Incassowijzes wijzigen, toevoegen en verwijderen.

INHOUDSOPGAVE

• Inleiding
  • Incassomethoden
  • Systeemhandelingen bij incasso
• Incassowijzes C235
  • Beschikbare velden
    • Meer over Automatisch verlengen
• Abonnementstype S215
• Product A255
• Klanten A115
  • Automatische incasso
  • Blokkeren
• Stopzetten incasso
  • Abonnementen
  • Klant
• Verplichte instellingen
• Incasso's aanslaan via de kassa
• Incasso's exporteren in batchbestand
  • Batchbestand aanmaken
  • Batchbestand terugdraaien
  • Batchbestand verwerken
• Storneringen verwerken
• Klant of cursist blokkeren
• Incassotermijn crediteren
• Financiële boeking (web) incasso
• Voorbeeld gehele traject

Inleiding

Het is mogelijk om via Dataduiker Kassa een automatisch incasso product aan te slaan en een SEPA bestand aan te maken. Dit SEPA bestand wordt bij de bank ingelezen. Uiteraard kunnen storno’s worden verwerkt. Deze storno’s kunnen eventueel opnieuw worden uitgevoerd in een nieuwe incasso run of betaald worden bij de kassa via Cash/PIN door de bezoeker.

Incassomethoden

Dataduiker kent 2 manieren van incasso:

1. Een abonnement wat automatisch maandelijks wordt verlengd.
   Voorbeeld: iedere maand wordt het bedrag van 10 euro geïncasseerd.
2. Een groot bedrag in meerdere termijnen incasseren. Het is ook mogelijk om dit abonnement automatisch te verlengen.
   Voorbeeld 1: 120 euro incasseren in 12 maanden.
   Voorbeeld 2: 120 euro incasseren in 6 maanden.

Onderstaande afbeelding laat de geldigheid van het abonnement zien in combinatie met het incassomoment.

Systeemhandelingen bij incasso

Bij het aanmaken van het abonnement (de verkoop) maakt het systeem een factuur aan, ongeacht welke wijze incasso(manier) je hanteert. Bij het aanmaken van de factuur wordt ook de omzet geboekt.

Let op! Bij een 12-maanden abonnement van 800 euro die in 8 termijnen wordt geïncasseerd, wordt de omzet in één keer gemaakt bij verkoop. 800 euro omzet wordt direct op de debiteur geboekt. 

Incassowijzes C235

Klik in het submenu van Bedrijfsgegevens op de knop Incassowijzes C235 of gebruik Quick Start. Hier kun je op een regel klikken om deze te wijzigen of een nieuwe incassowijze aanmaken.

Onderstaand scherm verschijnt. Vul (of wijzig) de velden en bevestig de invoer met de knop Opslaan.

Beschikbare velden

• Naam: Vul hier de naam van de incassowijze in. 
• Aantal termijnen: Vul hier het aantal termijnen in waarin wordt geïncasseerd. Voorbeeld: een jaarabonnement in 12 maanden incasseren.
• Maximaal incasso bedrag: Vul hier een maximaal bedrag per maand in. Voorbeeld: een 2-jarig all-in pakket van 800 euro met een maximum van 100 euro per maand incasseren (8 termijnen).
• Automatisch verlengen J/N: Geef hier aan of het abonnement wel of niet automatisch verlengd moet worden. Indien dit veld is aangevinkt, wordt 14 dagen voordat het abonnement verloopt een nieuwe factuur aangemaakt. Hiervan gaat geen melding naar de klant.

Meer over Automatisch verlengen

Abonnementen die ingesteld staan op automatisch verlengen worden 14 dagen voordat het abonnement afloopt verlengd. Er wordt een nieuwe factuur aangemaakt en er worden incassoregel(s) aangemaakt. Automatisch verlengen is alleen beschikbaar als bij de klant de betaalwijze Incasso staat ingesteld.

Als de incassowijze tijdens het verkopen van het product op automatisch verlengen staat ingesteld, wordt dit vinkje overgenomen op het abonnement van de klant. Zolang dit vinkje aan staat zal er 14 dagen voordat het abonnement verloopt een nieuwe factuur worden ingeschoten met hetzelfde product.

Abonnementstype S215

Geef een eigenschap mee aan een product welke verkocht wordt volgens automatische incasso.

Veld 'Start op de 1ste van de maand J/N': indien dit veld aanstaat, wordt de startdatum van het abonnement altijd op de eerste van de eerstvolgende maand gezet. Ik koop aan op 05-05-2022 en het abonnement start op 01-06-2022. Dit veld aanvinken is niet per se nodig voor incasso.

Als de geldigheid van het abonnement gelijk moet lopen met incassering (altijd eerste van de maand), dan kun je dit instellen bij Wijzigen abonnementstype (S212). Meer informatie via Abonnementstypes S215.

Houd rekening met het volgende:

• Instroomtoeslag kan alleen gebruikt worden in combinatie met de instelling 'Start op de 1ste van de maand J/N' om het laatste deel van de huidige maand af te rekenen Wijzigen abonnementstype (S212).
• Instroomtoeslag kan niet gebruikt worden in combinatie met 'Gratis toegangsproduct na X keer aanschaf'. Dit omdat je je dan in allerlei bochten moet wringen om voor de laatste periode het correcte bedrag te incasseren (rekening houdend met het bedrag 10 maanden geleden betaald, prijsindexaties op het product, etc).

Dat betekent bijvoorbeeld:

1. Je kunt lespakketten ABC instellen op automatisch verlengen vanaf de 1ste dag van de maand (10 stuks, daarna gratis), maar niet in combinatie met een Instroomtoeslag/ Periode aanvullen tot 1ste van de maand J/N.
2. Je kunt maandkaarten sport instellen op automatisch verlengen vanaf de 1ste dag van de maand (met 1 of meerdere maanden toegang). Voor deze producten kun je wel 'Instroomtoeslag/ Periode aanvullen tot 1ste van de maand J/N' gebruiken.

Instroomtoeslag is ook beschikbaar voor betaalmethode CSH/PIN/IDEAL.

Als er geen actieve groepsindeling voor het leskind is, dan kan een incasso abonnement niet automatisch meer verlengd worden.

Product A255

Je kunt instellen dat een product betaald wordt met automatisch incasso. Op het product komt de incassowijze samen. Koppel de juiste incassowijze aan het betreffende product. Meer informatie via Producten A255.

In het geval van een automatische verlenging, maakt het systeem 14 dagen voor beëindiging een nieuw abonnement aan met de status PENDING.

Klanten A115

Automatische incasso

Een klant kan alleen een product met automatische incasso afnemen als dit bij de klant is ingesteld. Meer informatie via Klanten A115.

Blokkeren

Als de toegang voor een klant onverhoopt moeten worden ontzegd, is het mogelijk om de klant te blokkeren. Dit doe je door op de klantkaart in de Backoffice het veld ‘betaalmethode’ te veranderen in ‘geblokkeerd’.

Stopzetten incasso

Wenst een klant niet meer te verlengen? Doorloop dan de volgende stappen:

1. Ga naar het betreffende abonnement (via de Kassa of de Backoffice) en zet ‘automatisch verlengen’ uit.
2. Wijzig de oorspronkelijke einddatum van het abonnement naar de gewenste einddatum. Dit kan via de Backoffice of via de Kassa.

Bij een langlopend abonnement (een groot bedrag in termijnen betalen), moeten alle bestaande incasso’s met de status PENDING worden verwijderd.

Abonnementen

Open het programma Abonnementen S205. Zoek en open het abonnement en zet het vinkje uit bij Automatisch verlengen. Deze instelling is dan van toepassing voor alle klanten.

Klant

Open het programma Klanten A115 of ga naar Dataduiker Kassa > Pasinformatie > Zoek klant > Wijzigen in Backoffice.

Zet het veld Betaalmethode op de 'lege waarde'. Dit stopt de verlenging van alle abonnementen van de klant, inclusief de verlengingen van eventuele leskinderen. Het is overigens niet mogelijk een abonnement op 'Automatisch verlengen' te zetten als er destijds niet betaald is met automatische incasso.

