Release note 22 november 2023

Nieuwe functionaliteiten in SERA Dataduiker

Release: woensdag 22 november

Beste,

Goed nieuws! De nieuwe functionaliteiten in SERA Dataduiker staan live.

 De afgelopen periode hebben we hard gewerkt aan deze nieuwe functionaliteiten, met jouw behoeften als uitgangspunt. Alle functionaliteiten zijn namelijk bedoeld om de gebruikerservaring voor jou én jouw bezoekers te verbeteren. We hebben geluisterd, gebrainstormd, ontwikkeld en getest. En nu zijn ze klaar voor jou om te ontdekken.

Veranderingen roepen soms vragen op. Dat begrijpen we. Daarom staan we voor je klaar. Dus mocht je ergens tegenaan lopen of gewoon wat meer willen weten over de nieuwe functionaliteiten, aarzel dan niet om contact op te nemen met jouw consultant.

Deze ontwikkelingen komen aan bod in de nieuwsbrief: 

• NIEUW: (In bulk) berichten versturen naar contracthouders
• NIEUW: Vakantierooster per accommodatie instellen
• NIEUW: Per activiteit de reserveringsperiode instellen
• NIEUW: Grootte van een QR-code instellen in de kassa
• NIEUW: Bij faciliteit toepassing koppelen aan tarief
• NIEUW: Wachtrij voor activiteiten
• Pop-up over afronden betaling bij inschrijven op de wachtlijst
• Twee nieuwe gebruikersrollen in de backoffice
• Accommodatie wel/niet tonen voor online verhuur
• Retentie opgeven op groepsniveau
• Handmatig factuurperiode selecteren voor verhuurcontracten
• Bijlage toevoegen op verhuurcontract
• Nieuwe en vernieuwde rapportages EREPORT

(In bulk) berichten versturen naar contracthouders

Wordt er een noodreparatie gedaan aan de kleedkamers en zijn deze voor een aantal dagen gesloten? Dan kun je vanaf nu via de contractenmodule alle contracthouders (huurders) voor deze locatie en die periode (in bulk) een bericht sturen. Zij ontvangen dan bericht dat er een belangrijke melding is over hun verhuurmoment.

Let op! Voor het gebruik van deze module moet je trigger 36 instellen: CONTRACT_WAREHOUSE_MESSAGE.

Impact: hoog.
 Actie: Maak de trigger aan in Brevo of Spotler en ga aan de slag!

Benieuwd hoe het (in bulk) versturen van berichten naar contracthouders eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Vakantierooster per accommodatie instellen

Wil je verschillende vakantieroosters invoeren, bijvoorbeeld omdat je meerdere locaties hebt en overal andere openingstijden gelden? Vanaf nu kun je per accommodatie een vakantierooster ingeven.

Laat je het veld 'Accommodatie op vakantierooster' leeg in de backoffice? Dan geldt het vakantierooster voor alle accommodaties.

Impact: hoog.
Actie: Wil je hier gebruik van maken? Dan kun je in de backoffice nieuwe roosters toevoegen per accommodatie.

Per activiteit de reserveringsperiode instellen

Stel dat de standaard reserveringsperiode voor alle activiteiten van jouw zwembad of sportbedrijf op dit moment op 2 weken staat. Wat als je dan voor een specifieke activiteit een langere of kortere reserveringsperiode wil hanteren, bijvoorbeeld voor een groot sportevenement?

Vanaf nu kun je bij elke activiteit zelf bepalen hoeveel dagen van tevoren mensen kunnen reserveren. Geef je geen datum op? Dan wordt de systeeminstelling gebruikt. Daarnaast kun je ervoor zorgen dat de mogelijkheid tot reserveren een aantal minuten of uren van tevoren niet meer mogelijk is.

Impact: hoog.
 Actie: stel indien gewenst de reserveringsperiode per activiteit in. 

Grootte van een QR-code instellen in de kassa

Diverse hardware kampte met problemen bij het scannen van QR-codes. Hiervoor hebben we een oplossing bedacht: in de kassa kun je nu zelf de grootte van een QR-code aanpassen. Een kleinere QR-code bevordert het scannen van tickets bij tourniquets.

Impact: hoog.
 Actie: Ervaar je problemen met het scannen van QR-codes bij de tourniquets? Verklein dan de QR-code.

Benieuwd hoe het aanpassen van het formaat van de QR-code er in de kassa uitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Bij faciliteit toepassing koppelen aan tarief

Wil je bij het verhuren van een gymzaal een ander tarief hanteren wanneer junioren komen voetballen dan wanneer senioren komen voetballen? Dit wordt vanaf nu mogelijk.

