Hoe stel ik in dat je moet reserveren voor een activiteit?

Reserveren van bezoektijd per activiteit optioneel of verplicht.

Als de reserveringsmodule geactiveerd is, ontvangt het sportbedrijf een rapportage om de tijdsblokkenreserveringen in te zien. Met 1 druk op de knop is het mogelijk de laatste gegevens op te halen.

Inhoudsopgave

1. Reserveren per activiteit - vrije keuze en optioneel

Per activiteit en/of per bad/zaal.

2. Reserveren bezoektijd RIVM - landelijk verplicht

Bedrijfsbreed (verplicht voor alle activiteiten en voor alle baden/zalen), zoals bijvoorbeeld tijdens de coronaperiode van 2020-2021.

Uitleg voor bezoekers
Uitleg voor kassamedewerkers.

1. Reserveren per activiteit - vrije keuze en optioneel

Openen programma A115

Reserveren per activiteit en/of per bad/zaal.

Voor activiteiten is het mogelijk om het maximaal aantal bezoekers in te stellen. Dit is een vrije keuze en optioneel.

Voorbeeld
Voor de activiteit banenzwemmen een maximaal aantal reserveringen instellen van 20 personen.
Zijn er meerdere baden voor de activiteit banenzwemmen, dan is het mogelijk om het aantal per bad aan te geven:
Bad A - 20 personen en Bad B - 50 personen (wedstijdzwemmen).

Volg onderstaande stappen om reserveringen in te stellen.

1. Controleren vakantieroosters
2. Controleren activiteiten
3. Controleren instellingen

Stap 1. Controleren vakantieroosters

Vakantieroosters worden gebruikt om afwijkende tijden of sluitingen in te stellen.

Openen programma

Klik in het submenu van Activiteiten op de knop Vakantieroosters S315 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

Wijzigen vakantierooster S312

Klik op een vakantierooster om deze te openen en te controleren.

Pas de gegevens aan en klik op de knop Opslaan om het vakantierooster te verwerken in het systeem.

Stap 2. Controleren activiteiten

Het is niet nodig om alle ingestelde vakantieroosters te vullen om te kunnen reserveren. Gebruik vakantierooster alleen voor sluitingen en/of afwijkende openingstijden.

Alle ingestelde vakantieroosters hoeven niet ingevuld te zijn om te kunnen reserveren. Gebruik de vakantieroosters alleen voor sluitingen of afwijkende tijden.

Openen programma

Klik in het submenu van Activiteiten op de knop Activiteiten S255 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

Wijzigen zwembad activiteit S222

Klik op een activiteit om deze te controleren. Onderstaand scherm verschijnt. Klik op het tabblad Toegang per zwembad.

Vul de einddatum in voor het stoppen van de reserveringen in het veld Einddatum van tijdsblok reserveringen.

Onderstaand venster verschijnt. Klik op een bad/zaal om deze te openen.

In een nieuw venster verschijnt onderstaand scherm. Klik bij het veld Wanneer op Beschikbaarheid.

Onderstaand scherm verschijnt. In het veld Periode kies voor Standaard tijden om reserveren in te stellen.
Klik op de knop V om de keuze te bevestigen.

Om te reserveren voor een activiteit kijkt het systeem naar de ‘standaard tijden’ of een ‘vakantierooster' (dus afwijkende tijden).

Terug op het tabblad Wijzigen toegang per zwembad staat er nu bij het veld Wanneer en Beschikbaarheid een vinkje. De cursor staat in het veld Maximaal aantal pers. toegang per tijdsblok.

Let op: het instellen van het maximaal aantal personen is op twee niveau's mogelijk:
1. op het tabblad Hoofd (het hoogste niveau voor alle onderliggende baden/zalen) en
2. op het tabblad Wijzigen toegang per zwembad (het laagste niveau per bad/zaal).

Het invoeren van verschillende aantal bezoekers voor dezelfde activiteit maar voor verschillende baden moet dus op het tabblad Wijzigen toegang per zwembad.

Het systeem kijkt naar als eerste naar de invoer op het tabblad Wijzigen toegang per zwembad en vervolgens naar de invoer op het tabblad Hoofd.

Pas de gegevens aan en klik op de knop Opslaan om de activiteit te verwerken in het systeem.

Stap 3. Controleren instellingen

Controleer onderstaande instellingen!

Product: Eenmalig toegang (los bad)

Aanvinken veld Verplicht koppelen aan activiteit agenda J/N.

Product meerbadenkaart of abonnement.

Niet aanvinken het veld verplicht koppelen aan activiteit agenda J/N

Bedrijfsgegevens

Standaard staat het limiet voor reserveringen 14 dagen vooruit. In Bedrijfsinstellingen kan dit worden aangepast. Open A084 Systeeminstellingen en zoek naar max en druk op Enter

Klik op MAX_RESERVE_DAY_IN_ADVANCE

Onderstaand scherm verschijnt. Verander alleen het veld waarde. Dit veld geeft aan hoeveel dagen voorafgaand bezoekers mogen reserveren.

Einde uitleg Reserveren per activiteit - vrije keuze en optioneel

2. Reserveren bezoektijd RIVM - landelijk verplicht

Soms is bedrijfsbreed reserveren verplicht voor alle activiteiten en voor alle baden/zalen, zoals bijvoorbeeld tijdens de coronaperiode van 2020-2021.

Voorkom drukte door bezoekers te spreiden volgens RIVM richtlijnen.

