Stadspas

Gewijzigd op Do, 12 Sep om 8:40 AM

Sommige sportbedrijven hebben afspraken met instanties, gemeenten of bedrijven (verder te noemen organisatie) dat bezoekers mogen zwemmen/sporten op kosten van deze organisaties.

Het is mogelijk dat een organisatie een budget ter beschikking stelt voor de kosten van een diploma. Voor deze regelingen zijn er passen beschikbaar (verder te noemen SPAS). De kosten van deze bezoekers worden afgeboekt en/of doorberekend.

1. Backoffice

Systeeminstellingen A084

In de backoffice, ga naar Bedrijfsgegevens/Systeeminstellingen (A084)

Klik in het submenu van Bedrijfsgegevens op de knop Systeeminstellingen A084 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

Onderstaand scherm verschijnt. Zoek en open Aantal stadspassen (CITY_PASS_PROVIDER_COUNT)

Onderstaand scherm verschijnt. Geef een naam en zet de waarde gelijk aan aantal stadspassen dat gewenst wordt te ondersteunen.

Er worden betaal opties- en betaalmethoden aangemaakt evenredig aan aangegeven aantal. Dus als het aantal 2 is, zijn SPAS1 en SPAS2 betaal optie en methode klaar gezet in A385.

Activeer de stadspas en vink het ACTIVE YES or NO aan. Bevestig de invoer met de knop Opslaan.

Betaalopties A385

Klik in het submenu van Bedrijfsgegevens op de knop Betaal opties A385 of gebruik het veld Quick Start. In een nieuw tabblad van de internetbrowser verschijnt een overzicht van de gegevens.

Onderstaand scherm verschijnt. Zoek en open de nieuwe SPAS om deze te bewerken. Selecteer de optie uit het overzicht en bewerk de naam en omschrijving.

Alleen SPAS en PREPAID mogen bewerkt worden. Alle andere mogelijkheden zijn beschermd en worden als een systeeminstelling beschouwd.

Betaal optie beschikbaar stellen

Onderstaand scherm verschijnt. Selecteer de optie uit het overzicht en bewerk de naam en omschrijving.

Stadspas betaaloptie is niet standaard beschikbaar. Hiervoor moet het gewenste verkoopkanaal aangegeven worden. Dit zal alleen invloed hebben op de RECEPTIE en HORECA. In alle andere gelegenheden is de Stadspas betaaloptie NIET beschikbaar.

Per stadspas is het mogelijk om aan te geven bij welke accommodaties deze gebruikt mogen worden. Als het accommodatie veld leeg wordt gelaten is de betaal optie overal beschikbaar, net zoals het gewend zijn van producten.

Dataduiker Kassa

Op de kassa, sla een willekeurige selectie van producten aan.
Als een stadspas betaaloptie beschikbaar is gesteld voor de kassa, wordt een zelfde balk als Andere betaalopties boven de opties getoond. Deze klapt uit waarop de geconfigureerde stadspassen staan.
Selecteer een optie.
Let op aantal.
Na akkoord zal de betaling worden afgerond als een deelbetaling. In het winkelmandje zichtbaar (betaald of nog te betalen). a. In CashSessions worden de aangegeven SPASx betaalopties gebruikt, waar andere grootboekrekeningen gekoppeld kunnen worden, zodat er splitsing plaatsvindt van geldstromen en organisatie.

2. ERP

Inrichten administratie

Aanmaken aparte omzetgroep (artikelgroep) SPAS in ERP A241 Artikelgroepen (A242 wijzigen | A243 verwijderen | A244 overzicht)
Aanmaken/controleren bijbehorend grootboekrekening in ERP A121 Rekeningschema. Zie dit als een tussenrekening nog te ontvangen.
Artikel SPAS koppelen aan omzetgroep (artikelgroep) in Backoffice A255 Producten.
Omzetgroep (Artikelgroep) koppelen aan de juiste grootboekrekening in ERP A216 wijzigen artikelgroep financieel.

