Kalender (ECAL) is een online kalender waarin alle activiteiten en verhuurmomenten van jouw organisatie worden weergegeven.

INHOUDSOPGAVE

• Openen programma
• Over de kalender (ECAL)
  • Filters
  • Zoeken op datum
  • Bezetting
  • Zoeken naar beschikbare ruimte voor verhuur
• (Verhuur)moment aanmaken vanuit ECAL
• (Verhuur)moment wijzigen vanuit ECAL
• (Verhuur)moment annuleren vanuit ECAL
  • Automatisch tegoeden terugstorten
• Faciliteiten blokkeren in de kalender
  • Blokkade aanmaken
  • Blokkade bewerken
  • Blokkade verwijderen

Openen programma

Klik in het submenu van Activiteiten en roosters op de knop Kalender ECAL of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

Over de kalender (ECAL)

De kalender biedt een duidelijk overzicht van alle activiteiten. Aan de bovenkant kun je eenvoudig verschillende filters toepassen om het gewenste resultaat te tonen. Via de kalender is het ook mogelijk om specifieke roostermomenten te wijzigen. Het rooster toont alle activiteiten, groepen en afwijkende roostermomenten die zijn aangemaakt via Dataduiker Backoffice. Via Dataduiker Kassa is deze kalender ook te benaderen.

Filters

Klik op de knop Alle Filters om de Weergave aan te passen: 'Inclusief geannuleerd', 'Alleen tijdsblokken' en 'Inclusief blokkades'.

Als je een activiteit selecteert en type Reguliere planning en Contractuele verhuur, dan krijg je de agendapunten te zien die voldoen aan:
1) Activiteit X
2) Type planning of contractuele verhuur
Alle verhuur valt daarmee automatisch af, omdat die niet aan 1) voldoen

Zoeken op datum

In de kalender is het mogelijk om op datum te zoeken.

Bezetting

Bezetting is een optelsom van alle klanten die dit specifieke moment hebben toegevoegd aan de winkelwagen. Dit zegt niks over het afronden van de betaling en is dus een indicatie.

Als je kiest voor moment wijzigen zie je specifieke informatie over dit moment. Bij huidig aantal pers. zie je hetzelfde aantal als bij Bezetting is weergegeven.

Bij aanwezigheid in het submenu zie je een aantal staan dat gebaseerd is op het aantal unieke personen dat een reservering heeft gedaan. Dit zegt niks over het aantal reserveringen dat is gedaan, omdat één unieke klant ook drie reserveringen kan hebben gedaan.

Wil je een specifiek aantal inzien van het totaal aan reserveringen kan het programma EREPORT worden gebruikt. De voorgedefinieerde bron reserveringen tijdsblokken (standaard) geeft deze resultaten en ook het aantal specifieke afwaarderingen is daar terug te vinden.

Zoeken naar beschikbare ruimte voor verhuur

Met deze functie in de kalender zoek je naar beschikbare ruimte in de accommodaties. Is er een ruimte beschikbaar? Wordt deze in een agenda weergave getoond.

(Verhuur)moment aanmaken vanuit ECAL

In de kalender backoffice (ECAL) is het mogelijk verhuurmomenten/boekingen toe te voegen op contract.

Klik in (leeg) kalenderveld van de locatie (1) om een boeking toe te voegen en kies vervolgens een contract (2).

Wil je deze boeking toevoegen op een nieuw leeg contract? Hou dan het invulveld leeg en klik op toevoegen. Er opent automatisch een leeg contract. 

Onderstaand scherm verschijnt. Het systeem heeft de locatie, dag en tijd onthouden vanuit de kalender.

Vul alle velden in en bevestig de invoer met de knop Opslaan. Meer informatie over het toevoegen van boekingen Boekingen toevoegen aan contract

(Verhuur)moment wijzigen vanuit ECAL

Vanuit de kalender backoffice (ECAL) kun je een (verhuur)moment wijzigen. Nadat je de wijziging hebt opgeslagen, kun je eenvoudig in de kalender op ‘Herladen’ klikken. De wijziging wordt direct zichtbaar in de kalender.