Je kunt dan specifiek voor toepassingen een verhuurtarief aanmaken en deze koppelen aan een faciliteit. Dit werkt zowel voor incidentele verhuur als voor contracten en is beschikbaar bij Contracten in de backoffice en in de MIJN-Omgeving.

Impact: hoog.
 Actie: Wil je hier gebruik van maken? Lees dan eerst de handleiding.

Benieuwd hoe dit eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Wachtrij voor activiteiten

Bied je activiteiten aan waarvoor klanten reserveren? Dan kun je vanaf nu werken met wachtrijen. Dit betekent dat wanneer de groep vol zit, mensen zich aan kunnen melden voor de wachtrij.

De volgorde van aanmeldingen wordt bijgehouden. Zodra er een plekje vrijgekomen is, wordt de eerstvolgende persoon direct op de wachtrij geplaatst en gemaild. Is het moment verlopen en staan er nog steeds mensen in de wachtrij? Dan zullen hun knipjes geretourneerd worden. Hierover ontvangen zij ook een mail.

Let op! Voor het gebruik van deze functionaliteit moet je trigger 43 en trigger 44 instellen: ATTENDANCE_CONFIRMATION en ATTENDANCE_CANCELLATION.

Impact: hoog.
 Actie: Maak de triggers aan in Brevo of Spotler en ga aan de slag!

Benieuwd hoe de wachtrij voor activiteiten eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Andere nieuwe functionaliteiten

De afgelopen paar maanden hebben we ook tussendoor al een aantal nieuwe functionaliteiten live gezet. Het gaat om functionaliteiten die een lage impact hebben, ofwel functionaliteiten die geen uitdaging opleveren bij het uitvoeren van jouw dagelijkse werkzaamheden.

 Om welke functionaliteiten het gaat, vind je hieronder terug.

 Pop-up over afronden betaling bij inschrijven op de wachtlijst

Aan het inschrijven op een wachtlijst zijn vaak kosten verbonden. Lang niet alle bezoekers gaan echter naar hun winkelmandje om de betaling te voldoen. Dit heeft tot gevolg dat hun cursist/leerling geen startdatum op de wachtlijst krijgt. En dat levert vervolgens weer frustratie op.

Voor deze situatie introduceren we een nieuwe pop-up. Deze pop-up attendeert bezoekers op de betaling die voldaan moet worden om de inschrijving te voltooien. Vanuit de pop-up kunnen ze direct doorklikken naar de winkelwagen.

Vanaf nu verschijnt deze pop-up standaard in beeld wanneer een bezoeker een cursist/leerling inschrijft op een wachtlijst. Zijn er geen kosten verbonden aan het inschrijven op de wachtlijst? Dan krijgt de bezoeker in de pop-up te zien dat de inschrijving voltooid is.

Benieuwd hoe het nieuwe pop-up venster eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Twee nieuwe gebruikersrollen in de backoffice

Bij het toewijzen van een gebruikersrol aan medewerkers die de backoffice gebruiken, kun je nu kiezen uit twee nieuwe gebruikersrollen: Frontoffice en Finance.

De nieuwe gebruikersrol Frontoffice is bedoeld voor een frontoffice medewerker/ assistent bedrijfsleider. De nieuwe gebruikersrol Finance is bedoeld voor een financieel medewerker. Welke toegangsrechten precies bij deze nieuwe rollen horen, vind je terug in de handleiding.

Let op! Alleen een gebruiker met de rol Administrator kan de rollen van gebruikers aanpassen.

Accommodatie wel/niet tonen voor online verhuur

Heb je accommodaties die je niet online wil tonen aan huurders, bijvoorbeeld omdat de ruimte alleen voor intern gebruik is bedoeld? Vanaf nu geef je per accommodatie aan of je deze wel of niet wil tonen op je website voor online verhuur.

Let op! Bij elke accommodatie staat standaard aan dat deze beschikbaar is voor online verhuur. Als je een accommodatie niet beschikbaar wil stellen, dien je dit zelf aan te passen. Dit doe je door in de backoffice het vinkje aan of uit te zetten bij het veld 'Accommodatie beschikbaar voor online verhuur J/N'.

Retentie opgeven op groepsniveau

Heeft een cursist zich direct ingeschreven op een groep zoals snorkelles of schaatsles, maar betaalt deze persoon zijn lesgeld niet? Vanaf nu kun je instellen binnen hoeveel uur een cursist het lesgeld hiervoor moet betalen.

 Na het verstrijken van deze tijd, wordt de groepsinschrijving van deze cursist verwijderd. Op deze manier kun je voorkomen dat lesgroepen ten onrechte vol staan.