Op de kaart van de klant kun je via het tabblad 'Abonnementen' per product een incassomethode aanpassen.

Verplichte instellingen

• Bedrijfsinstelling BANK_ACCOUNT.
• Bedrijfsinstelling BANK_INCASSANT_ID.
• Grootboekrekening "Kruisposten incasso" aanmaken en koppelen aan betaalmethode INC.
• Bedrijfsinstelling ACCOUNTING_LEDGER_DEBIT_ACCOUNT (rekening "Debiteuren").
  • Meestal is deze rekening al ingevuld. 
  • Eventueel kun je er een rekening voor aanmaken en eventueel omnummeren.
• Bedrijfsinstelling ACCOUNTING_LEDGER_STORNO_ACCOUNT (rekening "Gestorneerde incasso's").
  • Standaard wordt "1210"/"1215"/"1220" etc aangemaakt (welke beschikbaar is) en ingevuld.

Incasso's aanslaan via de kassa

De werkwijze is dat journaalposten (omzet boekingen) de eerstvolgende nacht worden gemaakt. Deze post bevat een creditering aan de relevante omzetgroep (op basis van het verkochte artikel) en debitering aan de debiteurenrekening.

Incasso's exporteren in batchbestand

Gebruik het programma Incasso's E012. Standaard zijn alle incasso's t/m de eerste dag van de volgende maand zichtbaar en geselecteerd. In het voorbeeld hieronder: 01-10-2023.

Je kunt ook zelf de gewenste periode instellen. Klik op Overzicht filteren en vul onderstaand scherm in:

Batchbestand aanmaken

1. Klik op 'Batchbestand aanmaken' en controleer de selectie. Onverwachte incasso's kun je hier nog deselecteren.

De te kiezen periode en het aantal batches dat je aanmaakt, heeft nadrukkelijk te maken met de afspraken die je hebt met jouw bank. Houd hier dus rekening mee.

2. Klik onderin op 'Batchbestand aanmaken' om het daadwerkelijke SEPA-bestand klaar te zetten.

3. Je kunt het bestand direct downloaden via de knop 'Downloaden'. Je kunt ook eerdere batchbestanden bekijken via 'Eerdere incassobatches'.

Batchbestand terugdraaien

Op dezelfde dag als waarop het batchbestand is aangemaakt, kun je het bestand nog 'Terugdraaien'. Hiermee wordt het bestand verwijderd en worden de incasso's weer op 'Niet verstuurd' gezet. Zo kun je ze in een nieuwe batch opnemen. 

Let op! Na deze dag wordt de export verwerkt in de journaalposten en kan de batch niet meer direct worden teruggedraaid. Daarvoor moet je een storno aanmelden (zie Storneringen verwerken).

Voor iedere batch wordt een journaalpost aangemaakt. Deze journaalpost bevat:

• Een debitering op de rekening Kruisposten incasso (voor het totaalbedrag van de batch);
• Voor iedere incasso een creditering op de rekening Debiteuren.

Batchbestand verwerken

Het verwerken van het bestand vindt plaats in samenwerking met de bank. Dit valt buiten de invloedsferen van SERA Dataduiker. Hierbij wordt na verwerking door de bank de nodige Bank-grootboekrekening gedebiteerd, en bij een eventuele stornering weer gecrediteerd. Dit gaat altijd van en naar de rekening 'Kruisposten incasso' (zie ook Verplichte instellingen).

Je hoeft in het externe pakket niks te administreren op de debiteurenrekening, omdat dit (in combinatie met de storneringen) in SERA Dataduiker wordt verwerkt.

Storneringen verwerken

Als een stornering is ontvangen van de bank, dan moet deze worden geregistreerd in SERA Dataduiker. Dit doe je als volgt:

1. Zoek de bestelling op in het programma Bestellingen [A755]. Het nummer is terug te vinden in de omschrijving van de gestorneerde incasso.
2. Ga naar het tabblad Incasso.
3. Kies de juiste incassotermijn (als er meerdere aanwezig zijn).
4. Wijzig onderaan het formulier het veld 'Status betaling'. Je hebt hierin 2 keuzes, zie de toelichting onder de afbeelding.

