Zoek en open een contract via E006. Klik vervolgens op de knop + Voeg een boeking toe.

Toelichting op de velden

• Omschrijving: zichtbaar in de kalender.
• Status: je kunt kiezen uit 5 statussen: aanvraag, optie, bevestigd, concept en optie verlopen. 

• Aanvraag: de aanvraag komt alleen binnen vanuit de MIJN-Omgeving, deze zul je als verhuurmedewerker moeten bevestigen. 
• Optie: de huurder moet de optie goedkeuren in de MIJN-Omgeving met een handtekening. Deze status werkt in combinatie met trigger #33 BOOKING_CONFIRM_OPTION. 
• Bevestigd: de optie is bevestigd.
• Concept: zie de uitleg bij Status concept - Verhuurcontract en boeking niet openbaar stellen.
• Optie verlopen: wordt automatisch gegeneerd als de datum van de optie verlopen is. Via de systeeminstelling RENT_EXPIRATION_RETENTION_DAYS stel je in na hoeveel dagen een verlopen optie wordt verwijderd uit het systeem. Wil je de optie opnieuw aanbieden? Wijzig de status naar 'Optie' en pas de verloopdatum aan.
• Optie verloopt op: dit veld is alleen zichtbaar als je de status op 'Optie' zet. Trigger #48 wordt verstuurd als je boeking over 5 dagen verloopt. Laat je de verloopdatum leeg, dan blijft de optie er voor altijd in staan. 
• Aantal personen: verplicht veld. Dit wordt ook meegenomen in de aantallen van de scanhistorie.
• Soort activiteit: alleen voor de rule based verhuurtarieven een verplicht veld.
• Accommodatie: kies de accommodatie. 
• Faciliteit: kies de faciliteit. 
• Wanneer: creëer 1 vast moment of een reeks aan momenten. Uitgebreidere toelichting vind je hieronder.
• Vaste datum: specifiek moment.
• Uitsluitingen: zelf gekozen uitsluitingen door de huurder
• Conflicten: conflicten die optreden wanneer er al een andere activiteit gepland staat op dat moment. Tenzij je ze uitsluit, worden deze momenten wel gewoon ingepland
• Opmerkingen intern: deze tekst wordt getoond als omschrijving of instructie bij de verhuurmomenten
• Opmerkingen extern: deze tekst wordt getoond op de pdf-weergave en in de e-mail van dit contract.
• Bijlagen: bijlagen kun je openen vanuit de kalender (ECAL). 
• Overzicht boeking: een overzicht van alle informatie rondom de boeking die je hebt ingevuld.

Boeking zonder herhaling

Voor een boeking zonder herhaling vul je een regel met de gewenste datum en tijd in. Wanneer je meerdere vaste data in één boeking wil toevoegen, voeg je voor elke vaste datum een nieuwe regel toe. Aangezien het hier om een vaste datum gaat, heb je hier geen mogelijkheid om een einddatum in te vullen.

Boeking met herhaling

Voor een boeking met herhaling zet je het schuifje om. Dat geeft je de mogelijkheid om:

• een boeking met interval toe te voegen. Dit betekent dat je aan kunt geven of je de boeking wekelijks, 2-wekelijks of 3-wekelijks wil herhalen. Een voorbeeld: wanneer een huurder om de week op donderdag van 14:00 tot 15:00 uur een accommodatie wil reserveren, maak je hiervoor 1 regel aan die zich elke 2 weken herhaalt.

• in 1 boeking meerdere verhuurmomenten op dezelfde dag in te stellen. 
  Een voorbeeld: wanneer een huurder 2-wekelijks op woensdag van 07:00 tot 08:00 uur én van 21:00 tot 22:00 uur een accommodatie wil reserveren, maak je hiervoor 2 regels aan in dezelfde boeking.

• per regel een andere einddatum in te stellen. 
  Een voorbeeld: een huurder wil wekelijks op dinsdag van 10:00 tot 11:00 en op zaterdag van 10:00 tot 11:00 uur een accommodatie reserveren. De reservering op dinsdagen moet stoppen op 20 augustus 2024 en de reservering op zaterdagen moet stoppen op 29 juni 2024. Hiervoor maak je 2 regels aan in dezelfde boeking, met beide een andere einddatum.

Status concept - Verhuurcontract en boeking niet openbaar stellen

Het is mogelijk om een boeking in een contract niet zichtbaar te maken voor een huurder in de MIJN-Omgeving. Zo zorg je ervoor dat de boeking verborgen wordt voor de huurder. Dit kan handig zijn wanneer je een seizoen aan het voorbereiden bent of een concept-planningen aan het maken bent.

Een boeking in een contract niet openbaar stellen doe je door een boeking de status ‘Concept’ mee te geven. Hiermee zie je de boeking wel in de Backoffice, maar verberg je deze voor de huurder in de MIJN-Omgeving

Goed om te weten:

• Wanneer een contract uit alleen maar Concept-boekingen bestaat, wordt het contract zelf ook verborgen in de MIJN-Omgeving.
• Wanneer een contract bestaat uit een mix van concepten en opties (of andere statussen), worden alleen de boekingen met de status ‘Concept’ verborgen en worden de totaalbedragen/aantallen van boekingen in de MIJN-Omgeving opnieuw berekend. In de Backoffice zie je de originele totaalbedragen en aantallen.

Het is ook mogelijk om in het contractoverzicht te filteren op status ‘Concept’ om deze snel op te kunnen sporen:

Bevestiging pdf:

Bijlage toevoegen op contract

Je hebt de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen. Hiervoor upload je het gewenste bestand. 

De bijlage is bedoeld voor intern gebruik. Je vindt de bijlage(n) terug bij het verhuurmoment in de kalender: