ERP Projectadministratie

Het invoeren, wijzigen en onderhouden van projecten

Inleiding

De module Projectadministratie wordt gebruikt als er binnen een bedrijf projecten zijn die opbrengsten en kosten hebben. Met de module Projectadministratie is het inzichtelijk wat de opbrengsten en kosten zijn. Door projectgebonden te boeken is het resultaat in één overzicht beschikbaar.

Stakeholders (zoals een gemeente) kunnen met projectadministratie ook inzicht verkrijgen wat er geboekt is. Op deze manier zijn de opbrengsten en kosten verantwoord en waar nodig vult de gemeente de kosten aan om geen verlies te maken.

Projecten

Deze bevinden zich in het menu PROJECTEN (onderaan het hoofdmenu)

A121 / A122 Grootboekrekeningen projectgebonden maken.
Artikelnummers van een projectcode voorzien voor zover van toepassing. Er is nu een 3e tabblad bij artikel waar dit kan (zie A251/A252).

Budgethouders

A121 / A122 Budgethouder koppelen aan een grootboekrekening.
De budgethouders zijn GEBRUIKERS zoals vastgelegd in A041/A042. Er is een aparte spreadsheet om de budgethouders te informeren bijgevoegd.

A121/A122 Budgethouders toevoegen aan grootboekrekeningen via A121/A122
E361 Budgetten invoeren

Journal

Met behulp van de Journal spreadsheet is het mogelijk om journaalposten te importeren om bijvoorbeeld salariskosten door te berekenen aan projecten.

1. De salarissen worden normaal geboekt zonder project aan te geven.
2. Het systeem maakt 2 nieuwe rekeningen aan.
   a. Doorbelaste kosten aan projecten (deze rekening is NIET projectgebonden). Zie A121 / A122 rekeningschema.
   b. Doorbelaste personeelskosten (deze rekening is WEL projectgebonden)
3. A301 – invoeren dagboeken- controleert of een rekening projectgebonden is en wanneer dat zo is of het project bestaat. Bosa en/of BTW worden er uitgehaald wanneer van toepassing.

Het is niet mogelijk om dezelfde rekening de ene keer wel en de andere keer niet projectgebonden te gebruiken. Logisch want daarmee zou een groot deel van de beveiliging van het boeken van kosten op de juiste en gecontroleerde boeking verdwijnen.

Voorbeeld financiële administratie

Per project (o.a. A857) zijn de doorbelaste salariskosten terug te vinden.

De urenadministratie kan ook worden gebruikt om kosten op projecten te boeken.

Voorbeeld Journal

In een apart journaal (Excel) worden de doorbelastingen vastgelegd.