Goedkeuringsprocedure

De goedkeuringsprocedure is gebouwd om de inkoopfacturen op een efficiënte, betrouwbare wijze te accorderen met een zogenaamde workflow. In de procedure zullen facturen en creditnota's worden behandeld.

h301 instellen goedkeuringsprocedure

Klik in het hoofdmenu op boekhouding en vervolgens op approvals en open het programma h301 enter approval procedures. Met h302 en h303 kunnen respectievelijk procedures worden aangepast en verwijderd.

Op basis van bedrag, leverancier, afdeling of rekeningnummer kunnen er procedures worden aangemaakt.

Het systeem zoekt na het inboeken van de inkoopfactuur naar de meest logische procedure in oplopend belang: Bedrag > Afdeling > Grootboekrekening > Leverancier.

Het combineren van bedrag, leverancier, afdeling en rekening is mogelijk.

Toelichting velden

Gebruik een * (asterix) achter het 1e of 2e cijfer om alle rekeningen die beginnen met deze cijfers mee te nemen in de procedure. Voorbeeld: 4* betekent alle rekeningnummers 4000 t/m 4999.

Het aantal geautoriseerde personen kan groter zijn dan het aantal benodigde handtekeningen. Daarmee wordt voorkomen dat een factuur blijft liggen omdat iemand een bepaalde periode niet aanwezig is.

h304 overzicht controleprocedure

Gebruik het programma h304 overzicht controleprocedure voor een overzicht van alle procedures.

Kies een specifieke procedure uit de lijst, gebruik een sneltoets F7 of klik op de knop alles (1). Maak vervolgens een keuze om het overzicht te printen, een pdf te maken, een tekst bestand te maken, te mailen, of te tonen op het scherm (2).

h305 overzicht controleprocedure per factuur

Gebruik het programma h305 overzicht controleprocedure per factuur voor een overzicht van alle procedures per factuur.

Kies een specifieke factuur uit de lijst, gebruik een sneltoets F7 of klik op de knop alles (1). Maak vervolgens een keuze om het overzicht te printen, een pdf te maken, een tekst bestand te maken, te mailen, of te tonen op het scherm (2).

h306 facturen goedkeuren

In programma H306 facturen goedkeuren kan een geautoriseerde gebruiker zien welke facturen moeten worden goedgekeurd. Als er eerst een handeling moet worden verricht wordt dit aangegeven en kan er nog niet goedgekeurd worden. Je kunt commentaar toevoegen en alle goedkeuring/afkeuringen blijven bewaard. Als facturen digitaal zijn opgeslagen (bij het inboeken van de factuur), kan de factuur worden getoond.

Indien gewenst bestaat de mogelijkheid om na het goed- of afkeuren een opmerking toe te voegen.

h307 overzicht te controleren per user

Gebruik het programma H307 Overzicht te controleren per user voor een overzicht van alle nog goed te keuren facturen per gebruiker. Via dit programma is het ook mogelijk om een mail te sturen naar gebruikers die nog facturen moeten goedkeuren.

Kies een specifieke gebruiker uit de lijst, gebruik een sneltoets F7 of klik op de knop alles (1). Maak vervolgens een keuze om het overzicht te printen, een pdf te maken, een tekst bestand te maken, te mailen, of te tonen op het scherm (2).

h308 controledetails per gebruiker

Gebruik het programma H308 controledetails per gebruiker om de details per gebruiker in te kunnen zien.

Voor meer informatie gebruik de sneltoetsen (of klik op de knoppen):
boekhouding F4 | wachten op F5 | instruktie F6 | historie F7 | origineel F8.

h309 reset an invoice

Gebruik het programma H309 reset an invoice om een factuur opnieuw aan te bieden als deze is afgekeurd of om deze procedure te wijzigen.

Kies de factuur uit de lijst en vul direct het procudurenummer in die aangepast moet worden. Deze wordt automatisch aan het START menu toegevoegd als h305 gestart wordt.