Gegevens van groepen aanpassen, groepen toevoegen en verwijderen.
Groepen is een verzamelnaam voor Privé lesgroep, Wachtlijsten, Groepen, Leerlingvolgsysteem, Dashboard BO, Openbaar.
1. Openen programma
Klik in het submenu van Cursussen op de knop Groepen S235
of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.
2. Wijzigen Groepen S232
Zoek en klik in het overzicht op een regel om deze te wijzigen. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt het scherm.
De velden kunnen worden bewerkt. Door te klikken op de icon rechts in het veld verschijnt er een keuzemenu. Vrije invoer in deze velden is niet mogelijk.
Het veld Tweede werknemernr.
Werk je met 2 docenten op 1 (les)groep? Dan kun je in het veld 'Tweede werknemernr.' een tweede werknemer koppelen aan de groep. Wanneer je dit doet, gebeurt het volgende:
- Beide docenten hebben net zoveel mogelijkheden in het Leerlingvolgsysteem.
- Zowel ouders/verzorgers als docenten zien deze tweede docent terug in het Leerlingvolgsysteem.
Het veld Aanschaf product koppelen
Het is WEL mogelijk om een toegangsproduct te koppelen. Hier mag echter niet het vinkje 'verplicht koppelen aan activiteitsgroep' aan staan.
Het is NIET mogelijk om een samengesteld artikel te koppelen aan een activiteitsgroep in het veld 'aanschaf product koppelen'.
Wil je een product toevoegen aan een groep? Geef dan in de systeeminstelling MOVE_FROM_WAITINGLIST_CLOSES_SUBSCRIPTION aan of het product voorzien moet worden van een einddatum op het moment dat de cursist wordt verplaatst van de wachtlijst naar een activiteitsgroep.
Selecteer een product met behulp van het keuzemenu. De kosten voor dit product worden vervolgens automatisch klaargezet in de winkelwagen van de klant.
Voorbeeld in de MIJN-Omgeving
Als de klant (ouder) bij jou op locatie komt, dan staat er op de kassa een rood €-teken, dat er nog betaald moet worden. Betaling via Dataduiker Kassa.
Toevoegen losse artikelen aan toegangsproducten
Het is mogelijk om aan een toegangsproduct, dat verplicht gekocht moet worden voor bijvoorbeeld een cursus, een los artikel toe te voegen zoals een diploma of een 10-badenkaart. Hiermee kun je een ‘samengesteld artikel’ op een activiteitsgroep verkopen.
Volg deze stappen om dit in te stellen:
- Ga naar assortiment en kortingen
Navigeer in de software naar het menu 'Assortiment' en selecteer 'Kortingen'. - Klik op nieuwe korting
Klik op de knop 'Nieuwe korting' om een nieuwe korting aan te maken.
- Geef een omschrijving aan de regel
Voer een duidelijke omschrijving in voor de nieuwe korting. Deze omschrijving wordt getoond op de kassa en online in de webshop. - Selecteer het soort korting
Kies voor het soort korting 'Toegevoegd artikel'. - Geldigheid instellen
Laat het veld 'Geldigheid' leeg. - Filters instellen
Stel in bij de filters op welk artikel je een artikel wil toevoegen.
Voorbeeld: Voeg bij een zeemeermin leskaart de diplomakosten toe.
Let op! Het is niet mogelijk om een artikel te koppelen met de volgende instellingen:
- Cursist verplicht
- Activiteitsgroep verplicht
- Agendamoment verplicht
- Datum verplicht
- Aaneengesloten momenten
- Periodeblok verplicht
- Niveau verplicht
Inschrijving in de MIJN-Omgeving
Het veld Verwachte wachttijd
Verwachte wachttijd voordat de cursist zal worden opgeroepen vanaf de wachtlijst op het moment van inschrijving.
Voorbeeld MIJN-omgeving gebruiker
De velden minimale en maximale leeftijd
Minimale leeftijd - Minimale leeftijd om in te schrijven op een groep of wachtlijst. Maximale leeftijd - Maximale leeftijd om in te schrijven op een groep of wachtlijst.
Voorbeeld MIJN-Omgeving gebruiker
Het veld Uiterste retentie in uren
In dit veld kun je het aantal uur invullen dat een klant krijgt om een product voor de groepsinschrijving te kopen. Nadat het ingevulde aantal uur is verstreken, wordt de groepsinschrijving verwijderd. Op deze manier kun je voorkomen dat lesgroepen ten onrechte vol staan.
