Introductie ERP

Exploitatie van baden, zalen en ruimtes (verhuur en planning)

Voor het vastleggen van de verhuur van de verschillende accommodaties wordt onderscheid gemaakt in drie hoofdprocessen:

1. Incidentele verhuur
2. Structurele verhuur/seizoen verhuur
3. Seizoensplanning

Incidentele verhuur

Incidentele verhuur kenmerkt zich door het feit dat een huurder een verzoek doet tot het huren van een accommodatie(deel), maar waarbij er geen sprake is van enige vorm van structurele herhaling: dezelfde locatie, dezelfde dag, hetzelfde tijdstip, dezelfde activiteit over een langere periode (een geheel seizoen). De processtappen in hoofdlijnen:

1. Aanmaken klant, alleen indien deze nog niet bestaat
2. Selecteren klant, opgeven reservering locatie, datum, tijd en omschrijving
3. Automatische bepaling van het tarief op basis van de in de configuratie vastgelegde criteria
4. Vastleggen verhuur
5. Versturen huurovereenkomst per e-mail, inclusief verhuur specificatie
6. ‘Klaarzetten’ voor facturatie

Structurele verhuur

De processtappen in hoofdlijnen:

1. Aanmaken klant, alleen indien deze nog niet bestaat
2. Selecteren klant, opgeven reservering locatie, datum, tijd en omschrijving
3. Automatische bepaling van het tarief op basis van de in de configuratie vastgelegde criteria
4. Vastleggen verhuur
5. Versturen huurovereenkomst per e-mail, inclusief verhuur specificatie
6. ‘Klaarzetten’ voor facturatie

Muteren van reserveringen

Reserveringen kunnen, onder voorwaarde dat het nog niet gefactureerde reserveringen betreft, in enkele handelingen gemuteerd worden. Er dient echter altijd rekening gehouden te worden met de geldende annuleringsregels. Bovendien dient bij elke wijziging rekening gehouden worden met mogelijke consequenties voor het te hanteren tarief. Voorkomende mutaties zijn o.a.:

1. Annuleren
2. Wijzigen reservering kenmerken zoals accommodatie, datum, tijd.
3. Een mutatie van de inhuur (of deel daarvan) dat reeds gefactureerd is, leidt eerst tot een creditering van de oorspronkelijke factuur, alvorens de mutatie door te kunnen voeren en te factureren.

Seizoensplanning

Bij seizoensplanning gaat het erom dat een ‘voorgaand’ seizoen als basis gebruikt voor het ‘komende’ seizoen. Deze basis omvat alleen inhuur welke gekenmerkt wordt door structurele inhuur uit het oude seizoen. In feite wordt er dus een kopie gemaakt van het voorgaande seizoen. Voordeel is dat aan structurele huurders met behulp van deze kopie direct een voorstel gedaan kan worden voor het nieuwe seizoen. Er vindt wat invoer van het nieuwe seizoen betreft dus initieel geen handmatige invoer plaats. De processtappen in hoofdlijnen:

1. Opgeven uit sluitingsdata nieuwe seizoen (vakantieperiodes, feestdagen, etc.)
2. Kopiëren oude seizoen
3. Versturen ‘voorstel’ uit het gekopieerde naar structurele huurders, incl. uitvraag naar gewenste mutaties nieuwe seizoen
4. Verwerken gewenste mutaties in het gekopieerde seizoen
5. Oplossen conflicterende inhuur binnen het gekopieerde seizoen
6. Definitieve huurovereenkomsten verzenden aan structurele huurders