Incassowijzes wijzigen, toevoegen en verwijderen (met ERP)

Inleiding

Het is mogelijk om via Dataduiker Kassa een automatisch incasso product aan te slaan en een SEPA bestand aan te maken in ERP. Dit SEPA bestand wordt bij de bank ingelezen. Storno’s zijn in te lezen in ERP. Deze storno’s kunnen eventueel opnieuw worden uitgevoerd in een nieuwe incasso run of betaald worden bij de kassa via Cash/PIN door de bezoeker.

Let op: alle incasso betalingen worden maandelijks op de eerste van de maand uitgevoerd. Dit kan niet worden aangepast.

Incasso methoden

Dataduiker kent 2 manieren van incasso:

1. Een abonnement wat automatisch maandelijks wordt verlengd.
   Voorbeeld: iedere maand wordt het bedrag van 10 euro geïncasseerd.
2. Een groot bedrag in meerdere termijnen incasseren. Het is ook mogelijk om dit abonnement automatisch te verlengen. Voorbeeld 1: 120 euro incasseren in 12 maanden.
   Voorbeeld 2: 120 euro incasseren in 6 maanden.

Onderstaande afbeelding laat de geldigheid van het abonnement zien in combinatie met het incassomoment.

Systeemhandelingen bij incasso

Bij het aanmaken van het abonnement (de verkoop) - ongeacht welke wijze incasso(manier) - maakt het systeem een factuur aan. Bij het aanmaken van de factuur wordt ook de omzet geboekt.

Bij een 12-maanden abonnement van 800 euro die in 8 termijnen wordt geïncasseerd, wordt de omzet in één keer gemaakt bij verkoop. 800 euro omzet wordt direct op de debiteur geboekt.

Voorbeeld boekingsgang

Aankoop product/ creëren abonnement: 18-03-2022 (14 dagen voor beëindiging vorige abonnement).
Geldigheid abonnement: 01-04-2022 tot 30-04-2022.
SEPA bestand aanmaken ERP en aanbieden bank: 23-03-2022.
Bankboeking in ERP: 25-03-2022 (van 23-03-2022).

1. Backoffice

1.1 Incassowijzes C235

Klik in het submenu van Bedrijfsgegevens op de knop Incassowijzes C235 of gebruik Quick Start. Hier kun je op een regel klikken om deze te wijzigen of een nieuwe incasso methode aanmaken.

Onderstaand scherm verschijnt. Hieronder vind je een toelichting op de velden. Vul of wijzig de velden en bevestig de invoer met de knop Opslaan.

Termijnen

Het aantal termijnen waarin geïncasseerd wordt. Voorbeeld: een jaarabonnement in 12 maanden incasseren.

Maximaal incasso bedrag

Een maximaal bedrag per maand. Voorbeeld: een 2-jarig all-in pakket van 800 euro met een maximum van 100 euro per maand incasseren (8 termijnen).

Automatisch verlengen J/N

Het abonnement wel of niet automatisch verlengen. Indien dit veld is aangevinkt, wordt 14 dagen voordat het abonnement verloopt een nieuwe factuur aangemaakt (geen melding naar de klant).

Abonnementen die ingesteld staan op automatisch verlengen worden 14 dagen voordat het abonnement afloopt verlengd. Er wordt een nieuwe factuur aangemaakt en incasso regel(s) aangemaakt. Automatisch verlengen is alleen beschikbaar als de klant staat ingesteld op ‘betaalwijze’ Incasso.

Als de incassowijze tijdens het verkopen van het product op automatisch verlengen staat ingesteld, wordt dit vinkje overgenomen op het abonnement van de klant. Zolang dit vinkje aan staat zal er 14 dagen voordat het abonnement verloopt een nieuwe factuur worden ingeschoten met hetzelfde product.

1.2 Abonnementstype S215

Geef een eigenschap mee aan een product welke verkocht wordt volgens automatische incasso.

Veld 'Start op de 1ste van de maand J/N': indien dit veld aanstaat, wordt de startdatum van het abonnement altijd op de eerste van de eerstvolgende maand gezet. Ik koop aan op 05-05-2022 en het abonnement start op 01-06-2022. Dit veld aanvinken is niet per se nodig voor incasso.

