Nieuwe functionaliteiten in SERA Dataduiker

Release: woensdag 10 april 2024

Beste Dataduiker-gebruiker,

Goed nieuws! De nieuwe functionaliteiten in SERA Dataduiker staan live.

De afgelopen periode hebben we hard gewerkt aan deze nieuwe functionaliteiten, met jouw behoeften als uitgangspunt. Alle functionaliteiten zijn namelijk bedoeld om de gebruikerservaring voor jou én jouw bezoekers te verbeteren. We hebben geluisterd, gebrainstormd, ontwikkeld en getest. En nu zijn ze klaar voor jou om te ontdekken.

Veranderingen roepen soms vragen op. Dat begrijpen we. Daarom staan we voor je klaar. Dus mocht je ergens tegenaan lopen of gewoon wat meer willen weten over de nieuwe functionaliteiten, aarzel dan niet om contact op te nemen met jouw consultant.

INHOUDSOPGAVE

• Nieuwe weergave boeking aanmaken
• Moment van annuleren handmatig aanpassen
• Verhuurmoment opnieuw berekenen na wijzigen boeking
• Labels koppelen aan contracten
• Verhuuropties automatisch laten vervallen
• Eerstvolgende facturatiemoment handmatig wijzigen
• Facturatietermijn kwartaal afstemmen op jaarkalender
• Vooruitbetalingen controlerekening
• Telcorrecties doorvoeren
• E-mailadres herhalen bij aankoop ticket zonder account
• Inzien wie wanneer was ingelogd in de Backoffice
• Duitse vertaling van jouw producten

• Nog meer (kleine) updates
• Nieuwe functionaliteiten die onlangs live zijn gegaan
  • Opmerkingen per boeking tonen op pdf
  • Standaardpagina's MIJN-Omgeving doorlinken naar inlogpagina
• Nieuwe functionaliteiten die kort na de release live gaan
  • Toegangspoortje eerder sluiten voor bezoekers of cursisten
  • Nieuw: de Voorraadmodule

Nieuwe weergave boeking aanmaken

Vanaf nu zie je een nieuwe weergave bij het aanmaken van een boeking. De wijziging is zichtbaar bij het gedeelte van de boeking waar je een datum, tijd en dag moet kiezen.

In de nieuwe weergave werkt alles op basis van (herhaal)regels. Je kunt diverse regels in één boeking toevoegen. Hierdoor kun je verschillende verhuurmomenten bundelen in één boeking. Deze flexibiliteit maakt het beheren van boekingen binnen een contract overzichtelijker voor jou én jouw huurders.

Bovendien heb je de mogelijkheid om: 

• een boeking met interval toe te voegen.
• in 1 boeking meerdere verhuurmomenten op dezelfde dag in te stellen. 
• per regel een andere einddatum in te stellen.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Op onderstaande afbeelding zie je de nieuwe weergave voor het aanmaken van een boeking zonder herhaling.

Op onderstaande afbeelding zie je de nieuwe weergave voor het aanmaken van een boeking met herhaling.

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Moment van annuleren handmatig aanpassen

Het komt soms voor dat je de annulering van een verhuurmoment op een later moment in het systeem verwerkt. Dit kan invloed hebben op de annuleringskosten die in rekening worden gebracht. Daarom is het vanaf nu mogelijk om het moment van annuleren handmatig aan te passen. Wanneer je handmatig een datum invult, betekent dit dat de annuleringskosten worden berekend vanaf de geselecteerde datum.

Ik wil weten hoe dit werkt > 

Benieuwd hoe het handmatig aanpassen van een annuleringsmoment eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Verhuurmoment opnieuw berekenen na wijzigen boeking

Wil je als verhuurmedewerker een verhuurmoment aanpassen? Dan is het soms wenselijk dat deze wijziging ook doorgevoerd wordt in de prijs. Denk bijvoorbeeld aan het wijzigen van de faciliteit en de duur van de boeking.

Vanaf nu kun je bij het wijzigen van een verhuurmoment direct aangeven of je de kosten van de boeking opnieuw wil berekenen. Je ziet dan ook direct wat dit voor invloed heeft op de prijs.

Indien je hier gebruik van maakt en het verhuurmoment nog niet is gefactureerd, worden deze kosten ook direct meegenomen in de facturatie.

Ik wil weten hoe dit werkt > 

Benieuwd hoe het opnieuw berekenen van een gewijzigde boeking eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding. 

