S235 Groepen toevoegen, aanpassen en verwijderen

Groepen is een verzamelnaam voor Privé lesgroep, Wachtlijsten, Groepen, Leerlingvolgsysteem, Dashboard BO, Openbaar.

1. Openen programma

Klik in het submenu van Cursussen op de knop Groepen S235 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

2. Wijzigen Groepen S232

Zoek en klik in het overzicht op een regel om deze te wijzigen. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt het scherm.

De velden kunnen worden bewerkt. Door te klikken op de icon rechts in het veld verschijnt er een keuzemenu. Vrije invoer in deze velden is niet mogelijk.

Het veld Tweede werknemernr.

Werk je met 2 docenten op 1 (les)groep? Dan kun je in het veld 'Tweede werknemernr.' een tweede werknemer koppelen aan de groep. Wanneer je dit doet, gebeurt het volgende:

• Beide docenten hebben net zoveel mogelijkheden in het Leerlingvolgsysteem.
• Zowel ouders/verzorgers als docenten zien deze tweede docent terug in het Leerlingvolgsysteem.

Het veld Aanschaf product koppelen

Het is WEL mogelijk om een toegangsproduct te koppelen. Hier mag echter niet het vinkje 'verplicht koppelen aan activiteitsgroep' aan staan.

Het is NIET mogelijk om een samengesteld artikel te koppelen aan een activiteitsgroep in het veld 'aanschaf product koppelen'.

Wil je een product toevoegen aan een groep? Geef dan in de systeeminstelling MOVE_FROM_WAITINGLIST_CLOSES_SUBSCRIPTION aan of het product voorzien moet worden van een einddatum op het moment dat de cursist wordt verplaatst van de wachtlijst naar een activiteitsgroep.

Selecteer een product met behulp van het keuzemenu. De kosten voor dit product worden vervolgens automatisch klaargezet in de winkelwagen van de klant.

Voorbeeld in de MIJN-Omgeving

Als de klant (ouder) bij jou op locatie komt, dan staat er op de kassa een rood €-teken, dat er nog betaald moet worden. Betaling via Dataduiker Kassa.

Toevoegen losse artikelen aan toegangsproducten

Het is mogelijk om aan een toegangsproduct, dat verplicht gekocht moet worden voor bijvoorbeeld een cursus, een los artikel toe te voegen zoals een diploma of een 10-badenkaart. Hiermee kun je een ‘samengesteld artikel’ op een activiteitsgroep verkopen.

Volg deze stappen om dit in te stellen:

1. Ga naar assortiment en kortingen
   Navigeer in de software naar het menu 'Assortiment' en selecteer 'Kortingen'.
2. Klik op nieuwe korting
   Klik op de knop 'Nieuwe korting' om een nieuwe korting aan te maken.

4. Geef een omschrijving aan de regel
   Voer een duidelijke omschrijving in voor de nieuwe korting. Deze omschrijving wordt getoond op de kassa en online in de webshop.
5. Selecteer het soort korting
   Kies voor het soort korting 'Toegevoegd artikel'.
6. Geldigheid instellen
   Laat het veld 'Geldigheid' leeg.
7. Filters instellen
   Stel in bij de filters op welk artikel je een artikel wil toevoegen.
   Voorbeeld: Voeg bij een zeemeermin leskaart de diplomakosten toe.

Let op! Het is niet mogelijk om een artikel te koppelen met de volgende instellingen:

• Cursist verplicht
• Activiteitsgroep verplicht
• Agendamoment verplicht
• Datum verplicht
• Aaneengesloten momenten
• Periodeblok verplicht
• Niveau verplicht

Inschrijving in de MIJN-Omgeving

Het veld Verwachte wachttijd

Verwachte wachttijd voordat de cursist zal worden opgeroepen vanaf de wachtlijst op het moment van inschrijving.

Voorbeeld MIJN-omgeving gebruiker

De velden Minimumleeftijd en maximumleeftijd

• Minimale leeftijd - Minimale leeftijd om in te schrijven op een groep of wachtlijst. Laat dit veld leeg als er geen leeftijdsbeperking is. Invulopties zijn: volledige, kwart en halve jaren. Voorbeeld, 4 jaar, 4,25 jaar, 4,5 jaar en 4,75 jaar. 
• Maximale leeftijd - Maximale leeftijd om in te schrijven op een groep of wachtlijst. Laat dit veld leeg als er geen leeftijdsbeperking is. Invulopties zijn: volledige, kwart en halve jaren. Voorbeeld, 4 jaar, 4,25 jaar, 4,5 jaar en 4,75 jaar.

