ERP CRM

Het invoeren, wijzigen en onderhouden van offertes op prospect/klant niveau. Met behulp van vooraf gedefinieerde statussen kan opvolging plaatsvinden.

PRODUCTEN

Producten zijn nodig om een offerte te vullen. Het beheer van producten is een belangrijke klus omdat dit ook overlapt met de administratie. Een interne afstemming is nodig. Het beheer is in tegenstelling tot andere instellingen niet in het Sera ERP, maar in de Backoffice. Inzien daarentegen kan wel in het ERP.

A255 Overzicht producten (Backoffice)
A251 Invoeren producten (Backoffice)
A252 Wijzigen producten (Backoffice)
A252 Wijzigen producten (ERP)
*Gebruik deze voor inzage

Samengestelde artikelen
Een samengesteld artikel bestaat uit meerdere artikelen/producten.

• 10001 Arrangement schaatsen € 12,50
• 1x toegangsbewijs
• 1x cola
• 1x broodje gezond
• 1x koffie

Afhankelijk van de instelling kan er omzetverdeling zijn. Zie hieronder de twee mogelijkheden:

1. Omzet op het hoofdartikel. Op één plaats in de administratie komt dan de omzet terecht. Neem als voorbeeld omzetrekening 8005 (omzet arrangementen). Dat betekent in dit geval één BTW type.
2. Omzetverdeling over de onderliggende artikelen terwijl de prijs wel op het hoofdartikel is vastgelegd. Dan gaat de omzet van het toegangsbewijs naar de omzetrekening 8010 omzet toegangsbewijzen en 8006 krijgt de omzet van de cola. Per artikel geldt dan de BTW.

OFFERTE

Leg hier offerte redenen vast. Als een offerte niet doorgaat kan je via C508 een reden toewijzen. Via het rapport QUOTATIONS is de reden in te zien.
C511 Invoeren offerteredenen
C512 Wijzigen offerteredenen
C513 Verwijderen offerteredenen

Bestaande offerteredenen NIET verwijderen i.v.m. doorverwijzingen elders (zoals ‘is order geworden’ of ‘open offerte’.

STANDAARDTEKSTEN

Met standaardteksten kan je per ‘code’ een vaste tekst aanmaken die op een offerte/ order toepasbaar is. Hiermee kan je terugkerende teksten met veel gemak toevoegen op een offerte/ order. Het is mogelijk om meerdere vaste teksten vast te leggen.
A091 Invoeren standaardteksten
A092 Wijzigen standaardteksten
A093 Verwijderen standaardteksten
A094 Overzicht standaardteksten

STATUSSEN

Via D201 leg je de statussen vast die je kan gebruiken bij offertes. Bij D201 kies je voor OFFHEAD en maak je nieuwe aan. Via D202 kun je bestaande wijzigen. Gebruik statussen om aan te geven als er een actie ondernemen moet worden
D201 Invoeren workflowstatus
D202 Wijzigen workflowstatus

BRANCHECODES

Via onderstaande programma’s beheer je eenvoudig de branchecodes, ook wel ‘klantgroepen’.
A131 Invoeren branchecodes
A132 Wijzigen branchecodes
A133 Verwijderen branchecodes

MAILINGCODES

Mailingcodes kunnen gekoppeld worden aan klanten. Door bijvoorbeeld verschillende doelgroepen vast te leggen is het mogelijk een lijst uit het systeem te halen om te gebruiken bij een mailing.
E021 Invoeren mailingcodes
E022 Wijzigen mailingcodes
E023 Verwijderen mailingcodes
E032 Overzicht mailingcodes

PROSPECTS

Is de kans niet heel groot dat een aanvraag een order wordt, kun je ervoor kiezen om i.p.v. een klant een prospect aan te maken. Zo blijft het klantenbestand schoon. Wordt het toch een order kan de prospect eenvoudig gepromoveerd worden naar een klant.
I111 Invoeren prospects
I112 Wijzigen prospects
I113 Verwijderen prospects
I110 Prospect wordt klant
C100 (CRM) Via het CRM is het ook mogelijk om een prospect in het systeem te zetten.

KLANTEN

A111 Invoeren klanten
A112 Wijzigen klanten
A113 Verwijderen klanten

OFFERTES

C501 Invoeren offertes
C509 Wijzigen offertes
C508 Verwijderen offertes
C507 Offerte wordt order
Q501 invoeren offertes (verkort) inclusief agendabeheer.

AGENDA

Via onderstaande programma’s beheer je gemaakte offertes welke via het rapport QUOTATIONS zijn in te zien. Via Q501 is het ook mogelijk om verkort een offerte op te stellen met een totaalbedrag.
D211 Agenda
Q501 Quick quotations inclusief agendabeheer.

ORDERS

Orders kunnen afkomstig zijn uit een offertetraject. Een offerte is dan gepromoveerd tot een order. Het kan ook voorkomen dat een klant direct een order plaatst en het offertetraject wordt overgeslagen. Vanaf een order wordt er toegewerkt naar een factuur. Hieronder de nodige programma’s:
B511 Invoeren orders
C521 Wijzigen orders
C522 Verwijderen orders
A547 Overzicht order per klant
A529 Overzicht verwijderde orders

FACTUREREN

Orders die afgerond zijn mogen gefactureerd worden. Hieronder de mogelijkheden.
A532 Bevestigen verzending/factureren
A751 Directe facturering / creditering
gebruik deze code om direct een factuur op te stellen

RAPPORTAGES

QUOTATIONS

ROUTING

1. Contactmoment met de klant/prospect (e-mail/ telefonisch) [nieuw contactmoment of voortzetting contactmoment]
2. Wanneer nodig klant/prospect aanmaken A111/ A112/ A113/ I111
3. Klantmap/offertemap in de email vullen met correspondentie klant/prospect
4. Offerte invoeren/wijzigen Q501/ C501/ C509 [wanneer nodig]
5. Status bijwerken AGENDA (D211)
6. QUOTATION gebruiken voor acties
7. Status bijwerken van uitgevoerde acties (D211)

8. Offerte wordt order
9. Mogelijke interne processen toevoegen hieronder