De twee keuzes die je hebt:

1. Opnieuw aanbieden voor automatische incasso. 
   Om de incasso opnieuw beschikbaar te maken in E012 voor een SEPA-batch, kies je de status 'Nog niet verstuurd'. Er wordt dan direct een journaalpost gemaakt die weer de rekening Debiteuren debiteert en Kruisposten incasso crediteert. Je kunt de stappen herhalen vanaf Incasso's exporteren in batchbestand.
2. Gestorneerde incasso niet meer aanbieden en laten betalen via de kassa. 
   Om de incasso niet meer opnieuw aan te bieden en het mogelijk te maken om de stornering via de kassa af te handelen, kies je de status 'Storno ontvangen'. Er wordt direct een journaalpost gemaakt die de rekening Gestorneerde incasso's debiteert en de rekening Kruisposten incasso crediteert. Hierna is de incasso in de kassa beschikbaar om contant of met pin te voldoen. De betaling wordt verwerkt als een 'normale' verkoop, maar dan met een speciaal product dat automatisch is aangemaakt.
   Let op: de klant wordt niet automatisch geblokkeerd als je een storno doorvoert! Dit dien je zelf te doen via Wijzigen klant A112. 

Klant of cursist blokkeren

De klant wordt niet automatisch geblokkeerd als je een storno doorvoert. Dit dien je zelf te doen. Als de toegang voor een klant onverhoopt moet worden ontzegd, is het mogelijk om de klant te blokkeren. Je kunt een klant of cursist op twee manieren blokkeren. 

Optie 1

1. Ga naar Wijzigen klant A112.
2. Zoek de juiste klant op.
3. Verander het veld 'Betaalmethode' naar 'Geblokkeerd'.

Optie 2

1. Open de kassa.
2. Zoek de juiste cursist op.
3. Klik op het product.
4. Kies 'Wijzigen via backoffice'.
5. Blokkeer het product.

Incassotermijn crediteren

Je kunt een incassotermijn crediteren. De gemakkelijkste weg is om dit via de Kassa te regelen. Dit doe je als volgt:

1. Zoek de klant of cursist op in de Kassa.
2. Klik op het product.
3. Controleer of je links in het scherm het bonnummer ziet staan.
4. Klik op het icoontje van het oog.
5. Klik op 'Crediteren'.

Let op! Er gebeuren nu 2 dingen:

1. Incasso wordt verwijderd.
2. Kaart wordt ongeldig.

Het is niet mogelijk om het bedrag van een lopende incasso aan te passen.

Als je het SEPA-bestand reeds hebt aangemaakt en ingediend bij de bank en er zijn per de geselecteerde datum toch nog aanvullingen, dan worden die met de batch van de volgende maand meegenomen. De incassodatum wordt dan de datum dat je het SEPA-bestand aanmaakt.

Financiële boeking (web) incasso

De verschillende handelingen die optreden bij het gebruik van incasso leiden tot de volgende journaalposten:

Voorbeeld gehele traject

Aan de hand van een voorbeeld geven we het gehele traject nogmaals weer.

1. We maken het volgende product aan: Leskaart Zwem ABC met in totaal 2 termijnen inclusief incasso à € 75. 

Het product wordt als volgt ingericht:

Het abonnement wordt als volgt ingericht:

De incassowijze wordt als volgt ingericht:

2. We maken de klant en cursist aan en delen deze in bij een groep: Lisa Berends. 

3. Via de kassa verkopen we de leskaart aan Lisa Berends. We slaan hierbij af op incasso.

4. We maken het volgende product aan: Inschrijfgeld Zwem ABC. Aan dit product moet ook een incassowijze worden gekoppeld. In dit geval 1 termijn en niet verlengen.

5. Via de kassa verkopen we ook het artikel Inschrijfgeld Zwem ABC. We slaan hierbij af op incasso. 

6. Als we nu kijken bij Incasso, dan zien we onderstaande klaar staan. Dit zijn de 3 termijnen die we verwachten.