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Labels koppelen aan contracten

Vanaf nu kun je 1 of meerdere labels aanmaken en koppelen aan een contract. In het contractenoverzicht kun je vervolgens filteren op deze labels. Dit maakt het zoeken tussen al jouw contracten eenvoudiger.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Benieuwd hoe het toevoegen van een label aan een contract eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Verhuuropties automatisch laten vervallen

Boekingen die de status ‘Optie’ hebben, houden soms onnodig lang de agenda bezet. Het kan dan wenselijk zijn om aan deze verhuuroptie een vervaldatum mee te geven en om huurders te stimuleren tijdig te reageren op de verhuuroptie. Dit is nu mogelijk.

Wanneer je hier gebruik van maakt, hoef je als verhuurmedewerker niet meer zelf een offerte op te volgen. De huurder ontvangt hiervan namelijk automatisch een herinnering. Zodra de vervaldatum is verstreken, vervalt de verhuuroptie automatisch. 

Let op! Voor deze ontwikkeling moet je 2 nieuwe triggers instellen: trigger 47 en trigger 48.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Benieuwd hoe de melding over de vervaldatum er voor huurders uitziet in de MIJN-Omgeving? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Eerstvolgende facturatiemoment handmatig wijzigen

Wil je het eerstvolgende facturatiemoment handmatig wijzigen? Vanaf nu is dit mogelijk. Dit kun je ook met terugwerkende kracht doen voor bestaande contracten.

Houd er wel rekening mee dat als je het eerstvolgende facturatiemoment handmatig wijzigt, de ingestelde dag de standaard wordt voor alle toekomstige facturatiemomenten.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Benieuwd hoe het handmatig aanpassen van de factuurtermijn eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Facturatietermijn kwartaal afstemmen op jaarkalender

Vanaf nu is het mogelijk om de 'Facturatietermijn' op kwartalen in te stellen in plaats van het aantal maanden. Hiermee kun je ervoor zorgen dat de kwartalen afgestemd worden op de kwartalen in een jaarkalender.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Vooruitbetalingen controlerekening

Het komt soms voor dat er sprake is van een verschil op de controlerekening wanneer er gebruik is gemaakt van een deelbetaling. Daarvoor is nu een nieuwe grootboekrekening beschikbaar.

Een voorbeeld met het horeca tafelplan

Stel een klant bestelt in totaal voor € 100 en betaalt hiervan € 60, dan wordt de betaling in de boekhouding geregistreerd zoals bekend. De omzet wordt nog niet verwerkt omdat de bestelling nog niet volledig is afgerond. Om de administratie wel kloppend te krijgen, moet deze € 60 ook voor de omzet-/verkoopzijde worden geregistreerd. Hiervoor hebben we de grootboekrekening 'Vooruit ontvangen gelden' in het leven geroepen.

Op het moment dat het restant van deze bestelling wordt betaald (bijvoorbeeld een dag later) dan wordt de bestelling volledig afgerond en wordt de € 100 aan verkopen in de omzet verwerkt. De betaling van € 40 wordt verwerkt op de gebruikelijke kruispostenrekening. Het reeds ontvangen bedrag van € 60 wordt - op de dag dat de bestelling volledig wordt afgerond - ook verwerkt op de grootboekrekening 'Vooruit ontvangen gelden'. Hierdoor loopt deze post op € 0 weg.

Let op! Deze ontwikkeling is alleen beschikbaar als je boekhouding via WEB gebruikt, niet via ERP.

Actie: Dit wordt automatisch doorgevoerd. Hiervoor hoef jij geen actie te ondernemen.

Telcorrecties doorvoeren

Heb je de maand afgesloten, maar wil je toch nog telcorrecties doorvoeren? Dit is mogelijk door een bedrijfsinstelling aan te passen.

Goed om te weten: standaard staat ingesteld dat het doorvoeren van telcorrecties niet mogelijk is wanneer je een maand hebt afgesloten.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Let op! Deze ontwikkeling is alleen beschikbaar als je boekhouding via WEB gebruikt, niet via ERP.

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

E-mailadres herhalen bij aankoop ticket zonder account

Het komt regelmatig voor dat bezoekers die zonder account een los ticket kopen in de webshop, een foutief e-mailadres invullen. In dat geval ontvangen zij geen ticket in hun inbox. Om deze reden zorgen we voortaan standaard voor een extra controle in de webshop.

Zo wordt gecheckt of het e-mailadres een correcte indeling heeft (info@domeinnaam.nl). Daarnaast wordt het e-mailadres extra getoond onderaan de pagina waar websitebezoekers hun gegevens in moeten vullen. Zo stimuleren we websitebezoekers om hun e-mailadres nogmaals te controleren.

Benieuwd hoe het herhalen van een e-mailadres er bij aankoop van een ticket zonder account uitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Actie: Dit wordt automatisch doorgevoerd. Hiervoor hoef jij geen actie te ondernemen.

Inzien wie wanneer was ingelogd in de Backoffice

Wil je weten wie wanneer was ingelogd in de Backoffice? Dat vind je vanaf nu terug bij Bedrijfsgegevens onder Audit Log. Zo kun je controleren of er ongewenst is ingelogd in het systeem.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Benieuwd hoe de Audit Log eruitziet? Dat zie je op onderstaande afbeelding.

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Duitse vertaling van jouw producten

Ontvang je bezoekers uit Duitsland? Of wil je graag meer bezoekers uit Duitsland aantrekken? Dan is het wel zo fijn als zij de producten die jij via SERA Dataduiker aanbiedt, in hun eigen taal kunnen raadplegen. Voortaan ondersteunen we met SERA Dataduiker daarom ook de Duitse taal.

Actie: De Duitse vertaling is niet automatisch voor iedereen beschikbaar. Heb je hier interesse in? Neem dan contact op met jouw consultant.

Nog meer (kleine) updates

• Maak je geen gebruik van rule based engine verhuurtarieven? Dan zie je vanaf nu ook realistische prijzen op het contract of de boeking In plaats van indicatieve boekingtotalen en tarieven.
• Noteer je via de Kassa een belangrijke opmerking bij het afslaan van een product op rekening? Deze opmerking vind je nu ook terug op facturen die je via ERP verstuurt. Bij facturatie via WEB wordt de opmerking al op de factuur getoond. 
• In het programma Verplaats cursisten (E232) hebben we de wijze waarop de geboortedatum wordt genoteerd aangepast naar de Nederlandse schrijfwijze. Hiermee kun je eenvoudiger filteren en zoeken.
• In de Backoffice en MIJN-Omgeving hebben we de velden ‘Voornaam’ en ‘Achternaam’ aangepast naar ‘Voornaam / Bedrijf’ en ‘Achternaam / Afdeling’. Dit maakt de velden duidelijker wanneer er sprake is van een bedrijf in plaats van een persoon.
• Aangezien SERA Dataduiker niet alleen door zwembaden gebruikt wordt, hebben we de terminologie op diverse plekken in de Backoffice aangepast naar algemenere termen. Een voorbeeld: ‘Zwembadtoegang’ is nu ‘Toegang’.

Nieuwe functionaliteiten die onlangs live zijn gegaan

Opmerkingen per boeking tonen op pdf

Jouw huurders ontvangen een pdf van hun contract om te controleren en te accorderen. Opmerkingen stonden voorheen bovenaan de pdf van het contract. Dit hebben we overzichtelijker gemaakt. De opmerkingen staan voortaan per boeking op de pdf vermeld. 

Standaardpagina's MIJN-Omgeving doorlinken naar inlogpagina

Heb je een Dataduiker maatwerk website met geïntegreerde MIJN-Omgeving? Dan kunnen bezoekers op jouw website via de zoekfunctie zoeken naar standaardpagina’s van de MIJN-Omgeving. Denk hierbij aan pagina’s als ‘Mijn bezoekhistorie’, ‘Mijn gegevens’ en ‘Mijn cursussen’.

Wanneer bezoekers niet zijn ingelogd, kunnen ze deze standaardpagina’s niet bekijken. Als bezoekers toch op die paginalink drukten, werden ze naar de homepagina van jouw website gestuurd. Dat is nu niet meer het geval. Voortaan worden bezoekers doorgestuurd naar de inlogpagina. Zo vinden jouw bezoekers sneller de informatie waar ze naar op zoek zijn.

Nieuwe functionaliteiten die kort na de release live gaan

Toegangspoortje eerder sluiten voor bezoekers of cursisten

In de Backoffice kun je bij Activiteiten zeer binnenkort in het veld ‘Extra minuten toegang (einde)’ ook een negatief getal invullen. Hiermee kun je het toegangspoortje eerder sluiten voor bezoekers of cursisten. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer activiteiten elkaar opvolgen en je jouw bezoekersstatistieken kloppend wil krijgen.

Ik wil weten hoe dit werkt >

Actie: Volg de handleiding als je hier gebruik van wil maken.

Nieuw: de Voorraadmodule

Binnenkort kun je in SERA Dataduiker gebruikmaken van een nieuwe module: de Voorraadmodule. Hiermee kun je jouw voorraad achteraf en handmatig boeken en muteren op het moment van verkoop.

Meer informatie en uitleg over de Voorraadmodule volgt op een later moment.

Actie: Wil je nu al weten hoe de Voorraadmodule werkt? Neem dan contact op met jouw consultant.