Het programma Facturen EINV geeft jou een overzicht van de verzonden en niet-verzonden facturen.

Informatie voor ERP-gebruikers

• Als je gebruikmaakt van ERP kun je met Facturen EINV alleen facturen inzien en crediteren, geen facturen verzenden. 
• Wil je een factuur crediteren? Dan adviseren wij om dit via Facturen EINV te doen. Het ERP haalt deze creditfactuur automatisch op. Deze kun je bekijken in B949. Dit geldt voor verhuurfacturen en op rekening aangeslagen via de kassa.
• Het is ook mogelijk om in Facturen EINV een verhuurmoment te annuleren die al gefactureerd is, waar automatisch ook een creditfactuur voor aangemaakt wordt. Ook deze zal het ERP automatisch ophalen. 

INHOUDSOPGAVE

• Openen programma
• Factuur zoeken
• Factuur bekijken
• Factuur versturen
• Factuur crediteren
  • Opties bij factuur crediteren
• Historie factuur bekijken
• Factuur wijzigen
• Rapportage factuurregels

Openen programma

Klik in het submenu van Boekhouding op de knop Facturen EINV of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de facturen.

Factuur zoeken

Je kunt op diverse manieren zoeken in het overzicht met alle facturen:

• Gebruik de zoekbalk rechts bovenin. Hier kun je zoeken op factuurnummer of op klant.
  
• Gebruik de filters bij de knop 'Overzicht filteren'. Hier kun je zoeken op factuurnummer, factuurdatum, factuurbedrag, verkoopkanaal, klantgroep en op klant. Daarnaast kun je ervoor kiezen om alleen verstuurde facturen te tonen of alleen niet verstuurde facturen te tonen. 

Factuur bekijken

Volg onderstaande stappen om een factuur te bekijken:

1. Zoek de factuur op die je wil bekijken.

2. Klik bij de factuur rechts op Bekijken. Onderstaand scherm verschijnt.

3. In dit scherm zie je alle factuurdetails. Je kunt vanuit hier ook direct de volgende acties doen:

• Bekijken als pdf
• Downloaden als pdf
• Historie bekijken
• Crediteren
• Toevoegen aan selectie
• Markeren als verstuurd
• Versturen

Factuur versturen

Vanuit het overzicht heb je de mogelijkheid om 1 of meerdere facturen te selecteren en vervolgens te versturen.

Volg onderstaande stappen om een factuur te versturen:

1. Open het programma Facturen EINV.
2. Selecteer 1 of meerdere facturen die je wil versturen. 
3. Druk rechts bovenin op de knop 'Selectie versturen'. 
4. Controleer de gegevens van de factuur of facturen die je wil versturen.
5. Druk op de knop 'Versturen'. 

Bij het versturen van de facturen wordt standaard het e-mailadres ingevuld dat je op klantniveau hebt ingevoerd bij het veld 'E-mailadres'. Is op klantniveau het veld 'Factuur e-mailadres' ingevuld? Dan wordt dat e-mailadres gebruikt. 

Wil je eenmalig een ander e-mailadres gebruiken voor een factuur? Klik dan bij het versturen van de factuur op het veld met het e-mailadres en kies een ander contactpersoon. 

Om een factuur te kunnen versturen, moet trigger #45 INVOICE_OVERVIEW (Brevo of Spotler) actief zijn.

Factuur crediteren

Met het programma Facturen EINV kun je verzonden facturen crediteren. Dit is handig wanneer bijvoorbeeld een verhuurmoment is geannuleerd, maar al wel gefactureerd. 

Volg onderstaande stappen om een factuur te crediteren: 

1. Open het programma Facturen EINV.
2. Zoek de gewenste factuur en klik rechts op de knop 'Bekijken'.
3. Klik op de knop 'Crediteren'.
4. Kies of je de gehele factuur wil crediteren of bepaalde items wil uitsluiten. Bekijk uitgebreide uitleg.
5. Klik op de knop 'Crediteren' om de creditfactuur te maken.
6. Controleer de creditfactuur. 
7. Verstuur de creditfactuur naar de klant door op de knop 'Versturen' te klikken.
8. Geef aan naar wie je de creditfactuur wil sturen.

Opties bij factuur crediteren

Bij het crediteren van een factuur heb je 2 opties: 

1. De gehele factuur crediteren. 
2. Bepaalde items binnen de factuur uitsluiten. De uitgesloten items worden dan niet gecrediteerd. Binnen de factuur kun je zowel verhuurmomenten als verhuurextra's crediteren. 

Op het moment dat je vooraf factureert, kun je het beste verhuurmomenten annuleren via de Kalender (ECAL) of via het contract (E006). Anders blijft het moment dat je hebt geannuleerd zichtbaar in de kalender en is het moment niet te huren door een andere klant. 

Historie factuur bekijken

Wil je weten wanneer, door wie en naar wie een factuur is verstuurd? Dat kun je inzien in de historie van een factuur. 

Volg onderstaande stappen om de historie van een factuur te bekijken: 

1. Open het programma Facturen EINV.
2. Zoek de gewenste factuur en klik rechts op de knop 'Bekijken'. 
3. Druk op de knop 'Historie bekijken'.

Factuur wijzigen

In SERA Dataduiker is het (nog) niet mogelijk om een factuur te wijzigen. In 2025 wordt het mogelijk gemaakt om te kiezen voor een lay-out voor jouw facturen. Zie voor meer informatie de Backlog.

Rapportage factuurregels

Wil je een overzicht van de facturen en creditfacturen? Dan kun je de rapportage factuurdetails openen.