(Verhuur)moment annuleren vanuit ECAL

Vanuit de kalender (ECAL) in de Backoffice kun je reserveringen annuleren. 

Een (verhuur)moment annuleren werkt als volgt:

1. Open de kalender (ECAL).

2. Druk op het (verhuur)moment dat je wil annuleren. Onderstaand scherm verschijnt.

3. Druk op 'Moment annuleren'. 

4. Geef optioneel een reden van annulering mee. 

5. Druk op 'Annuleren'. Onderstaand scherm verschijnt.

Automatisch tegoeden terugstorten

Wanneer je een reservering direct annuleert vanuit de kalender, wordt het tegoed automatisch teruggestort. Dit betekent dat je een tegoed na een annulering niet meer handmatig terug hoeft te zetten op abonnementen. 

Automatisch tegoeden terugstorten werkt alleen voor abonnementen en los verkochte klantgebonden producten. Iemand die anoniem een kaartje koopt, krijgt dus geen tegoed terug. Tegoeden terugstorten voor anonieme tickets dien je aan de kassa te verwerken door de bon te crediteren. 

Faciliteiten blokkeren in de kalender

Het is mogelijk om een faciliteit te blokkeren in de kalender (ECAL). Een blokkade functioneert als een incidentele sluiting en voorkomt dat je nieuwe activiteiten en verhuurmomenten inplant bij de faciliteit binnen de aangegeven tijden. 

Blokkade aanmaken

Een blokkade toevoegen in de kalender annuleert automatisch de activiteit die op dat moment op die locatie staat ingepland. Ook alle activiteiten in de onderliggende faciliteiten worden geannuleerd als dit zo staat ingesteld op de faciliteit. Een verhuurmoment dien je handmatig te annuleren, deze wordt niet automatisch geannuleerd. 

Volg onderstaande stappen om een blokkade aan te maken voor een faciliteit: 

1. Ga in de Backoffice naar het programma Kalender ECAL.

2. Druk rechts bovenin op Toevoegen. Er verschijnt een pop-upvenster waar je kunt kiezen uit twee tabbladen: Boeking toevoegen of Blokkering toevoegen. 

3. Druk op het tabblad Blokkering toevoegen. Onderstaand scherm verschijnt. 

Vul onderstaande velden in:

a. Faciliteit(en): Selecteer één of meerdere faciliteiten waarvoor de blokkade moet gelden. 

b. Openbaar J/N: Wanneer je deze aanvinkt, is de blokkade zichtbaar op de website in het rooster en de kalender.

c. Omschrijving blokkade: Geef een omschrijving mee aan de blokkade. Deze omschrijving is intern te zien in de kalender (niet openbaar dus).

d. Wanneer: Bij deze planningregels kun je aangegeven wanneer de blokkade plaatsvindt. Hier kun je eventueel ook aangeven of de blokkade herhaald moet worden. 

4. Druk op 'Toevoegen'. De blokkade wordt nu z.s.m. toegevoegd aan de kalender.

Wanneer je een blokkade openbaar maakt, ziet dit er als volgt uit in het rooster op de website:

Blokkade bewerken

Heb je een blokkade toegevoegd, maar wil je deze bewerken? Doorloop dan onderstaande stappen:

1. Klik in de kalender op de blokkade. Onderstaand pop-upvenster verschijnt. 

2. Druk op de knop Blokkade aanpassen. Onderstaand pop-upvenster verschijnt.

3. Wijzig de gegevens die je wil aanpassen. 

4. Druk op Aanpassen.

Blokkade verwijderen

Heb je een blokkade toegevoegd, maar wil je deze verwijderen? Doorloop dan onderstaande stappen:

1. Klik in de kalender op de blokkade. Onderstaand pop-upvenster verschijnt. 

2. Druk op de knop Blokkade verwijderen. Onderstaand pop-upvenster verschijnt.

3. Druk op Verwijderen.