Open het programma Activiteiten S225. Vanuit het overzicht dat verschijnt, kun je activiteiten toevoegen en wijzigen. Activiteiten zijn bijvoorbeeld toegang, openingstijden, lessen of partijtjes.

• Als je op de knop 'Toevoegen' drukt, opent het programma Invoeren activiteit S221.
• Als je op een regel klikt, opent het programma Wijzigen activiteit S222.

INHOUDSOPGAVE

• Uitleg velden
• Tabbladen
  • Tabblad 'Activiteit per accommodatie'
  • Tabblad 'Wijzigen toegang per locatie'
    • Het veld 'Wanneer'
• Interne activiteit

Uitleg velden

• Naam: Vul hier de naam van de activiteit in. Deze naam is onder andere zichtbaar in de Kalender (ECAL) en in het rooster op de website. 
• Hoofd activiteit nummer: Selecteer hier het nummer van de hoofdactiviteit.
• *Lidmaatschap activiteitnr.: Dit veld verschijnt als je de systeeminstelling CUSTOMER_MEMBERSHIP_YN aanzet. Als je dit veld vult met een activiteit, dan wordt die activiteit voortaan gezien als een lidmaatschapsactiviteit. We adviseren daarom om 1 activiteit aan te maken voor het desbetreffende lidmaatschap en de activiteiten die lidmaatschap vereisen te laten verwijzen naar deze activiteit.
• Klantgroep: Selecteer hier een klantgroep om voor deze activiteit toegang te verlenen aan deze specifieke klantgroep. 
• Extra minuten toegang (start): Vul hier de omkleedtijd voorafgaand aan de activiteit in.
• Extra minuten toegang (einde): 
  • Vul een positief getal in als je bezoekers of cursisten omkleedtijd wil geven na afloop van de activiteit (bijvoorbeeld 10).
  • Vul een negatief getal in als je het toegangspoortje eerder wil sluiten voor bezoekers of cursisten (bijvoorbeeld -10). Een negatief getal invullen is bijvoorbeeld handig wanneer activiteiten elkaar opvolgen en je jouw bezoekersstatistieken kloppend wil krijgen.
• Maximaal aantal pers. toegang per tijdsblok: Vul hier het maximaal aantal personen in dat naar binnen mag om tijdsblokken te activeren voor alle onderliggende roosters van deze activiteit. Voor meer informatie, bekijk de handleiding Hoe stel ik in dat je moet reserveren voor een activiteit?
• Aantal weken toegang: Vul hier het aantal weken toegang in voor de activiteit. Dit is belangrijk voor activiteiten die met Periodeblokken werken, zoals leszwemmen per 10 weken en automatische kortingen op leskaarten. Let op! Alleen in combinatie met het aantal weken bij de lesperiode kan het systeem de juiste korting berekenen.
• Wachtrij voor aanwezigheid J/N: Geef hier aan of je voor deze activiteit wel of niet met een wachtrij wil werken. Voor meer informatie, bekijk de handleiding Hoe stel ik een wachtrij in voor een activiteit?
• Hoofdafbeelding: Upload of selecteer hier een afbeelding voor de pagina van de activiteit op de website.
• Korte/SEO omschrijving: Vul hier een korte/SEO-omschrijving van de activiteit in. Deze omschrijving is zichtbaar op de website.
• Extra afbeelding: Upload of selecteer hier een extra afbeelding voor de activiteit. Dit is handig wanneer je op een andere activiteitenpagina met een banner verwijst naar deze activiteit.
• Inhoud: Vul hier de inhoud van de activiteit in voor op de website.
• Tonen in kalender J/N: Geef hier aan of je de activiteit wel of niet wil tonen in het rooster. Een voorbeeld: 'Verhuur' wil je wellicht niet tonen in de kalender van de website (vinkje uit), overige activiteiten hoogstwaarschijnlijk wel (vinkje aan).
• Externe partij J/N: Geef hier aan of een externe partij wel of niet de activiteit organiseert en deze gefactureerd moet worden. 
• Einddatum van tijdsblok reserveringen: Selecteer hier de datum waarop het verplicht reserveren moet stoppen.
• Startdatum: Selecteer hier de startdatum van de activiteit. 
• Einddatum: Selecteer hier de einddatum van de activiteit.

De start- en einddatum van de activiteit zijn altijd leidend. Dit betekent dat een vaste dag-rooster bij een activiteitsgroeprooster niet wordt ingepland op het moment dat dit buiten de start- en einddatum van de activiteit valt. 

