Crediteren van verhuurfacturen

Deze uitleg is voor gebruikers met de SERA Boekhoudmodule in de Backoffice

Inleiding

Iedere organisatie kan zelf bepalen op welke manier er gefactureerd wordt, bijvoorbeeld per maand vooruit of per maand achteraf. In beide gevallen kan het voorkomen dat zaalhuur ten onrechte in rekening is gebracht.

Het crediteren van een factuur staat los van de planning. Even alles op een rijtje:

• Wil je een factuur crediteren én de gefactureerde momenten uit de agenda hebben? Volg dan deze stappen:

1. Ga naar de boeking en open de verhuurmomenten
2. Annuleer alle momenten in de boeking die uit de kalender moeten en vink uit 'Annuleringskosten in rekening brengen'
3. Er wordt een creditfactuur gemaakt

• Wil je een factuur crediteren en de gefactureerde momenten in de agenda laten staan? Crediteer de factuur dan in Facturen (EINV).

Contract openen

Zoek, open en wijzig een contract. Onderstaand scherm verschijnt en klik Facturen bekijken. 

Overzicht facturen

Onderstaand scherm verschijnt met een overzicht van alle verzonden facturen.

Voorbeeld crediteren facturen

ZPC Waterpolo heeft aangegeven dat 15 en 16 mei 2023 ten onrechte in rekening zijn gebracht. Deze data zijn gehuurd volgens contract 1035.

Bij het aanpassen van het verhuurmoment is de status zichtbaar (bijvoorbeeld Bevestigd).

Open contract 1035 en zoek de betreffende boeking op. Klik op Verhuurmomenten.

Onderstaand scherm verschijnt. Je ziet al direct of de wijzigingen al is doorgevoerd en/of deze boeking reeds gefactureerd is (1). Klik op de knop Annuleren. (2).

Onderstaand scherm verschijnt. Je kunt er nu voor kiezen of er rekening gehouden moet worden met de ingestelde annuleringsregeling om kosten voor de annulering in rekening te brengen (1). Selecteer 15 en 16 mei 2023 (2) en klik op de knop Annuleren (3).

Onderstaand scherm verschijnt. Controleer de creditering en klik op de knop Annuleren.

Als bevestiging van de creditering verschijnt onderstaande melding. Druk op de knop OK.

Ga vervolgens terug naar het scherm Contract wijzigen en klik op Facturen bekijken. De credit factuur is daar zichtbaar.

Verzend de factuur naar de klant met het eigen financiele programma.

Alternatief: je kunt ook crediteren via Factureren (EINV)