Met de Oproepmodule E010 kun je cursisten die op de wachtlijst staan selecteren en oproepen voor een lesgroep.

Het oproepen van cursisten werkt in combinatie met de Marketing Automation triggers. Meer informatie: Introductie.

INHOUDSOPGAVE

• Openen programma
• Oproep bevestigen
• Oproep verwijderen
• Statussen van een oproep 
• Mails naar gebruiker (via Marketing Automation)
  • MIJN-Omgeving gebruiker
• Kalender bezetting

Wil je voor het oproepen een oude groep niet gebruiken? Zorg er dan voor dat op de groep bij ‘maximaal aantal cursisten’ het getal 0 is ingevoerd.

De Oproepmodule houdt op dit moment nog geen rekening met instromende cursisten met een startdatum in de toekomst.

____

Openen programma

Druk in het submenu van Cursussen op de knop Oproepen E010 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens. 

Onderstaand scherm verschijnt.

1.   Druk op de knop Overzicht filteren.
2.   Stel alle voorwaarden in.
3.   Selecties verschijnen direct op het scherm.
4.   Bevestig de voorwaarden met de knop Zoeken.

Druk op > op de regel van de cursist om de voorkeurstijden/opmerkingen te tonen.

Vink de cursisten die opgeroepen moeten worden en druk vervolgens op de knop Oproepen. Vink de groepen aan van het niveau waar je de cursisten in wil plaatsen.

Het systeem rekent met het totaal aantal cursisten: bestaande én toekomstige. Dit zorgt ervoor dat er niet meer cursisten uitgenodigd kunnen worden, dan dat er plaatsen in de groep beschikbaar zijn.

Deze selectie is te filteren met de knop Overzicht filteren.

Controleer de selectie en druk op de knop Doorgaan.

Oproep bevestigen

Onderstaand scherm verschijnt. Controleer de instellingen en vul de ingangs- en verloopdatum in (verplicht).

1. Ingangsdatum groepsindeling
   Is er een keuze gemaakt van groepen op verschillende dagen? Geef dan de eerste werkdag van de maand aan.
2. Verloopdatum uitnodiging
   Na deze datum verloopt de uitnodiging automatisch. De cursist blijft gewoon op de wachtlijst staan.
3. Korting geven op basis van inschrijfdatum
   In het geval van lesperiodes geeft het systeem automatisch een instroomkorting.
4. Niveau overnemen van de nieuwe groep
   De cursist krijgt het niveau van de nieuwe groep.
5. Druk op de knop Oproepen.

Onderstaand scherm verschijnt: het oproepen is gelukt! Sluit het scherm af met de knop Sluiten

Oproepen die niet geclaimd zijn, worden in de eerstvolgende nacht als "verlopen" gemarkeerd. Twee weken later worden ze vervolgens automatisch definitief verwijderd

Oproep verwijderen

Selecteer een cursist en vouw de details open met de knop >. Druk op de knop X Annuleren om de optie te verwijderen.

Statussen van een oproep 

Een oproep kan verschillende statussen hebben:

• Oproep verstuurd

• Oproep geannuleerd

• Oproep geaccepteerd

Mails naar gebruiker (via Marketing Automation)

De gebruiker ontvangt mail 39. TRIGGER: PERSON_CALLED_UP. In deze mail kan de gebruiker op een knop drukken die naar de MIJN-Omgeving leidt. 

• Bij het bevestigen van een lesgroep ontvangt de gebruiker de trigger 4. TRIGGER: PERSON_WAITING_LIST_TO_GROUP (Brevo of Spotler). 

• Bij het weigeren van de opties door de gebruiker, wordt de uitnodiging ingetrokken en staat de cursist op dezelfde positie op de wachtlijst.

• Laat de gebruiker de oproep verlopen, dan wordt automatisch trigger 40. TRIGGER: PERSON_CALLED_UP_CANCELLED verzonden (Brevo of Spotler).

• Laat de gebruiker een oproep verlopen? Dan wordt de uitnodiging ingetrokken en staat de cursist op dezelfde positie op de wachtlijst.

MIJN-Omgeving gebruiker

In de MIJN-Omgeving van de gebruiker is onderstaande oproep zichtbaar.

Weigert een gebruiker een oproep, dan verschijnt onderstaande melding.

Kalender bezetting

Soms worden cursisten al naar een andere groep verplaatst voordat ze daar daadwerkelijk beginnen, de startdatum ligt dan dus in de toekomst. Om te voorkomen dat een groep te vol raakt doordat cursisten zowel via de Oproepmodule als het LVS worden verplaatst, kun je in de Oproepmodule de kalender raadplegen. Zo krijg je inzicht in de toekomstige bezetting van een groep en behoud je overzicht over je groepen. 

Zo bekijk je de kalender:

1. Open de Oproepmodule E010.

2. Open het overzicht van alle lesgroepen. Onderstaand scherm verschijnt. 

3. In de kolom 'Bezetting' zie je bij elke groep de knop 'Kalender' staan. Druk bij de gewenste lesgroep op deze knop om de huidige en toekomstige bezetting te bekijken. Onderstaand scherm verschijnt. 

• Groen = Lesmoment vrij
• Geel = Lesmoment bijna vol
• Rood = Lesmoment vol
• Blauw - Uitgenodigd