Het formaat heeft invloed en moet op meerdere manieren worden gegenereerd. Dit behoort tot de vaardigheden van onze programmeurs. Wat daarnaast goed is om te weten, is dat we op twee manieren kunnen splitsen in SERA Dataduiker: Logo alleen op de factuur aanpassen. Logo in de rest van het systeem aanpassen. Alleen het logo veranderen op de factuur én de entreetickets is dus niet mogelijk.
Welke landen kunnen worden toegevoegd op de klantenkaart?	Bij het toevoegen van een nieuwe klant is het mogelijk om een landcode (NL, DE, BE) toe te voegen. Bij bestaande klanten is het mogelijk om een landcode in te voeren. Meer informatie.
Als ik de zoekfunctie in een kolom gebruik, komen er geen resultaten tevoorschijn. Maar ik weet zeker dat die resultaten er wel horen te zijn. Hoe kan dit?	Sommige velden zijn hoofdlettergevoelig. Dit betekent dat je iets niet kan vinden als je heen hoofdletter gebruikt aan het begin van het woord. Een voorbeeld: stel je zoekt op de functie 'leraar' dan vind je niks, maar als je in hetzelfde veld zoekt op 'Leraar' komen de resultaten wel naar boven.
Ik wil mijn lijst met producten opschonen door artikelen samen te voegen. Als ik producten samenvoeg, ben ik dan de data over de oude producten kwijt?	Ja. Wanneer je artikelen samenvoegt, betekent dit dat alle informatie van artikel A (je oude product) overgaat naar artikel B (je nieuwe product). Dit geldt ook voor de historische data.
Werkt de kassa automatisch postcodes bij?	Het ophalen van postcodes gebeurt automatisch op basis van data van postcode.nl. Op deze website kun je ook altijd controleren of de postcode daadwerkelijk wel of niet ‘bestaat’.

ERP

Hieronder vind je alle veelgestelde vragen over het ERP van SERA.

Vraag	Antwoord
Is het mogelijk om een nieuwe omzetgroep toe te voegen?	Ja, dit kan in ERP.
Waar in ERP kan ik foutieve facturen corrigeren?	Programmanummer A750
Waar in ERP kan ik factureren herprinten/opnieuw verstuurd?	Programmanummer B341
Waar in ERP kan ik direct factureren/crediteren?	Programmanummer A751
Waar in ERP vind ik het planbord?	Programmanummer B945
Waar in ERP kan ik een nieuwe boekingsperiode toevoegen?	Programmanummer A221
Waar in ERP kan ik een nieuwe gebruiker toevoegen?	Programmanummer A041
Waar in ERP kan ik verhuurcontracten toevoegen?	Programmanummer B931
Waar in ERP kan ik direct alle verhuurcontracten factureren?	Programmanummer B930
Waar in ERP kan ik een overzicht krijgen van mijn debiteuren?	Programmanummer A310
Waar in ERP kan ik controleren hoe een factuur uit Dataduiker WEB (bonnummer) is overgehaald naar ERP en welke facturen dit zijn geworden?	Programmanummer B980
Kan je bovenop de prijsafspraken bij verhuur, een extra korting (of eventueel) toeslag worden berekend door het systeem?	Ja, in ERP in programmanummer B942. Zie ook Dataduiker ERP > Planning & Verhuur.
Hoe vaak wordt de data uitgewisseld tussen ERP en de Backoffice van SERA Dataduiker?	Dit is nu inzichtelijk via "cheatcheet REMOTE.SQL".
Welke gegevens worden er uitgewisseld tussen ERP en Backoffice en hoe vaak per dag. Stamgegevens kan bijvoorbeeld voldoende zijn per dag. Maar het zou handig zijn dat activiteitenrooster realtime wordt bijgewerkt.	Dit is nu inzichtelijk via "cheatcheet REMOTE.SQL".
Worden er ook gegevens vanuit ERP naar Backoffice uitgewisseld. Zo ja, welke en hoe vaak.	Dit is nu inzichtelijk via "cheatcheet REMOTE.SQL".
Waar maak ik klanten aan?	Klanten kunnen zowel in de Backoffice als in ERP aangemaakt worden en worden met elkaar gesynchroniseerd. SERA Dataduiker Backoffice > Klanten 115.
Kan ik een correctieboeking maken in de administratie?	Ja, dat is mogelijk in Dataduiker ERP > Correctieboeking.

Kassa

Hieronder vind je alle veelgestelde vragen over het Kassasysteem van SERA Dataduiker.

