Hoe stel ik een wachtrij in voor een activiteit?

Op een activiteit kunnen wachtrijen ingesteld worden. Dit is gunstig als er een beperkte bezetting is, maar wel veel animo. Een kort-dag annulering hoeft hierdoor geen lege plek in het moment te betekenen.

Een moment heeft een bepaalde bezetting (Huidig aantal pers.). Dit is te beperken door een maximaal aantal personen in te stellen. Een wachtrij betekent dat de bezetting over het maximum heen kan gaan, echter zullen deze personen niet direct toegang krijgen tot het activiteitsmoment. Pas wanneer een al toegestane kandidaat annuleert, zal de eerstvolgende persoon in de wachtrij worden toegelaten.

Definitie/ werking van de wachtrij

Wachtrijen werken met een volgorde van aanmeldingsmoment. Dus wie zich het eerst meldt, wordt ook het eerst aangemeld. Wanneer iemand zich aanmeldt voor een wachtrij, wordt er een knipje achtergehouden. Dit is in lijn met de manier waarop reserveringen nu ook werken.

Wanneer een annulering plaatsvindt en iemand vanaf de wachtrij op de aanwezigheidslijst wordt geplaatst, gebeurt dit direct. Er wordt een e-mail verstuurd naar de klant met de mededeling dat ze zijn toegelaten (trigger 43: ATTENDANCE_CONFIRMATION).

Op een bepaald moment is het niet meer mogelijk om te annuleren. Aan de hand van de bedrijfsinstellingen wordt bepaald of het moment gestart/verlopen is. De wachtrijen worden dan opgeschoond met de volgende acties:

• Reserveringen worden gecrediteerd. Dus in geval van knipjes zal het knipje teruggeplaatst worden, net zoals annuleringen van reserveringen op dit moment werken.
• Klanten in de wachtrij ontvangen per mail een bericht (trigger 44: ATTENDANCE_CANCELLATION).
• Na het opschonen wordt het 'aantal in wachtrij' nummer behouden voor rapportagedoeleinden.

Trigger instellen

Voor het gebruik van deze functionaliteit, moet je triggers 43 en 44 instellen. Doe je dit niet? Dan ontvangen mensen geen bericht.

Triggers instellen in Spotler:

• Trigger 43: ATTENDANCE_CONFIRMATION
• Trigger 44: ATTENDANCE_CANCELED

Triggers instellen in Brevo:

• Trigger 43: ATTENDANCE_CONFIRMATION
• Trigger 44: ATTENDANCE_CANCELED

Backoffice

In de backoffice kun je bij Activiteiten S225 het veld ‘Wachtrij voor aanwezigheid J/N’ aanzetten.

Bij het uitzetten van deze instelling worden geen aanvullende acties uitgevoerd. Wachtrijen worden bijvoorbeeld niet automatisch geleegd. Dit omdat wachtrijen tijdelijk uitgeschakeld zullen worden, niet permanent.

Op een activiteitsmoment in de agenda zie je een indicatieveld ‘Aantal in wachtrij’. Dit is puur aanwezig voor de rapportage en om het ‘Huidig aantal pers.’ te berekenen. Het advies is daarom om deze instelling niet te bewerken.

Bij de aanwezigheid van een moment zie je 2 nieuwe velden: ‘status’ en ‘moment van status’. In ‘status’ kan bijvoorbeeld ‘Aanwezig’ of ‘Wachtrij’ staan. In het ‘moment van status’ wordt bijgehouden wanneer iemand zich heeft aangemeld voor de wachtrij, sinds wanneer de aanwezigheid definitief is, of dat de aanwezigheid is geannuleerd.

Het kan voorkomen dat handmatig iemand toegelaten wordt tot de activiteit ondanks bezettingslimieten, bijvoorbeeld als er iemand is die een proefles wil komen doen. Dan kun je de status ‘Wachtrij’ aanpassen naar ‘Aanwezig’. Dit zorgt ervoor dat op het moment middels het veld ‘Huidig aantal pers. manipulatie’ een extra plekje automatisch wordt gemaakt. Andersom wordt niet automatisch ruimte ingekort. Dan moet ‘Huidig aantal pers. manipulatie’ eerst worden aangepast voordat iemand van de status ‘Aanwezig’ wordt gehaald.

In EREPORT kun je middels het rapport ‘Reserveringen tijdsblokken’ het veld ‘In wachtrij’ analyseren.

Productinstelling

Bij het reserveren op een wachtrij zijn er twee opties:

• Reserveren met een knipje: Dit is mogelijk voor klanten die een rittenkaart hebben. Het systeem zorgt ervoor dat het knipje correct wordt gecrediteerd als de klant niet kan worden ingedeeld.
• Reserveren met een klantgebonden product: Dit vereist dat aan het product een klant gekoppeld moet zijn. Hierdoor wordt voorkomen dat anonieme gebruikers hun reservering niet kunnen herplannen.

MIJN-Omgeving/ webshop

In het rooster kunnen bezoekers 2 opties achter een activiteitsmoment zien staan bij het plaatsen van een reservering: ‘Reserveren’ of ‘Wachtrij’. Na het aanklikken van ‘Wachtrij’ wordt toegelicht dat het moment vol is en dat ze zich op de wachtrij kunnen inschrijven. Ook bij hun actieve producten zien ze de status van hun wachtrij-reservering.

Reserveren via rooster

Het witte vakje naast ‘Wachtrij’ geeft aan hoeveel mensen al in de wachtrij staan. Klikt de bezoeker op ‘Inschrijven in wachtrij’? Dan wordt dit nummer met 1 opgehoogd.

Reserveren via MIJN-Omgeving actieve producten

Reserveringen te zien op mijn-omgeving/mijn-actieve-producten

Zonder wachtrij

Met wachtrij

Het blauwe vlakje naast ‘In wachtrij’ geeft iemands positienummer in de wachtrij aan.

Kassa

In de kassa is de overzichtslijst van de te reserveren activiteitsmomenten visueel aangepast met een ‘Wachtrij’ indicator. Dit om jou op de hoogte te brengen dat de reservering die je aan het maken bent op de wachtrij wordt geplaatst. Ook wordt aangegeven als een reservering op een wachtrij staat in verschillende overzichtskaarten. Ook de ‘status’ en het ‘moment van status’ is zichtbaar wanneer een reservering wordt geopend.

Lijsten op detailkaarten (e.g. klant)

Tijdsblok selectie bij reserveren/ selecteren

Het witte bolletje naast ‘Wachtrij’ toont de lengte van de wachtrij. Zo kun je als kassamedewerker helpen of adviseren als de wachtrij wat lang lijkt, bijvoorbeeld door een ander moment aan te raden.

Detailkaart reservering