BTW SPUK BOSA

Btw-gevolgen wijzigingen SPUK- en BOSA-regelingen

De btw-sportvrijstelling is sinds 1 januari 2019 uitgebreid, waardoor gemeenten, stichtingen en verenigingen de btw op investeringen in sportaccommodaties en -activiteiten niet meer in aftrek kunnen brengen. Ter compensatie zijn er twee regelingen ingesteld waarin per 2020 een aantal wijzigingen wordt doorgevoerd.

Btw-aftrek

Sinds 1 januari 2019 is het niet meer mogelijk voor gemeenten, sportaccommodaties en verenigingen om de btw op investeringen in sportactiviteiten af te trekken. Om ontwikkeling omtrent sport in gemeenten in stand te houden is de Regeling specifieke uitkering stimulering sport (SPUK) in het leven geroepen. Voor sportactiviteiten bij stichtingen en verenigingen is de Subsidieregeling stimulering bouw en onderhoud sportaccommodaties (BOSA) ontwikkeld.

Deze regelingen omvatten het recht voor gemeenten, stichtingen en verenigingen om een subsidie aan te vragen met betrekking tot de bouw en onderhoud van sportaccommodaties en de btw op aanschaf en onderhoud van sportmaterialen. Voor de subsidie gelden wel beperkingen, zoals subsidieplafonds, een ondergrens en het ontbreken van de mogelijkheid subsidie te krijgen voor exploitatiekosten. Bestedingen van het gemeentelijk sportbedrijf waarvoor geen recht op aftrek van btw of compensatie uit het btw-compensatiefonds bestaat, kunnen worden opgenomen in de SPUK-aanvraag van de gemeente. Dit geldt tevens voor de BOSA-aanvraag van amateursportorganisaties.

SPUK

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

Voor een SPUK-bijdrage voor het gemeentelijk sportbedrijf is het nodig dat de gemeente en het betreffende sportbedrijf bestuurlijk en financieel in belangrijke mate zijn gelieerd. Daarbij wordt er onderscheid gemaakt tussen de situatie waarin er sprake is van:

• een vennootschap waarin de gemeente 100% van de aandelen houdt;
• een vennootschap waarin de gemeente minder dan 100% maar minimaal 50% van de aandelen houdt;
• een vennootschap waarin de gemeente minder dan 50% van de aandelen houdt;
• een sportbedrijf, niet zijnde een vennootschap.

Meer informatie over de SPUK regeling op de website van de Rijksoverheid 

BOSA

Subsidieregeling Stimulering bouw en onderhoud sportaccommodaties

De wijzigingen voor 2020 zijn door de minister van Medische Zorg en Sport gepubliceerd in een regeling (stcrt. 2019 56012).

• Alleen amateursportorganisaties met een KvK-nummer komen in aanmerking.
• Offertes moeten door de amateursportorganisatie en de partij die het goed levert, waarop de subsidie betrekking heeft, ondertekend worden.
• Activiteiten moeten binnen negen maanden na toekenning gestart zijn.
• In totaliteit heeft het Ministerie van VWS middels de BOSA regeling 87 miljoen euro aan subsidie beschikbaar gesteld voor investeringen in sportaccommodaties.
• Het minimum aan te vragen subsidiebedrag wordt per 1 januari 2022 verlaagd van 5.000 euro naar 2.500 euro.

Meer informatie over de BOSA regeling op de website van de Rijksoverheid 

De BOSA instellingen zijn verder uitgebreid: behalve een algemeen -meest voorkomend- percentage, is het mogelijk om op grootboekrekeningniveau uitzonderingen vast te leggen, zoals 30% in plaats van 20% of geen BOSA

Op afdelingsniveau wordt vastgelegd of de BTW of BOSA van toepassing is, vervolgens per rekening de eventuele uitzondering. Zowel de bank als de inkoop doet de berekeningen. SPUK werkt ook: daar wordt de BTW teruggevraagd aan de gemeente in plaats van aan de Belastingdienst.

1. BTW EN BOSA BIJ INKOPEN

Doel

Bij sportbedrijven gelden vaak verschillende BTW-disciplines. Sportactiviteiten zijn uitgezonderd, terwijl bijvoorbeeld horeca wel belast is. BTW op inkomende facturen kan in geval van sportactiviteiten niet in mindering gebracht worden op de aangifte. Ter compensatie is de BOSA (Stimulering Bouw- en Onderhoud Sportaccomodaties) regeling in het leven geroepen. Zeker in geval van gemengde (wel- en niet belaste) activiteiten is het boeken van BTW en BOSA een arbeidsintensieve taak. Er is een aantal hulpmiddelen beschikbaar om het boeken van inkoopfacturen en bankafschriften te vereenvoudigen.