• Aantal dagen van tevoren reserveren toestaan: Geef hier aan hoeveel dagen van tevoren mensen voor deze activiteit kunnen reserveren. Zodra je dit veld op de activiteit invult, overruled het systeem de systeeminstelling MAX_RESERVE_DAYS_IN_ADVANCE, waar bedrijfsbreed staat ingesteld hoeveel dagen er maximaal van tevoren gereserveerd mag worden.
• Aantal minuten van tevoren reserveren stoppen: Geef hier aan tot hoeveel minuten van tevoren mensen voor deze activiteit kunnen reserveren. Voorbeeld: stel de activiteit vindt om 12:00 uur plaats en je vult in dit veld 15 in, dan kunnen mensen tot 11:45 uur reserveren.
• Hoofd/bijpas toegang J/N: Geef hier aan of er sprake is van wel of niet gratis toegang via het hoofd-/bijpas-systeem. 

Tabbladen

Tabblad 'Activiteit per accommodatie'

In dit tabblad vind je een overzicht van de activiteit per accommodatie. Druk op de knop 'Toevoegen' om een regel toe te voegen of druk op een bestaande regel om deze te wijzigen. 

Tabblad 'Wijzigen toegang per locatie'

Dit tabblad verschijnt als je bij het tabblad 'Activiteit per accommodatie' op een regel klikt. 

Uitleg velden:

1. Activiteitnr.: Dit veld wordt automatisch ingevuld.
2. Accommodatienr: Zoek hier de accommodatie op.
3. Faciliteitsnr.: Zoek de faciliteit op waar deze activiteit plaatsvindt.
4. *Werknemernr.: Dit veld verschijnt als je de systeeminstelling ACTIVITY_EMPLOYEE_YN aanzet. Door hier een werknemernummer in te vullen, koppel je een medewerker aan de desbetreffende activiteit. De naam van de werknemer is zichtbaar in de Kalender (ECAL), in het rooster op de website en in de rapportages. 
5. *Tweede werknemernr.: Dit veld verschijnt als je de systeeminstelling ACTIVITY_EMPLOYEE_YN aanzet. Door hier een tweede werknemernummer in te vullen, koppel je een tweede medewerker aan de desbetreffende activiteit. De naam van de tweede werknemer is zichtbaar in de Kalender (ECAL), in het rooster op de website en in de rapportages. 
6. Wanneer: Vul de tijdstippen in voor deze activiteit met deze locatie. Meer informatie: Het veld 'Wanneer'. 
7. Maximum aantal pers. toegang per tijdsblok: Vul hier het maximum aantal personen in dat naar binnen mag om tijdsblokken te activeren voor alle onderliggende roosters van deze activiteit. Voor meer informatie, bekijk de handleiding Hoe stel ik in dat je moet reserveren voor een activiteit?
8. Automatisch bezetting vrijgeven: Automatisch plekken in de agenda vrijgeven wanneer verlating van de bezoeker wordt geregistreerd. Let op! Maar 1 activiteit mag tegelijk bezig zijn bij automatisch vrijgeven om 'gokken' te voorkomen. 

   
   

   

Het veld 'Wanneer'

Als je bij het veld 'Wanneer' op 'Roosterregel' drukt, verschijnt onderstaand pop-upscherm.

1. Periode: kan gebruikt worden om afwijkende tijden gedurende vakanties op te geven.
2. De dagen + tijdstippen van het rooster. Voer hier de roostertijden in. Gebruik de knop 'Voeg nieuwe dag toe' om een nieuwe roosterregel toe te voegen (bijvoorbeeld voor de dinsdag of woensdag).
   • Voor een eenmalige activiteit kies je bij het veld 'Periode' voor 'Vaste dagen'. Verder zijn de instellingen gelijk aan een ‘normale’ activiteit. 
   • Voor een activiteit met vakantierooster kies je bij het veld 'Periode' voor 'Vakantierooster'. Verder zijn de instellingen gelijk aan een ‘normale’ activiteit. Let op! Het vakantierooster overruled het standaard rooster. 
3. Bevestig de invoer met het vinkje onderaan de pagina.
4. Nu sluit het venster met de roostertijden. Klik op de knop Opslaan om het rooster te verwerken in het systeem.

Interne activiteit

In de verhuurmodule in web wordt geen gebruikgemaakt van een contract voor intern gebruik. Deze wordt namelijk meegenomen met de facturatie en dit is niet gewenst. In plaats daarvan kun je een activiteit aanmaken voor intern gebruik, bijvoorbeeld voor 'Schoonmaak'.

1. Maak een activiteit aan in het programma Activiteiten S225.
2. Ga na het aanmaken van de activiteit naar de rode knop URL en stel het sjabloon in op '404 sjabloon'. De activiteit zal nu geen eigen webpagina krijgen.
3. Stel op de activiteit per accommodatie in op welk moment je de accommodatie wil blokkeren voor de interne activiteit.