Voorbeeld backoffice
Als je in dit veld het getal 1 invult, betekent dit dat de klant binnen 1 uur na het doen van de inschrijving een product voor de groepsinschrijving moet kopen. Gebeurt dit niet binnen 1 uur? Dan wordt de inschrijving verwijderd.
Voorbeeld winkelwagen gebruiker
Wil je de retentietijd voor een persoon aanpassen? Klik dan op het tabblad Groepsindeling
en selecteer de betreffende persoon. Bij het veld 'Vervaldatum inschrijving' zie je exact hoe laat de inschrijving voor deze persoon vervalt. Deze tijd kun je handmatig aanpassen.
Het vinkje Leerlingvolgsysteem J/N
Deze zorgt er voor dat de groep zichtbaar zal zijn in het LVS en dat er aan- en afwezigheid zal worden geregistreerd. Zet je dit vinkje uit, dan is de groep niet meer zichtbaar in het LVS, maar zal er ook geen aan- en afwezigheid zal worden geregistreerd. Dit heeft invloed op registratie uit het verleden.
Wil je de groep niet meer zichtbaar maken in het Dataduiker Leerlingvolgsysteem (LVS) kun je de beschikbaarheid (het rooster voor die Groep) weghalen of de groep een einddatum geven.
Het vinkje Zelf uitschrijven
De mogelijkheid om jezelf uit te schrijven van een groep of wachtlijst waarop je bent ingedeeld.
Voorbeeld MIJN-Omgeving gebruiker
Wijzig de gegevens en bevestig de invoer met de knop Opslaan
.
3. Invoeren Groep S231
Klik in het overzicht op de knop + Toevoegen
om een nieuwe groep in te voeren of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt onderstaand scherm.
Vul alle velden in en maak gebruik van de icon rechts in het veld voor het keuzemenu. Vrije invoer in deze velden is niet mogelijk. Bevestig de invoer met de knop Opslaan
.
In het veld Wanneer geef je specifiek aan wanneer deze groep plaatsvindt op het rooster en hoe laat voorafgaand aan de groep het tourniquet open mag. Vul verder alle andere regels naar wens en logica in. Bevestig de invoer met de knop Opslaan
.
3.1 Afzwemgroep aanmaken
Wil je een afzwemgroep aanmaken? Dit doe je als volgt:
- Maak een nieuwe groep aan
- Vul de juiste gegevens in
- Bij 'Aanschaf product' kies je voor diplomakosten
- Bij 'Wanneer' vul je de beschikbaarheid in: vaste dagen kun je voor het gehele jaar inplannen
- Zet een vinkje bij 'Dit is een afzwemlijst J/N'
Het is mogelijk om aan een Groep een product (inschrijf- of diplomakosten) te koppelen. Selecteer een product met behulp van het keuzemenu. De kosten voor dit product worden vervolgens automatisch klaargezet in het winkelwagentje van de klant.
Wil je op een afzwemmoment toegang geven via het tourniquet? Zorg er dan voor dat diplomakosten een toegangsproduct is.
- Producttype = toegang
- Activiteit = de activiteit van de afzwemgroep
- Verplicht koppelen aan cursist = ja
- Verplicht koppelen aan lesgroep = ja
Als een cursist naar een afzwemgroep wordt verplaatst, dan krijgt de cursist automatisch een extra groepsindeling. De huidige groepsindeling blijft bestaan. Je kunt vanuit deze groep opnieuw verplaatsen of de cursist een einddatum geven als ze stopt met zwemles.
De startdatum is het moment dat de cursist in de examengroep komt en zoekt naar het eerstvolgende geplande examenmoment (lesmoment). De daadwerkelijke datum voor het examen wordt automatisch de einddatum dat de cursist in die groep zit. De cursist verdwijnt automatisch uit de examengroep (lesmoment) als de datum is verstreken.
Een examen (afzwemmoment) wordt standaard aan het eind van de lesperiode gepland.
Indien het examen op een andere datum plaatsvindt, is het belangrijk om eerst het afzwemmoment (bij lesmomenten) aan te passen en DAARNA de cursist te verplaatsen naar die groep. Zo krijgt de cursist de juiste groepsindeling op basis van het examen.
Voor een afzwemgroep is Trigger 6 PERSON_GROUP_FL belangrijk:
Wil je een rapport uitdraaien van de afzwemgroep? Dan kan dit in de rapportages.
4. Groepen ontdubbelen E099
Als een groep niet meer wordt gebruikt kan deze worden samengevoegd met een andere groep via het programma E099 records ontdubbelen. Kies in het veld Object voor de optie Groep.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren