S225 Activiteiten toevoegen, wijzigen en verwijderen

Gewijzigd op Di, 11 Feb om 11:32 AM

Activiteiten zijn bijvoorbeeld toegang, openingstijden, lessen of partijtjes.

INHOUDSOPGAVE

Openen programma
Invoeren of wijzigen activiteit

Openen programma

Klik in het submenu van Activiteiten en roosters op de knop Activiteiten S225 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

Door te klikken op een activiteit kun je deze wijzigen of maak een nieuwe activiteit door te klikken op de knop + Toevoegen.

Invoeren of wijzigen activiteit

Wil je een nieuwe activiteit invoeren? Klik dan in het programma Activiteiten S225 op de knop 'Toevoegen'.

Wil je een bestaande activiteit wijzigen? Klik dan in het programma Activiteiten S225 op een regel om de activiteit te openen en te wijzigen.

Toelichting velden

Bij het invoeren en wijzigen van een activiteit kun je diverse velden invullen. Een toelichting op deze velden, vind je hieronder.

Naam: De naam van de activiteit.
Hoofd activiteit nummer: Het nummer van de hoofdactiviteit.
Lidmaatschap activiteitnr.: Dit veld verschijnt als je de systeeminstelling CUSTOMER_MEMBERSHIP_YN aanzet. Als je dit veld vult met een activiteit, dan wordt die activiteit voortaan gezien als een lidmaatschapsactiviteit. We adviseren daarom om 1 activiteit aan te maken voor het desbetreffende lidmaatschap en de activiteiten die lidmaatschap vereisen te laten verwijzen naar deze activiteit.
Klantgroep: Via dit veld kun je toegang verlenen op klantgroep niveau. Dit veld kun je in basis overslaan.
Extra minuten toegang (start): Omkleedtijd voorafgaand aan de activiteit.
Extra minuten toegang (einde): Vul een positief getal in als je bezoekers of cursisten omkleedtijd wil geven na afloop van de activiteit (bijvoorbeeld 10) OF vul een negatief getal in als je het toegangspoortje eerder wil sluiten voor bezoekers of cursisten (bijvoorbeeld -10). Een negatief getal invullen is bijvoorbeeld handig wanneer activiteiten elkaar opvolgen en je jouw bezoekersstatistieken kloppend wil krijgen.
Maximaal aantal pers. toegang per tijdsblok: Vul hier het maximaal aantal personen in dat naar binnen mag om tijdsblokken te activeren voor alle onderliggende roosters van deze activiteit.
Aantal weken toegang: Is van groot belang voor activiteiten die met Periodeblokken werken, zoals leszwemmen per 10 weken en automatische kortingen op leskaarten.

Alleen in combinatie met het aantal weken bij de lesperiode kan het systeem de juiste korting berekenen.

Wachtrij voor aanwezigheid J/N: Hier geef je aan of je voor deze activiteit wel of niet met een wachtrij wil werken. Een uitgebreide uitleg over deze functionaliteit vind je hier.
Hoofdafbeelding: Afbeelding voor de pagina van de activiteit op de website.
Korte/SEO omschrijving: Omschrijving voor de website.
Extra afbeelding: wanneer je op een andere activiteitenpagina met een banner verwijst naar deze activiteit.
Inhoud: Inhoud voor de website.
Tonen in kalender J/N: Hier geef je aan of je de activiteit wel of niet wil tonen in het rooster. 'Verhuur' wil je wellicht niet tonen in de kalender van de website (vinkje uit), overige activiteiten hoogstwaarschijnlijk wel (vinkje aan).
Externe partij: Organiseert een externe partij de activiteit en moet deze gefactureerd worden? Dan zet je het vinkje aan. Zo niet, dan zet je het vinkje uit.
Einddatum van tijdsblok reserveringen: Stop het verplicht reserveren op deze datum.
Startdatum: De startdatum van de activiteit.
Einddatum: De einddatum van de activiteit.

De start- en einddatum van de activiteit zijn altijd leidend. Dit betekent dat een vaste dag-rooster bij een activiteitsgroeprooster niet wordt ingepland op het moment dat dit buiten de start- en einddatum van de activiteit valt.