Voorbeeld MIJN-Omgeving gebruiker

Het veld Uiterste retentie in uren

In dit veld kun je het aantal uur invullen dat een klant krijgt om een product voor de groepsinschrijving te kopen. Nadat het ingevulde aantal uur is verstreken, wordt de groepsinschrijving verwijderd. Op deze manier kun je voorkomen dat lesgroepen ten onrechte vol staan.

Voorbeeld backoffice

Als je in dit veld het getal 1 invult, betekent dit dat de klant binnen 1 uur na het doen van de inschrijving een product voor de groepsinschrijving moet kopen. Gebeurt dit niet binnen 1 uur? Dan wordt de inschrijving verwijderd.

Voorbeeld winkelwagen gebruiker

Wil je de retentietijd voor een persoon aanpassen? Klik dan op het tabblad Groepsindeling en selecteer de betreffende persoon. Bij het veld 'Vervaldatum inschrijving' zie je exact hoe laat de inschrijving voor deze persoon vervalt. Deze tijd kun je handmatig aanpassen.

Het vinkje Leerlingvolgsysteem J/N

Zet je dit vinkje aan? Dan is de groep zichtbaar in het Leerlingvolgsysteem (LVS) en wordt de aan- en afwezigheid geregistreerd. 

Zet je dit vinkje uit? Dan is de groep niet (meer) zichtbaar in het LVS. Wanneer je het vinkje uitzet, heeft dit geen invloed op de aan- en afwezigheidsregistratie. Dit blijft behouden. 

Het vinkje Zelf uitschrijven

De mogelijkheid om jezelf uit te schrijven van een groep of wachtlijst waarop je bent ingedeeld.

Voorbeeld MIJN-Omgeving gebruiker

Wijzig de gegevens en bevestig de invoer met de knop Opslaan.

3. Invoeren Groep S231

Klik in het overzicht op de knop + Toevoegen om een nieuwe groep in te voeren of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt onderstaand scherm.

Vul alle velden in en maak gebruik van de icon rechts in het veld voor het keuzemenu. Vrije invoer in deze velden is niet mogelijk. Bevestig de invoer met de knop Opslaan.

In het veld Wanneer geef je specifiek aan wanneer deze groep plaatsvindt op het rooster en hoe laat voorafgaand aan de groep het tourniquet open mag. Vul verder alle andere regels naar wens en logica in. Bevestig de invoer met de knop Opslaan.

3.1 Afzwemgroep aanmaken

Wil je een afzwemgroep aanmaken? Dit doe je als volgt:

1. Maak een nieuwe groep aan
2. Vul de juiste gegevens in
3. Bij 'Aanschaf product' kies je voor diplomakosten
4. Bij 'Wanneer' vul je de beschikbaarheid in: vaste dagen kun je voor het gehele jaar inplannen
5. Zet een vinkje bij 'Dit is een afzwemlijst J/N'

Het is mogelijk om aan een Groep een product (inschrijf- of diplomakosten) te koppelen. Selecteer een product met behulp van het keuzemenu. De kosten voor dit product worden vervolgens automatisch klaargezet in het winkelwagentje van de klant.

Wil je op een afzwemmoment toegang geven via het tourniquet? Zorg er dan voor dat diplomakosten een toegangsproduct is.

• Producttype = toegang
• Activiteit = de activiteit van de afzwemgroep
• Verplicht koppelen aan cursist = ja
• Verplicht koppelen aan lesgroep = ja

Als een cursist naar een afzwemgroep wordt verplaatst, dan krijgt de cursist automatisch een extra groepsindeling. De huidige groepsindeling blijft bestaan. Je kunt vanuit deze groep opnieuw verplaatsen of de cursist een einddatum geven als ze stopt met zwemles.

De startdatum is het moment dat de cursist in de examengroep komt en zoekt naar het eerstvolgende geplande examenmoment (lesmoment). De daadwerkelijke datum voor het examen wordt automatisch de einddatum dat de cursist in die groep zit. De cursist verdwijnt automatisch uit de examengroep (lesmoment) als de datum is verstreken.

Een examen (afzwemmoment) wordt standaard aan het eind van de lesperiode gepland.

Indien het examen op een andere datum plaatsvindt, is het belangrijk om eerst het afzwemmoment (bij lesmomenten) aan te passen en DAARNA de cursist te verplaatsen naar die groep. Zo krijgt de cursist de juiste groepsindeling op basis van het examen.

Voor een afzwemgroep is Trigger 6 PERSON_GROUP_FL belangrijk:

• Trigger 6 in Brevo
• Trigger 6 in Spotler

Wil je een rapport uitdraaien van de afzwemgroep? Dan kan dit in de rapportages.

4. Groepen ontdubbelen E099

Als een groep niet meer wordt gebruikt kan deze worden samengevoegd met een andere groep via het programma E099 records ontdubbelen. Kies in het veld Object voor de optie Groep.