Speciale tijden vragen om speciale oplossingen. Vanwege het coronarisico heeft de overheid bepaald dat er de komende tijd maar een beperkt aantal mensen op dezelfde plek aanwezig mag zijn. Maar hoe houdt u uw onderneming draaiende in deze anderhalve-meter-samenleving? Dat doet u door uw bezoekers te spreiden over de dag, met behulp van een systeem van tijdsblokken.

Door de verdeling over tijdsblokken weten bezoekers namelijk precies wanneer ze terecht kunnen. Zo voorkomt u lange rijen en voldoet u aan de wettelijke eisen wat betreft het maximaal aantal bezoekers. Omdat de coronamaatregelen slechts traag worden afgebouwd en grote groepen nog lang moeten worden gemeden, is het nog ruime tijd belangrijk om bezoekers te spreiden.

Hoe werkt het?

Misschien kent u tijdsblokken al van drukbezochte tentoonstellingen in musea. Dit systeem komt nu echter ook bijzonder goed van pas voor sportbedrijven. Ons tijdsblokkensysteem is uitermate gebruiksvriendelijk: via een speciale website voorzien van uw logo kunnen klanten eenvoudig een beschikbaar tijdsblok kiezen. Zij ontvangen dan per mail een bevestiging. Zodra het maximum aantal bezoekers per tijdsblok is bereikt (bijvoorbeeld 30 mensen tussen 16.30 uur en 17.00 uur) gaat het tijdsblok automatisch op slot. Zo wordt het nooit te druk! Uiteraard kunnen we de capaciteit en de duur van de tijdblokken aanpassen aan uw wensen.

Gepersonaliseerde opties

De standaard controlemethode van het tijdsblok is door middel van controle aan de deur met het overzicht uit de backoffice. De controle van het gekochte ticket of reservering in combinatie met het gereserveerde tijdsblok geeft aan of de persoon op de juiste tijd is gearriveerd.

Aan dit basissysteem kunnen wij allerlei opties toevoegen. Zo kunnen wij bijvoorbeeld regelen dat bij het reserveren van een tijdsblok een bepaald bedrag moet worden betaald. Zo voorkomt u dat mensen meerdere tijdsblokken reserveren en niet komen opdagen. Het bedrag kan later op de kassabon worden gecompenseerd. Op die manier bent u altijd zeker van uw zaak.

Dataduiker.nl/tijdsblok-nu

Is het tijdsbloksysteem nog actief via Sera (https://dataduiker.nl/tijdsblok-nu/), vergeet dan niet om ons in te seinen wanneer jullie over willen gaan op de geïntegreerde module. Is er behoefte aan meer uitleg? Laat via info@dataduiker.nl weten of jullie een trainingen willen inplannen met één van onze Dataduikers.

Instellen tijdsblokreservering

De functionaliteit van een tijdsblokreservering is nu beschikbaar in Dataduiker. Volg de onderstaande uitleg om een tijdsblok in te stellen.

Zoek met Quick Start (rechtsboven) naar een programmacode. Bijvoorbeeld type S311 en kies en klik S311 Invoeren Vakantierooster . Vervolgens opent zich in een nieuw tabblad in de internetbrowser het gekozen scherm.

Zoek en selecteer in het veld Quick Start (rechtsboven) naar programmacode S311 Invoeren Vakantierooster. Onderstaand scherm verschijnt.

Voer de velden in: Naam, Start -en einddatum in en het maximaal aantal personen toegang per blok. Vervolgens het veld Gebruik tijdblokken J/N aanvinken. Klik vervolgens op de knop Opslaan. Dit venster kan nu worden gesloten.

Dit is een voorbeeld van een ingevoerd scherm

Zoek en selecteer in het veld Quick Start (rechtsboven) naar programmacode S225 Wijzigen activiteit. Onderstaand scherm verschijnt.

Selecteer en open de activiteit die aangepast moet worden voor verplicht reserveren. Onderstaand scherm verschijnt. In het veld Maximaal aantal pers. toegang per tijdsblok vul je het aantal bezoekers in per tijdsblok. Klik vervolgens op het tabblad Toegang per Zwembad. Klik op dit moment niet op de knop opslaan!

Op het tabblad Toegang per Zwembad staat een overzicht van alle locaties. Selecteer en open een bad wat aangepast moet worden.

Klik op de dropdown bij het veld Wanneer.

De optie Standaard tijden (standaard rooster) is ingesteld voor dit bad. In de dropdown van het veld Periode kies de optie Coronarooster om het nieuwe rooster te activeren voor dit bad.

Na het selecteren van het ‘coronarooster’ voer je de specifieke (geldende) dagen en tijdstippen in. Klik op de knop met het blauwe vinkje om de invoer te bevestigen.

Vervolgens kom je terug op het tabblad Wijzigen toegang per zwembad. Het is niet nodig het veld Maximaal aantal pers. Toegang per tijdsblok in te voeren. Indien je dit wel doet, overschrijft dit veld de eerdere invoer van de originele activiteit.

Klik op de knop Opslaan.

Het overlappende vakantierooster (coronarooster) start vanaf de ingevulde datum en eindigt op de ingegeven datum. Na deze datum gaat de Dataduiker automatisch over op het standaard rooster. Online reserveren in bovenstaand voorbeeld kan dus vanaf de opgegeven datum.

Einde uitleg Reserveren bezoektijd RIVM - landelijk verplicht