Als de geldigheid van het abonnement gelijk moet lopen met incassering (altijd eerste van de maand), dan kun je dit instellen in Wijzigen abonnementstype (S212). Meer informatie via Abonnementstypes S215.

Houd rekening met het volgende:

• Instroomtoeslag kan alleen gebruikt worden in combinatie met de instelling 'Start op de 1ste van de maand J/N' om het laatste deel van de huidige maand af te rekenen (Wijzigen abonnementstype S212).
• Instroomtoeslag kan niet gebruikt worden in combinatie met 'Gratis toegangsproduct na X keer aanschaf'. Dit omdat je je dan in allerlei bochten moet wringen om voor de laatste periode het correcte bedrag te incasseren (rekening houdend met het bedrag 10 maanden geleden betaald, prijsindexaties op het product, etc).

Dat betekent bijvoorbeeld:

1. Je kunt lespakketten ABC instellen op automatisch verlengen vanaf de 1ste dag van de maand (10 stuks, daarna gratis), maar niet in combinatie met een Instroomtoeslag/ Periode aanvullen tot 1ste van de maand J/N.
2. Je kunt maandkaarten sport instellen op automatisch verlengen vanaf de 1ste dag van de maand (met 1 of meerdere maanden toegang). Voor deze producten kun je wel 'Instroomtoeslag/ Periode aanvullen tot 1ste van de maand J/N' gebruiken.

Instroomtoeslag is ook beschikbaar voor betaalmethode CSH/PIN/IDEAL.

Als er geen actieve groepsindeling voor het leskind is, dan kan een incasso abonnement niet automatisch meer verlengd worden.

1.3 Product A255

Je kunt instellen dat een product betaald wordt met automatisch incasso. Op het product komt de incassowijze samen. Koppel de juiste incassowijze aan het betreffende product. Meer informatie via Producten A255.

In het geval van een automatische verlenging, maakt het systeem 14 dagen voor beëindiging een nieuw abonnement aan met de status PENDING.

1.4 Klanten A115

Automatische incasso

Een klant kan alleen een product met automatische incasso afnemen als dit bij de klant is ingesteld. Meer informatie via Klanten A115.

Blokkeren

Als de toegang voor een klant onverhoopt moeten worden ontzegd, is het mogelijk om de klant te blokkeren. Dit doe je door op de klantkaart in de Backoffice het veld ‘betaalmethode’ te veranderen in ‘geblokkeerd’.

1.5 Statussen

PENDING - Er staat een bedrag klaar om geïncasseerd te worden. De bedragen en datums worden bepaald door de criteria die bij de kassa aan het product zijn gekoppeld (zichtbaar in: A753 (tabblad incasso) Backoffice).
SENT - Incasso’s die daadwerkelijk naar de bank zijn gestuurd (zichtbaar in: A753 (tabblad incasso) Backoffice).
CANCEL - Incasso’s die gestorneerd zijn (zichtbaar in: A753 (tabblad incasso) Backoffice).
FINAL - Een incasso krijgt deze status als de consument na 8 weken (wettelijke mogelijkheid) niet gestorneerd heeft of wanneer de vordering als oninbaar wordt gemarkeerd (zichtbaar in: A753 (tabblad incasso) Backoffice). Het incassomoment krijgt de status FINAL als er via de kassa betaald is.

1.6 Stopzetten incasso

Wenst een klant niet meer te verlengen? Doorloop dan de volgende stappen:

1. Ga naar het betreffende abonnement (via de Kassa of de Backoffice) en zet ‘automatisch verlengen’ uit.
2. Wijzig de oorspronkelijke einddatum van het abonnement naar de gewenste einddatum. Dit kan via de Backoffice of via de Kassa.

Bij een langlopend abonnement (een groot bedrag in termijnen betalen), moeten alle bestaande incasso’s met de status PENDING worden verwijderd.

Abonnementen

Open het programma Abonnementen S205. Zoek en open het abonnement en zet het vinkje uit bij Automatisch verlengen. Deze instelling is dan van toepassing voor alle klanten.

Klant

Open het programma Klanten A115 of ga naar Dataduiker Kassa > Pasinformatie > Zoek klant > Wijzigen in Backoffice.

