Diploma's afdrukken E331

Diploma's afdrukken van geselecteerde cursisten met behulp van Excel en Word.

1. Programma Openen

Dit is het hoofdscherm met de verschillende functionaliteiten links in het scherm. Klik in het keuzemenu op de knop Cursussen.

Vervolgens verschijnt er een submenu met meerdere opties. Klik in het submenu van Cursussen op de knop Diploma's afdrukken E331 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

2. Cursisten selecteren

Voorbereiding: Diploma's genereren E341.

Selecteer de diploma's die geprint moeten worden bijvoorbeeld op naam of zoals in dit voorbeeld Voltooiingsdatum. Selecteer de datum van afzwemmen en klik op zoek Zoek.

3. PDF downloaden

Diploma’s kunnen geëxporteerd worden naar PDF. Een PDF export gebruikt het ingestelde template en maakt diploma’s in PDF formaat.

Onderstaand een voorbeeld van een diploma. De opmaak is aangepast aan de huisstijl van het zwembad.

4. Excel downloaden

De selectie kan worden geëxporteerd naar een bestand in Excel formaat. Deze download kan worden opgeslagen om te gebruiken in andere programma's.

Dit Excel bestand kan worden gebruikt voor het samenvoegen van een Word bestand voor het maken en afdrukken van diploma's.

5. Diploma’s maken met Microsoft Word

Voorbereiding: het Excel bestand is reeds gedownload en opgeslagen op een locatie op de computer.

Open Microsoft Word en klik achtereenvolgens op:

1. Verzendlijsten
2. Adressen selecteren
3. Bestaande lijst gebruiken

4. Selecteer het eerder opgeslagen Excel-bestand. Normaliter staat deze in de download map. Klik vervolgens op de knop Openen.

5. Onderstaand scherm verschijnt. Selecteer het eerste resultaat uit de lijst. Dit item heet hoogstwaarschijnlijk Certificate$. Controleer dat De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen is aangevinkt. Klik vervolgens op de knop OK.

6. De lijst is geïmporteerd in Word en er kan een diploma gemaakt worden. Maak een ontwerp voor het diploma. Ga op de locatie staan in het document waar de naam van de leerling moet komen. Kies vervolgens Samenvoegvelden invoegen > Leerling. Herhaal dit voor de overige velden.

Het diploma ziet er bijvoorbeeld als volgt uit. De samenvoegvelden zijn gearceerd in grijs en aangegeven tussen <<>>:

7. Controleer of alle velden op de juiste plaats staan met knop Voorbeeld van het resultaat op het tabblad Verzendlijsten. Gebruik de navigatietoetsen om de certificaten te bekijken. Aanpassen van opmaak (kleur, lettertype en lettergrootte) is mogelijk. Is alles naar wens? Sla het diploma op bijvoorbeeld als ZWEMDIPLOMA A_ontwerp.

Dit ontwerp kan later gebruikt worden voor andere groepen. Open dan dit Word bestand ZWEMDIPLOMA A_ontwerp en koppel een nieuw Excel bestand.

8. De diploma's kunnen nu worden geprint. Nog steeds op het tabblad Verzendlijsten ga naar Voltooien en samenvoegen en kies voor Afzonderlijke documenten bewerken.
   Kies in het dialoogvenster (hieronder weergegeven in het rode kader) voor Alles en bevestig de keuze met OK.

9. Word opent een nieuw document met de diploma's voor alle leerlingen: in dit voorbeeld 7 pagina's voor 7 leerlingen). Sla dit bestand op als (bijvoorbeeld) ZWEMDIPLOMA A_print_groep. Dit bestand kan worden geprint.

10. Om het bestand te printen ga naar Bestand > Afdrukken

Selecteer Microsoft Print to PDF om de diploma’s te printen naar PDF, hiermee kun je zien of de diploma’s naar wens zijn voordat je deze afdrukt. Gebruik de navigatietoetsen om de certificaten te bekijken.

Selecteer de printer om de diploma’s op papier af te drukken en klik op de knop OK.