Aantal dagen van tevoren reserveren toestaan: Geef hier aan hoeveel dagen van tevoren mensen voor deze activiteit kunnen reserveren. Zodra je dit veld op de activiteit invult, overruled het systeem de systeeminstelling MAX_RESERVE_DAYS_IN_ADVANCE, waar bedrijfsbreed staat ingesteld hoeveel dagen er maximaal van tevoren gereserveerd mag worden.
Aantal minuten van tevoren reserveren stoppen: Geef hier aan tot hoeveel minuten van tevoren mensen voor deze activiteit kunnen reserveren. Voorbeeld: stel de activiteit vindt om 12:00 uur plaats en je vult in dit veld 15 in, dan kunnen mensen tot 11:45 uur reserveren.
Hoofd/bijpas toegang J/N: Wel of niet gratis toegang via het hoofd/bijpas systeem.

Tabblad 'Activiteit per accommodatie'

In dit tabblad vind je een overzicht van de activiteit per accommodatie. Druk op de knop 'Toevoegen' om een regel toe te voegen of druk op een bestaande regel om deze te wijzigen.

Tabblad 'Wijzigen toegang per locatie'

Dit tabblad verschijnt als je bij het tabblad 'Activiteit per accommodatie' op een regel klikt.

Meer informatie over het veld is beschikbaar als er een ℹ-icoon beschikbaar is. Uitleg per veld:

Activiteitnr.: Dit veld wordt automatisch ingevuld.
Accommodatienr: Zoek hier de accommodatie op.
Faciliteitsnr.: Zoek de faciliteit op waar deze activiteit plaatsvindt.
Wanneer: Vul de tijdstippen in voor deze activiteit met deze locatie. Meer informatie: Het veld 'Wanneer'.
Maximum aantal pers. toegang per tijdsblok: Vul hier het maximum aantal personen in dat naar binnen mag om tijdsblokken te activeren voor alle onderliggende roosters van deze activiteit.
Automatisch bezetting vrijgeven: Automatisch plekken in de agenda vrijgeven wanneer verlating van de bezoeker wordt geregistreerd. Let op! Maar 1 activiteit mag tegelijk bezig zijn bij automatisch vrijgeven om 'gokken' te voorkomen.

Het veld 'Wanneer'

Als je bij het veld 'Wanneer' op 'Roosterregel' drukt, verschijnt onderstaand pop-upscherm.

Periode: kan gebruikt worden om afwijkende tijden gedurende vakanties op te geven.
De dagen + tijdstippen van het rooster. Voer hier de roostertijden in. Gebruik de knop 'Voeg nieuwe dag toe' om een nieuwe roosterregel toe te voegen (bijvoorbeeld voor de dinsdag of woensdag).
- Voor een eenmalige activiteit kies je bij het veld 'Periode' voor 'Vaste dagen'. Verder zijn de instellingen gelijk aan een ‘normale’ activiteit.
- Voor een activiteit met vakantierooster kies je bij het veld 'Periode' voor 'Vakantierooster'. Verder zijn de instellingen gelijk aan een ‘normale’ activiteit. Let op! Het vakantierooster overruled het standaard rooster.
Bevestig de invoer met het vinkje onderaan de pagina.
Nu sluit het venster met de roostertijden. Klik op de knop Opslaan om het rooster te verwerken in het systeem.

Interne activiteit

In de verhuurmodule in WEB wordt geen gebruik meer gemaakt van een intern gebruik contract. Deze wordt namelijk meegenomen met de facturatie en dit is niet gewenst. De oplossing is om een activiteit aan te maken voor intern gebruik, bijvoorbeeld SCHOONMAAK.

Maak een activiteit aan in het programma Activiteiten S225.
Ga na het aanmaken van de activiteit naar de rode knop URL en stel het sjabloon in op '404 sjabloon'. De activiteit zal nu geen eigen webpagina krijgen.
Stel daarna op de activiteit per accommodatie in op welk moment je de accommodatie wil blokkeren.