Zet het veld Betaalmethode op de 'lege waarde'. Dit stopt de verlenging van alle abonnementen van de klant, inclusief de verlengingen van eventuele leskinderen. Het is overigens niet mogelijk een abonnement op 'Automatisch verlengen' te zetten als er destijds niet betaald is met automatisch incasso.

Op de kaart van de klant kun je via het tabblad 'Abonnementen per product' een incassomethode aanpassen.

2. ERP

2.1 ERP - SEPA bestand B345

In ERP via het programma B345 maak je een SEPA bestand aan. Kies de juiste t/m datum. Onderstaand een voorbeeld.

Na het maken van het PDF vraagt het systeem of het bankbestand moet worden aangemaakt. Kies J voor aanmaken bankbestand, kies N voor negeren).

NOTE: het systeem geeft aan waar het bankbestand is opgeslagen, explorermap in ERP.

Onderstaand een voorbeeld van het bankbestand wat wordt aangeboden bij de betreffende bank om te incasseren.

2.2 Bank boeken A301

De bankmutaties verwerken in het ERP. Via A301 de bank in bulk boeken op Kruispost incasso (INC).

2.3 Dagboeken A301 - Stornering

Een stornering kan voorkomen. Of omdat de klant te weinig saldo heeft of door een manuele handeling. De stornering is zichtbaar in de bankmutaties. Via A301 (dagboeken) kan de bankmutatie geboekt worden.

2.4 Definitief boeken A303

Via A303 kan de bank doorgeboekt worden om de mutaties definitief te maken. Het storno bedrag wordt weer geboekt op de debiteuren.

2.5 Storno afhandelen B348

Afhandelen van de stornering kan via B348. Na A303 is er weer een bedrag geplaatst op debiteuren.

Onderstaand een voorbeeld van de directe verwerking naar de Kassa.

Drie opties:

1. Opnieuw ter incasso aanbieden vordering blijft openstaan op de debiteur. Bij aanmaken nieuwe SEPA zal debiteur worden afgeletterd en komt het bedrag op Kruispost incasso. Het vervolg blijft hierna hetzelfde als bij een normale incassoprocedure.
2. Niet opnieuw incasseren en klant blokkeren het bedrag wordt niet verhaald bij de debiteur. Het openstaande bedrag op de debiteur moet worden tegen geboekt op een gewenst grootboekrekening. LET OP! De klant is direct ook aan de kassa geblokkeerd.
3. Niet opnieuw incasseren en klant niet blokkeren het bedrag wordt niet verhaald bij de debiteur. Het openstaande bedrag op de debiteur moet worden tegen geboekt op een gewenst grootboekrekening.

2.6 Intrekken SEPA

Via B346 is het mogelijk om de SEPA in te trekken. Je hebt ten onrechte een SEPA bestand aangemaakt wat niet had gemoeten, kan deze optie gebruikt worden. Voorzie de consequenties bij het gebruiken van dit programma.

3. In de praktijk

Als een klant een product aanschaft en de betaling is via een automatisch incasso kan dit via de kassa.

Kassa instellingen

• Stel de betaaloptie ‘incasso’ in via instellingen op de kassa.

Klant

• Stel op de klantenkaart (via de kassa of de Backoffice) een IBAN in.
• Stel via de Backoffice in (op de klantkaart) ‘betaalmethode: incasso’.

Verkoop

Verkoop het betreffende product middels betaalwijzen ‘Incasso’.

Abonnement

Het abonnement is gecreëerd op de datum van aankoop.

Tenzij ingesteld staat op het abonnementstype: ‘start op de 1ste van de maand J/N (vinkje). Start het abonnement op de eerste van de maand. Om het aantal dagen te dichten (wanneer gewenst) aankoopdatum tot ingangsdatum, kan er gewerkt worden met losse verkopen.

3.1 Aan de kassa voldoen (maand/termijnbedrag)

Het is mogelijk om een incassobedrag aan de kassa te voldoen. Op de klantenkaart (Kassa) staan rechtsonder alle incassomomenten.

Zandloper in behandeling
Groen vinkje betaald
Rood verbod teken gestorneerd

Enkel het rode verbod teken is aan te klikken. Klik je deze aan verschijnt er een pop-up waarna je kan kiezen of je contant/pin het incassobedrag wil voldoen.