Handmatig factuurperiode selecteren voor verhuurcontracten

Vanaf nu kun je verhuurcontracten handmatig per periode factureren. In een contract kun je een factuurperiode van bijvoorbeeld 1 t/m 31 oktober selecteren. Dan worden in Dataduiker voor alle verhuurmomenten in deze periode en in dit contract factuurregels klaargezet.

Er zijn twee manieren waarop je verhuurcontracten handmatig per periode kunt factureren: per contract of voor meerdere contracten tegelijk.

Let op! Voor de boekhoudmodule worden deze factuurregels direct in de export geplaatst, om te importeren in het administratiepakket. In ERP wordt de factuur 1 dag later zichtbaar.

Bijlage toevoegen op verhuurcontract

Wil je graag een partysheet koppelen aan een verhuurmoment? Dat is nu mogelijk. Bij een boeking in een contract kun je als verhuurmedewerker nu een bijlage toevoegen. Dit kan als Excel, PDF of Word.

 De bijlage kun je eenvoudig ophalen door in de kalender op het verhuurmoment te klikken. Is er sprake van een wijziging? Dan dien je eerst de oude bijlage te verwijderen. Daarna kun je weer een nieuwe bijlage uploaden.

Binnenkort live

Nieuwe en vernieuwde rapportages EREPORT

In tegenstelling tot de mail die je op woensdag 15 december hebt ontvangen, gaan de nieuwe en vernieuwde rapportages van SERA Dataduiker zeer binnenkort live. Hieronder zetten we voor je op een rijtje om welke rapportages het gaat.

• Factuurdetails (nieuw)

In de nieuwe rapportage Factuurdetails vind je zowel alle verkopen terug die aan de kassa of online worden gedaan, als de gemaakte verhuurfacturen (uit de contracten).

Je kunt diverse filters aanbrengen, waardoor je gemakkelijk alle omzet van een week of maand kan opvragen. Ook kun je filteren op klantnummer of factuurnummer. Bovendien hebben we in het rapport zo veel mogelijk kolommen toegevoegd. Zo kun je onder andere per verkoopgroep, plek van verkoop en grootboekrekening zien wat er op een bepaald moment is verkocht.

De rapportage Factuurdetails is ontwikkeld voor klanten die geen ERP gebruiken. Uiteraard kun je de rapportage ook gebruiken als je wel met ERP werkt. Houd er dan wel rekening mee dat een aantal zaken anders zijn. Zo zul je zien dat de kolom grootboekrekeningnaam/-nummer niet gevuld is, komen de facturen die je handmatig in ERP aanmaakt hier niet in terug, en worden er in deze rapportage andere factuurnummers gebruikt dan in ERP.

• Bezetting per groep (nieuw)

De naam zegt het al: in de nieuwe rapportage Bezetting per groep, kun je de bezetting per groep inzichtelijk krijgen.

• Incasso (nieuw)

In de nieuwe rapportage Incasso vind je een overzicht terug van alle incasso’s, inclusief de status van deze incasso’s.

Let op! Als je met ERP werkt, kun je deze rapportage niet gebruiken.

• Tegoed op pas (nieuw)

In de nieuwe rapportage Tegoed op pas vind je een overzicht van alle tegoeden op passen en het verbruik ervan.

Let op! Deze rapportage geeft realtime inzicht. Dus als jouw accountant bijvoorbeeld wil weten waar het bedrag op de grootboekrekening ‘klanttegoeden’ betrekking op heeft aan het eind van 2023, dan moeten ze wel rond die tijd het rapport hebben opgevraagd.

• Kassageld/ -verkopen (vernieuwd)

In de vernieuwde rapportage Kassageld/ -verkopen vind je voortaan ook de kolom Transactienummer terug. Dit hebben we ook als filter toegevoegd. Zo kun je gemakkelijk een betaling, welke zichtbaar is in Pay.nl, opzoeken in de backoffice.

• Openstaande tegoeden (vernieuwd)

In de vernieuwde rapportage Openstaande tegoeden hebben we de betaalmethode toegevoegd. Zo kun je ook (indien gewenst) de migratieverkopen uit het bestand halen, zodat deze niet meegenomen worden in de berekening.

• Verhuur planning (vernieuwd)

In de vernieuwde rapportage Verhuur planning worden voortaan ook de bedragen exclusief btw getoond. Zo kun je gemakkelijker een aansluiting maken met de geboekte omzet. Daarnaast kun je nu ook filteren op gefactureerd ja of nee.

• Klanten (vernieuwd)

In de vernieuwde rapportage Klanten vind je nu ook de klantgroep terug met kolom LineID.