Gerelateerde handleidingen

Betaalopties

Betaling achteraf

Het bedrag wat ‘later’ via de organisatie wordt gestort aan het sportbedrijf kan via de boekhouding met elkaar worden verrekend. Via de rapportage STATISTIEK is altijd te herleiden wat de omzet van deze stadspas is.

De website van de organisatie wordt geraadpleegd om een bedrag te verzilveren (wanneer van toepassing).
Product (bijvoorbeeld een leskaart) wordt verkocht aan de kassa volgens normale procedure.
Speciaal product SPAS (ingesteld door Sera) wordt aangeslagen op de kassa en verzilverd bedrag wordt ingegeven. Indien er onvoldoende tegoed beschikbaar is, dan volgt er een combibetaling (contant of pin). Indien het bedrag voldoende is, dan is een combibetaling niet nodig.
Druk op contant om de betaling (0 bedrag) af te ronden.
Betaling met de stadspas (het speciale product SPAS) wordt in de rapportage STATISTIEK bijgehouden als negatief (-) bedrag.

Betaling vooraf

Vooraf verkregen bedrag als tegoed z.g. 'lump sum'.

Het bedrag wat reeds is ontvangen wordt via de administratie ‘handmatig’ tegen elkaar geboekt.
Via een maatwerk rapportage is het mogelijk om in te zien wat de verkoop per leerling is.

Een bezoeker laat een bewijs zien dat hij/zij recht heeft op een externe vergoeding van een organisatie.
Product (bijvoorbeeld een leskaart) wordt verkocht aan de kassa volgens normale procedure.
Speciaal product SPAS (ingesteld door Sera), wordt aangeslagen op de kassa en voer het productbedrag in.
Druk op contant om de betaling (0 bedrag) af te ronden.
Betaling met de stadspas (het speciale product SPAS) wordt in de rapportage STATISTIEK bijgehouden als negatief (-) bedrag.

Via de rapportage STATISTIEK is altijd te herleiden wat de omzet van de SPAS is.

Dataduiker Kassa - afrekenen

Voor de Dataduiker Kassa training is er een product met PartID=”STADSPAS” aangemaakt. Dit product kun je zelf ergens op de kassa zetten. Bij het aanslaan van het product verschijnt er een invoervenster met het bedrag dat via de APP is afgeschreven van de Stadspas.

Er komen dus GEEN knoppen op de Kassa bij op de plek van de betaalmethodes. Op de achtergrond werkt de Stadspas betaling als een kortingsregel met een dynamisch bedrag.

Indien het kassabedrag gelijk is aan het bedrag dat is betaald met de Stadspas, kies dan Betalen met CASH en bevestigen ze een 0 euro betaling met cash en wordt de factuur aangemaakt. Totaalbedragen voor kassasessies komen in de Excel, zodat inzichtelijk wordt wat er per kassasessie is betaald met de Stadspas.

Belangrijke opmerking voor de programmeurs: op de achtergrond voert stadspas een NEGATIEVE QUANTITY * POSITIEVE RETAILPRICEINCLVAT = NEGATIVE SALESAMOUNTINCLVAT welke als factuurregel wordt toegevoegd.

Voorbeelden afrekenen

Volledige betaling

Aanslaan: 2 x los bad = 15 euro totaal

Sla Stadspas aan, voer 15 euro betaald met de Stadspas in

Overgebleven bedrag is 15 – 15 = 0 euro

Kies Betalen met Cash. Factuur wordt aangemaakt.

Deelbetaling

Aanslaan: 2 x los bad = 15 euro totaal

Sla Stadspas aan, voer 10 euro betaald met de stadspas in

Overgebleven bedrag is 15 – 10 = 5 euro

Kies Betalen met Cash, Pin, Combi knop gebruiken om het restant af te rekenen. Factuur wordt aangemaakt.