A192 Afdelingen (kostenplaatsen):

Per afdeling wordt vastgelegd of deze BTW-plichtig is (of waarvoor het nultarief geldt). Daarnaast wordt vastgelegd of de BOSA-regeling van kracht is.

A272 BTW codes

Hoewel de BOSA geen BTW-soort is, lijkt de verwerking ervan veel op de BTW op inkopen. Daarom wordt er met het nummer BO een record vastgelegd. Omdat een BOSA-vordering iets anders is dan een teruggaaf van BTW, moet de code BO aan een aparte grootboekrekening worden gekoppeld. Bijvoorbeeld: te claimen BOSA-subsidie. (Zie A121 voor het invoeren van grootboekrekeningen.) Geadviseerd wordt om 20% als percentage in te voeren, omdat dit het meest gebruikt wordt. Het percentage is bij het boeken van een factuur te wijzigen, maar een afwijkend percentage kan op grootboekrekening niveau worden vastgelegd. Daarvoor zijn de code B1,B2 en B3, waarbij bijvoorbeeld B1 wordt gebruikt om 30% vast te leggen, B2 voor 0% (niet van toepassing) en B3 voor een verder te kiezen percentage.

A121/A122 Grootboekrekeningen

Per grootboekrekening kan een afwijking van de standaard worden vastgelegd. Als er een aparte rekening is voor bijvoorbeeld energiebesparende maatregelen, dan zou die rekening aan een BOSA code met een hoger percentage gekoppeld kunnen worden.

B304 Boeken inkoopfacturen

Bij het boeken van inkoopfacturen moet het totale bedrag INCLUSIEF BTW worden ingevoerd. Daarna het totale BTW bedrag, ook al is dat geheel of gedeeltelijk niet terug te vorderen. Bij de tegenboeking(en) moet een afdelingen worden meegegeven. Het systeem leest bij de afdeling (zie A192) welke BTW dan wel BOSA regeling van toepassing is. Voer altijd het bedrag EXCLUSIEF BTW in. Als er sprake is van een eenvoudige boeking zoals de inkoop voor Horeca is daarmee de factuur geboekt.

Een factuur voor onderhoud van het zwembad zal als volgt geboekt worden:

Tijdens het boeken van de kosten voor onderhoud, herkent het systeem dat BTW niet van toepassing is, maar de BOSA-regeling wel.
Het BOSA-bedrag wordt automatisch berekend aan de hand van het percentage zoals in A271 vastgelegd, maar kan aangepast worden. In sommige gevallen, zoals bij energiebesparende maatregelen wel 30% zijn. Het voert daarna automatisch de volgende boekingen door:

Per saldo wordt dan het volgende geboekt:

Bij gemengde boekingen waarbij een deel wel en een deel niet voor BTW-teruggaaf c.q. BOSA in aanmerking komt, worden de boekingen automatisch aangemaakt, wanneer de afdelingen goed zijn ingericht in A192. N.B. de BOSA wordt berekend over het totale bedrag incl. BTW

Stel er is een factuur die voor 40% ten laste komt van de horeca en voor 60% ten laste van het sportbedrijf. U boekt dan zonder u zorgen te maken over de BTW of de BOSA:

Het systeem boekt dan:

• A: 21% over 40% van 100,00 Euro - het totaalbedrag exclusief BTW
• B: 20% over 60% van 121,00 Euro - het totaalbedrag inclusief BTW
• C: 60 Euro kosten excl. BTW plus 12,60 niet terug te vorderen BTW minus 14,52 BOSA

A301 bankboekingen

Hoewel de meeste boekingen m.b.t. BTW en BOSA via de inkoopfacturen zullen lopen, komt het ook wel voor dat er kosten worden afgeschreven zonder factuur of dat een factuur of een bonnetje achter de bankafschriften wordt meegenomen.
In dat geval controleert het systeem ook de instellingen bij de afdelingen. Het BTW-bedrag kan automatisch worden berekend door in A122 aan een grootboekrekening een BTW-code te hangen. Om te voorkomen dat er bij bijvoorbeeld het boeken van salarissen steeds wordt gevraagd om BTW of BOSA bedragen, is het raadzaam in A122 BTW-code NO te koppelen aan salarisrekeningen of andere rekeningen zoals kruisposten. Het systeem is overigens zelflerend en zal de volgende keer niet opnieuw om BTW of BOSA vragen. Mocht de vraag niet meer verschijnen omdat er per ongeluk BTW of BOSA nihil is ingevoerd, dan kan met A122 de juiste koppeling worden teruggezet.