Vraag	Antwoord
Werkt de kassa automatisch postcodes bij?	Het ophalen van postcodes gebeurt automatisch op basis van data van postcode.nl. Op deze website kun je ook altijd controleren of de postcode daadwerkelijk wel of niet ‘bestaat’.
Mijn bonprinter doet het niet. Waar kan ik de instellingen controleren?	Heb je een aangesloten kassalade? Klik dan op "Open lade". Gaat de lade open? Dan is de printer correct ingesteld. Krijg je nog steeds geen bon, of heb je geen kassalade? Controleer dan of je logo (--> link) hebt ingesteld. Let daarbij ook op de bestandsextensie. Controleer vervolgens of het juiste IP-adres is ingevoerd in de instellingen. Je technische partner kan je daar bij helpen.
Mijn paslezer doet het niet. Waar kan ik de instellingen controleren?	Open Kladblok. Scan een geldige pas en controleer of je een numeriek pasnummer krijgt, gevolgd door een Enter (nieuwe regel). Er moet dus 1 pasnummer per regel verschijnen als je herhaaldelijk scant. Verschijnt er iets anders, of heb je vragen? Neem dan contact op met je technische partner.
Mijn pin doet het niet. Waar kan ik de instellingen controleren?	Controleer eerst goed de foutmelding van Dataduiker Kassa. Vaak staat daar een indicatie van het probleem (zoals TERMINAL NOT CONNECTED). Controleer via https://admin.pay.nl/ of je de pinterminal via het dashboard kunt benaderen middels een testbetaling. Werkt dat niet? Controleer dan je internetverbinding en of alle kabels goed zijn aangesloten. Neem ten slotte contact op met de helpdesk van PAY.
Hoe kan ik het snelste zien in welke groep een leskind ingedeeld is?	Via de kassa, Pasinformatie, Zoek leerling, "Groepsindelingen". Anders W052, tabje groepsindelingen (let daarbij op start- en einddatum voor ACTIEVE groepsindelingen).
Kun je onderscheid maken tussen de receptie kassa en de horeca kassa?	Ja, hiervoor kunnen twee aparte kassa's voor gerealiseerd worden. Artikelen kunnen worden samengevoegd als je bijvoorbeeld eten of drinken bij de receptie wilt verkopen.
Kan ik een bezoekerszuil installeren?	Ja, dat is mogelijk > Kiosk.

Leerlingvolgsysteem (LVS)

Hieronder vind je alle veelgestelde vragen over het Leerlingvolgsysteem (LVS) van SERA Dataduiker.

Vraag	Antwoord
Als een leskind verplaatst wordt naar een andere groep, hoelang duurt het dan dat dit zichtbaar is en LVS? Zou eigenlijk realtime moeten werken.	Wanneer je een leerling verplaatst, worden de reeds bestaande aanmeldingen voorzien van een nieuw groepsnummer (zodat de leerling het icoontje "verplaatst" krijgt). Nieuwe aanmeldingen worden, net als normaal, 1 of 2 dagen van tevoren gegenereerd.
Als een docent een vaardigheid scoort, wanneer is dat zichtbaar voor de ouders?	De score is direct zichtbaar voor de ouders.
Kan ik zoeken in LVS?	Ja, dat is mogelijk > Zoeken in LVS.

MIJN-Omgeving

Hieronder vind je alle veelgestelde vragen over de MIJN-Omgeving van SERA Dataduiker.

Vraag	Antwoord
Kan een ouder/verzorger zelf zijn of haar kind afmelden voor de cursus?	Ja, dat is mogelijk in de MIJN-Omgeving > LVS.
Is het mogelijk voor ouder/verzorger om een inhaalles zelf in te plannen?	Ja, dat is mogelijk in de MIJN-Omgeving > LVS.
Kunnen klanten tijdsblokken reserveren voor activiteiten?	Ja, dit kan ingesteld worden in Mijn Dataduiker. Zie: Bezoektijd reserveren.
Kunnen klanten online kaarten kopen?	Ja, dit kan in de eigen MIJN-Omgeving.
Waar past de klant zijn/haar gegevens aan?	Dit vindt plaats in de eigen MIJN-Omgeving onder de eigen inlog.
Moet een klant langs de kassa om een abonnement op te waarderen?	Nee, dit kan online via de MIJN-Omgeving of indien aanwezig bij de zuil in de hal van de accommodatie.
Is het mogelijk om voorkeurstijden in te stellen bij het inschrijven van een leskind?	Ja, dit kan via het tekstveld. Het is mogelijk om dit in te stellen met vinkjes. Klik hier hoe je dit instelt.

Tourniquet

Hieronder vind je alle veelgestelde vragen over de tourniquet van SERA Dataduiker.

Vraag	Antwoord
Mijn tourniquet werkt niet. Wat kan ik allemaal controleren alvorens de hardware leverancier in te schakelen?	Inventariseer altijd eerst goed WAT er niet werkt. Staat bijvoorbeeld het scherm uit, dan kan het zijn dat er een stroomstoring is, of dat er een kabel niet goed vast zit. Zie je een bureaubladachtergrond (zoals een berglandschap)? Gebruik dan VNC Viewer om de tourniquet-app op te starten.
We willen toch met tourniquets gaan werken. Kan dit aangesloten worden op het huidige systeem van SERA Dataduiker?	Bestaande tourniquets kunnen meestal worden omgebouwd, zodat de software communiceert met Dataduiker software. Bij volledig nieuwe tourniquets is het geen probleem. Meer informatie.
Ik heb problemen met de prioritering van toegang. Hoe los ik dit op?	Bekijk de handleiding over de tourniquet.