Genereer Facturen E757

Meerdere facturen maken voor abonnementen.

Via Genereer Facturen E757 is het mogelijk om batch-matig abonnementen te genereren, waarvan de barcodes worden geëxporteerd en gedistribueerd aan een 3e partij (bijvoorbeeld een ondernemingsvereniging). Dit is een factuur met 1 factuurregel met 1 regel: product, aantal en geldig van/tot op.

Dit proces is in twee delen te splitsen

1. het kaartje via 3e partij verkopen aan een eindgebruiker/zwembad-klant
2. het reserveren en gebruiken van de toegangskaart

1. Verkoop 3de partij

Via Genereer Facturen E757 kan er een bestand worden gedownload en verstuurd worden aan de 3e partij. De barcodes kan de 3e partij uitgeven aan de bezoeker.

2. Gebruik van kaart

De toegangskaart heeft een anonieme barcode. De 3de partij is geinformeerd dat bij het sportbedrijf vooraf gereserveerd moet worden, via de Mijn-omgeving van het sportbedrijf.

Op de webshop moet het voor de klant mogelijk zijn te reserveren met een anonieme kaart. Dit gaat met een z.g. nul-product Ik heb al een kaartje waarmee gereserveerd kan worden. Dit nul-euro product krijgt een abonnementstype waar op het vinkje toegang toestaan J/N" op uit staat. Dit betekent dat een bezoeker dit product kan aanschaffen, er mee kan reserveren, maar niet door de tourniquet naar binnen kan.

Het is van belang dat de bezoeker geïnformeerd wordt dat het de bedoeling is dat met hun reservering en 3e-partij kaartje naar de Kassa moet voor een geldig entree bewijs. De receptie medewerker zal de barcodes kunnen scannen, kijken of de reservering klopt, en het verkochte toegangsbewijs van de 3e-partij handmatig afwaarderen (om te voorkomen dat het ticket een 2e keer gebruikt kan worden). De receptie medewerker zal het ticket deblokkeren en de bezoeker toegang verlenen bij het tourniquet.

1. Product aanmaken

Maak een nieuw product met A251 - Invoeren Product volgens onderstaand voorbeeld. Geef het product een duidelijke omschrijving, zodat de bezoeker weet dat het de bedoeling is bij de kassa langs te gaan voor toegang. (Eventueel extra-formulieren gebruiken om een vinkje toe te voegen in winkelwagen "Ik begrijp dat ik...").

Het is belangrijk dat het product eigenschap Product uitgifte niet op Op pas" staat. Anders wordt er geen barcode per kaartje aangemaakt, maar wordt de barcode van de klant gebruikt. Als dat toch het geval is, zal je geen barcodes zien in je bestand omdat het kaartje is gekoppeld aan de klant in plaats van een een losse barcode. Voor de hand liggend is instelling Barcode (enkel).

Maak in Dataduiker ERP voor deze producten een aparte omzetgroep (3de partijen), zodat de aantallen/gelden inzichtelijk via 3e partijen inzichtelijk zijn.

Koppel dit product NIET aan een Activiteitsagenda (reserveren tijdsblok).

Als er gewerkt wordt met reserveren tijdsblok koppel dan aan dit product een fictieve activiteit die altijd toegang geeft. Als dit niet gebruikt wordt de activiteit waarop dit voucher toegang heeft.

1. 3e partij product [Product uitgifte = Barcode (enkel), omzetgroep = 3e partij]
2. Gratis reserveren [prijs = €0,00, abonnementstype heeft vinkje "Toegang toestaan J/N" uit]
3. Toegang [prijs = €0,00, configureer dusdanig dat deze altijd toegang heeft ondanks reserveringen en dergelijke]

Voorbeeld Invoeren Product

2. Abonnementstype aanmaken

Abonnementstype (zonder reserveren)

Maak een nieuw abonnementstype aan met S211 - Invoeren Abonnementstype volgens onderstaand voorbeeld. Zet het veld Blokkeer toegang na aankoop op Ja. Als er NIET met reserveren gewerkt wordt dat is het niet nodig om dit veld aan te passen.