2. KOSTENVERDELING

Doel

Bij grotere organisaties bestaat vaak de wens om een resultaat per afdeling (kostenplaats) te kunnen bijhouden. Kosten die direct zijn toe te wijzen aan een afdeling worden daar ook op geboekt. Algemene kosten zoals bijvoorbeeld salariskosten directie kunnen op een afdeling ‘algemeen’ , ‘directie’ etc. worden geboekt. Per periode worden deze algemene kosten dan over de andere afdelingen verdeeld volgens een vastgelegde sleutel.

A121 invoeren grootboekrekeningen

Om te voorkomen dat iedere boeking wordt gesplitst in soms heel kleine bedragen, heeft SERA/Dataduiker er voor gekozen om periodiek algemene kosten te tellen en het totaal volgens 1 of meer sleutels te verdelen. Deze verdeling kan overigens onbeperkt herhaald worden als er nog nagekomen kosten zijn. Het is daarom aan te bevelen om één of meer doorbelastingsrekeningen te maken, zoals ‘doorbelaste algemene kosten’ of ‘directiekosten’

Voorbeeld waarbij de directiekosten voor 2/3 aan het zwembad wordt toegerekend en voor 1/3 aan de sporthallen:

E301 Invoeren verzamelingen en verdeelsleutels

Met dit programma worden tellingen vastgelegd. Iedere telling krijgt een eigen code en een aantal selectiecriteria zoals ‘alle boekingen op afdeling directie op grootboekrekeningen die beginnen met 4’. Voor de grootboekrekeningen kan met een wildcard worden gewerkt. Met 41* worden alle rekeningen geteld die met 41 beginnen.

ADVIES! Maak zeker in het begin het aantal tellingen zo klein mogelijk. Een systeem van doorbelastingen kan snel te complex en ondoorzichtig worden.

Nadat de teldefinities zijn vastgelegd kunnen de verdeelpercentages worden toegekend aan de verschillende definities.

E306 Boeken kostenverdelingen

Met dit programma worden de boekingen volgens de definities geteld en doorgeboekt. Het programma kan onbeperkt herhaald worden. Als alle kosten zijn doorgeboekt, worden er geen nihil-posten geboekt. Het is mogelijk om eerst een verslag te printen en pas na goedkeuring daadwerkelijk door te belasten.

3. BEGROTING

Doel

Vastleggen begroting/budgetten, waardoor vergelijkingen met werkelijke cijfers mogelijk zijn in een aantal standaardrapporten van SERA en in de laatste versie van de GENERALLEDGER spreadsheet.

E361 Invoeren conceptbegroting

Met dit programma kan de prognose per periode, afdeling en grootboekrekening worden ingevoerd of gewijzigd.

E362 Aanmaken definitieve begroting

Zolang het proces van invoeren van prognose nog gaande is, wordt er nog niets geboekt in de administratie. Met dit programma worden de vergelijkende cijfers daadwerkelijk aangemaakt. Het programma kan overigens onbeperkt worden herhaald, waarbij eerdere versies worden overschreven.

E364 Overzicht conceptbegroting

Dit overzicht laat zien wat er met E361 is ingevoerd. Het zijn dus niet de daadwerkelijk doorgeboekte cijfers.

E071 Importeren conceptbegroting

Met dit programma kan een conceptbegroting uit Excel worden geïmporteerd. Als er al een conceptbegroting is, kan deze eerst worden geëxporteerd om daarna eventueel aangepast /uitgebreid te worden en weer geïmporteerd.

C301 Invoeren dagboeken

Met dit programma kunnen direct in de (definitieve) begroting mutaties worden toegevoegd.   Overzicht spreadsheet 

____

4. GOEDKEURING INKOOPFACTUREN

Doel

Bij wat grotere organisatie moeten Inkoopfacturen vaak eerst goedgekeurd worden voordat ze betaald worden. Vaak zijn er procedures en lijsten met geautoriseerde personen volgens welke goedkeuring moet plaatsvinden.

Werkwijze

Een factuur wordt eerst geboekt zonder rekening te houden met goedkeuring. Weliswaar zou het dan kunnen voorkomen, dat er kosten worden geboekt die niet terecht zijn, maar er wordt voorkomen dat facturen gaan ‘zweven’, (veel erger) kosten vergeten worden en de afstemming met leveranciers heel lastig wordt. Aan de hand van een aantal kenmerken, zoals bedrag, leverancier, kostensoort etc. kan het systeem bepalen welke route een factuur moet volgen voordat er betaald kan worden.

