Beste Dataduiker-gebruiker, 

Begin jij in april ook al met voorbereidingen treffen voor het nieuwe verhuurseizoen? Dan ben je niet de enige. Daarom bieden we je graag waardevolle inzichten en praktische tips over SERA Dataduiker. Zo kun je de voorbereiding zo soepel mogelijk laten verlopen. 

In deze nieuwsbrief vind je alles wat je nodig hebt om goed van start te gaan: 

• Contracten invoeren of dupliceren
• Gepersonaliseerde lay-out voor facturen en contractbevestigingen
• Verhuurtarieven indexeren
• Partysheet toevoegen aan verhuurmomenten
• Handmatig factureren voor de zomerperiode
• Faciliteiten openstellen voor incidentele verhuur
• Toegangsbeheer met elektronische toegangsmiddelen

Veel leesplezier!

Contracten invoeren of dupliceren 

Een groot onderdeel van de voorbereiding voor het nieuwe verhuurseizoen is nieuwe contracten invoeren in SERA Dataduiker. Je kunt eenvoudig een nieuwe contract aanmaken en aan dit nieuwe contract boekingen toevoegen.

Heb je contracten die grotendeels hetzelfde blijven voor het nieuwe verhuurseizoen? Bespaar tijd en moeite door bestaande contracten te dupliceren. Dit is niet alleen efficiënt, maar voorkomt ook fouten die kunnen ontstaan bij het handmatig invoeren van gegevens. Hoe dit werkt, lees je in de handleiding.

Ik wil een contract dupliceren >

TIP! Wil je niet zelf alle boekingen toevoegen aan een contract voor het nieuwe verhuurseizoen? Maak dan een leeg contract aan op de klant. Zo kan de huurder via de MIJN-Omgeving zelf boekingen aanmaken op aanvraag. Jij hoeft dan alleen nog maar de aanvragen te bevestigen.

Gepersonaliseerde lay-out voor facturen en contractbevestigingen

Heb je behoefte aan verschillende lay-outs voor documenten om de merkidentiteit van jouw organisatie te waarborgen? Stel dan de lay-out van pdf-bevestigingen voor facturen en contracten in per BV. Hieronder vallen onder meer het logo en specifieke bedrijfsgegevens zoals KvK-nummers. 

Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact op met jouw consultant. Wij moeten namelijk enkele voorbereidende instellingen doen voordat jij de lay-outs kan instellen. Daarna kun je met behulp van de handleiding zelf aan de slag.

Verhuurtarieven indexeren

Het is handig om eerst je verhuurtarieven te indexeren voordat je nieuwe contracten en boekingen aanmaakt. Zo zorg je ervoor dat alle contracten en boekingen direct de juiste tarieven bevatten.

Wil je met ingang van het nieuwe verhuurseizoen de tarieven indexeren? Dat regel je via het programma Tarieven indexeren E011. Of je nu één tarief wil aanpassen of meerdere tarieven in bulk wil indexeren, E011 biedt de flexibiliteit die je nodig hebt. 

Hoe werkt het?

1. Filter het overzicht op 'Verhuurtarieven'. 
2. Selecteer de verhuurtarieven die je wil indexeren. 
3. Druk op de knop 'Indexeren'. 
4. Vul de velden naar wens in.
5. Druk op 'Indexeren'. 
6. Gelukt! 

Partysheet toevoegen aan verhuurmomenten

Wil je graag een partysheet koppelen aan een verhuurmoment? Dat is mogelijk. Als verhuurmedewerker kun je bij een boeking in een contract een Excel, pdf of Word-document als bijlage toevoegen.

De bijlage kun je eenvoudig ophalen door in Kalender ECAL op het verhuurmoment te klikken. Is er sprake van een wijziging? Dan dien je eerst de oude bijlage te verwijderen. Daarna kun je weer een nieuwe bijlage uploaden. Dit zorgt ervoor dat je altijd de meest actuele informatie bij de hand hebt.

Handmatig factureren voor de zomerperiode

Wil je de laatste factuur voor de zomerperiode eerder versturen? Geen probleem. In SERA Dataduiker kun je eenvoudig een handmatige aanpassing doen om de factuur te versturen op een door jou ingevoerde dag. Dit geeft je de flexibiliteit om je financiële zaken op jouw manier te regelen, zodat je met een gerust hart de zomer in kunt gaan.

Ik wil het factuurmoment wijzigen >

TIP! Als je een factuurtermijn hebt ingevoerd op de klant en vervolgens een nieuw contract aanmaakt, dan wordt de facturatietermijn automatisch ingevuld. 

Faciliteiten openstellen voor incidentele verhuur

Zijn alle contracten en boekingen voor het nieuwe verhuurseizoen gereed? Overweeg dan om je faciliteiten incidenteel open te stellen voor online verhuur, bijvoorbeeld voor padel- of tennisbanen. Zo benut je jouw faciliteiten optimaal, waardoor je extra inkomsten kunt genereren.

Hoe je incidentele online verhuur instelt, vind je in de handleiding. Wil je graag ondersteuning bij het instellen? Neem dan contact op met jouw consultant.

Ik wil incidentele verhuur instellen >

Toegangsbeheer met elektronische toegangsmiddelen

Ben je nog steeds afhankelijk van fysieke sleutels die huurders ergens moeten ophalen voordat ze toegang krijgen tot je faciliteiten? Dat kan efficiënter. Overweeg om de toegang tot je faciliteiten te regelen met toegangsbeheer op afstand.

Door een koppeling met PASS toegangssystemen of SALTO kunnen verenigingen en particulieren op de juiste momenten toegang krijgen tot jouw faciliteit via een elektronisch toegangsmiddel. Denk hierbij aan een pincode, pasje, QR-code of zelfs gezichtsherkenning. Dit zorgt voor meer gemak, veiligheid en zekerheid.

Benieuwd hoe je de sleutelbos kunt inruilen voor een slimme oplossing? Laat je in de video inspireren door de integratie van SERA Dataduiker en PASS toegangssystemen bij Sportservice Veenendaal. 

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem contact op met jouw consultant.