Zet het veld Toegang toestaan J/N op Nee

Voorbeeld Invoeren Abonnementstype

Aanmaken Abonnemenstype (tijdsblok reserveren)

Indien er gebruik gemaakt wordt van Tijdsblok Reserveren, maak dan een nieuw product aan: bijvoorbeeld “Ik heb al een kaartje euroknallers". Koppel dit product aan de juiste activiteit (ook als je “Reserveren tijdsblok” gebruikt) en zet deze ook op de Mijn-omgeving.

Voorbeeld product

Voorbeeld Invoeren Abonnementstype

Vul deze op onderstaande wijze in. Zet het veld Blokkeer toegang na aankoop op Ja .

3. Genereer Facturen E757

Openen programma

Klik in het submenu van Verkoop op de knop Genereer facturen E757 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt onderstaand scherm.

In het veld QUICK START (rechtsboven) kan er - op ieder moment - naar een programmanummer worden gezocht. Type het programmanummer in E757 en klik het gewenste programmanummer E757 Genereer facturen (gebruik geen enter). In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt het gekozen programma.

Het scherm E757 Genereer Facturen heeft 2 onderdelen:

1. Kies klant
2. Genereer factuur

1. Kies klant

Vul de naam in van de klant voor wie de tickets worden aangemaakt (1) of klik op de knop Zoek (2) en selecteer de juiste klant (3). Bevestig de keuze met de knop Volgende.

Deze organisatie moet een kredietlimiet hebben. Wijzig in A128 wijzigen betalingsvoorwaarden

2. Genereer factuur

Onderstaand scherm verschijnt. Vul hier de volgende velden in in:

• Selecteer een product uit de keuzelijst
• Geef het aantal (toegangsbewijzen/barcodes) op
• Datum vanaf en Geldig tot. Indien leeg dan gebruikt het systeem de instellingen van het product/abonnementtype.

Klik op Genereer factuur.

Er volgen 2 controle vragen. Bevestig deze met Ja (1) en OK (2).

Weer terug in het scherm Genereer factuur, klik in het tweede deel op de knop Zoek facturen (1). De zojuist gemaakte factuur staat bovenaan en in de rechter kolom staat een download.xlsx link (2). Klik op deze link om de spreadsheet.xlsx te downloaden met alle barcodes van abonnementen.

In het Excel bestand staan de kolommen: Barcode, Factuurnummer, Product, Geldig van, Geldig tot. Dit bestand kan naar wens worden aangepast en verstuurd worden naar de 3e partij.

4. Dataduiker ERP

Deze organisatie moet in ERP bekend zijn en een kredietlimiet hebben. Wijzig in A128 wijzigen betalingsvoorwaarden

Via ERP kunnen de facturen verrekend worden met 3e partij. Deze facturen worden 's nachts gesynchroniseerd met ERP.

5. Voorbeeld situaties

Situatie 1: zonder reserveren

De bezoeker kan met de toegangskaart naar binnen op het moment dat de bewuste activiteit gehouden wordt. Afwaarderen kan bij tourniquet of kassa.

Situatie 2: met reserveren

De bezoeker komt met zijn ticket Euroknallers en de Reservering naar de accommodatie. Voor beide toegangskaarten wordt de toegang geweigerd. De bezoeker kan niet naar binnen omdat het product is gekoppeld aan de melding Bij kassa melden aub. De bezoeker gaat naar de Kassa. Daar worden de volgende handelingen uitgevoerd:

• Controleer de reservering aan de hand van de tijdsblokken rapportage
• Scan de QR code van de toegangskaart Euroknaller
• Deblokkeer de kaart
• Tourniquet aanwezig: stuur de klant door
• Tourniquet NIET aanwezig: direct afwaarderen

Voorbeeld met tourniquet

De bezoeker biedt de barcode aan van het voucher Euroknallers. Het volgende scherm verschijnt:

Klik op de voucher en vervolgens op de knop Blokkade opheffen. De bezoeker kan nu naar binnen door het tourniquet.

Voorbeeld reserveren in de webshop

Dit is een voorbeeld in de webshop.