Verslaglegging

De route die een factuur heeft afgelegd met de namen van de personen die een goedkeuring (of afkeuring) hebben gegeven wordt vastgelegd en is altijd later opvraagbaar. Facturen ‘in omloop’ zijn ook op te vragen, per factuur en per persoon.

H301 Invoeren controleprocedures

Een controleprocedure krijgt een door u zelf gekozen nummer of code, zoals ‘ENERGIE’, ‘INVESTERING’, ‘KLEINBEDRAG’ etc. Daar worden selectiecriteria aan toegevoegd zoals bedrag, leverancier, kostensoort (= grootboekrekening), afdeling. Niet alle selectievelden zijn verplicht. Er kan besloten worden dat kleine facturen minder dan 100 Euro, direct bij het boeken door de boekhouding geaccepteerd mogen worden. In dat geval wordt ingevoerd dat er geen goedkeuring nodig is. Het is mogelijk om verschillende goedkeurprocedures vast te leggen.

Voorbeeld situatie
Een energienota groter dan 5.000 Euro moet eerst gecontroleerd worden door het hoofd van de technische dienst of door 2 van zijn medewerkers, met de instructie: controleer de meterstanden of er niet al te grote afwijkingen zijn met de factuur en controleer de prijsafspraken. Daarna moeten OF de directeur OF 2 stafmedewerkers de factuur betaalbaar stellen.

Deze condities kunnen worden vastgelegd met vermelding van het aantal handtekeningen en vermelding van de geautoriseerde personen. N.B. Het aantal geautoriseerde personen kan groter zijn dan het aantal benodigde handtekeningen. Daarmee wordt voorkomen dat een factuur blijft liggen omdat iemand een bepaalde periode niet aanwezig is. Per procedure kan een instructietekst worden meegegeven.

H306 Facturen goedkeuren

Met dit programma kan een geautoriseerde gebruiker zien welke facturen er moeten worden goedgekeurd. Als iemand anders nog een voorgaande stap moet doen, wordt dit aangegeven en kan er nog niet goedgekeurd worden. Het is mogelijk om commentaar toe te voegen. Alle goedkeuring (of afkeuringen blijven in detail bewaard). Mits de facturen digitaal zijn opgeslagen (bij het inboeken van de factuur), kan het origineel van de factuur op het scherm worden getoond.

Overige programma’s

H305 Overzicht controles per factuur
H307 Overzicht nog te controleren per user
H308 Overzicht controledetails per gebruiker

A324 Goedkeuren / afkeuren

Dit programma kan worden gebruikt om beslissingen te ‘over rulen’. Met A327 – aanmaken betalingen kan bijvoorbeeld besloten worden om een deel van een factuur te betalen.

5. INCASSOPROCEDURE

Doel

Bepaalde producten kunnen via incasso worden verkocht. Incasso kan plaatsvinden voor het gehele bedrag in eens, of in termijnen. Zie de kassahandleiding voor meer details. Deze procedure beschrijft de verdere financiële afhandeling.

Status

Een incasso kan verschillende statussen hebben:

Stappen en boekingen in het proces

Onderstaand een overzicht van de verschillende stappen in het proces en de bijbehorende programma’s waar relevante instellingen worden vastgelegd.

6. KASSAVERKOPEN EN GELDSTROMEN

Doel

Beschrijving van de omzetboekingen aan de kassa en via WEB enerzijds en de verantwoording van de geldstroom anderzijds. De omzetstroom is gescheiden van de geldstroom maar dient via een controlerekening gelijk te lopen.

Omzetboekingen

Geldstroomboekingen

Vastlegging rekeningen

Conclusie

Er zijn verschillende zaken veranderd in de SPUK- en BOSA-regelingen. De SPUK- en BOSA-regelingen hanteren een ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’-principe. Zorg ervoor dat een aanvraag ingediend wordt bij de betreffende instantie voordat het budget compleet leeg is gelopen.

Gemeenten, stichtingen en verenigingen kunnen sinds 1 januari 2019 subsidie aanvragen voor de bouw en het onderhoud van sportaccommodaties en de aanschaf en het onderhoud van sportmaterialen. Het is zaak de subsidie op tijd aan te vragen en bedacht te zijn op de wijzigingen in de regelingen.